檔案大數據服務企業發展問題研究

李鄭實

摘要：進入新時代，信息技術的快速發展引發了大數據的迅猛增長，大數據已成為國家一種重要的戰略性資源。檔案作為我國重要信息資源的一部分，同樣需要更好地開發、利用。在當前先進信息技術加速發展的大背景下，要充分利用大數據技術，大力推動企業檔案資源開發，使檔案資源更好地發揮支持企業決策、管控、創新、提升的作用，助推企業穩步發展。

關鍵詞：檔案;大數據;企業發展;研究

一、檔案數據資源對企業發展的重要戰略意義

目前，我們所處的時代，是一個大規模產生、分享和應用數據的時代。信息掌握的多寡成為企業競爭力的重要標志。管理好、利用好企業檔案數據資源，對于提升工作效率和質量、促進企業改革發展具有十分重要的戰略意義。

（一）檔案數據資源是企業轉型升級的動力引擎

轉型升級是一個企業邁向更具獲利能力的資本和技術密集型經濟領域的過程。企業升級不僅包括產品升級、功能升級、質量升級、過程升級，還包括產業鏈、價值鏈的升級。結合企業實際，用創新的方式來解決影響企業轉型升級中的主要矛盾，做強、做優、做大企業。很多企業在發展的過程中，積累了大量檔案資源數據，這些數據包含企業發展歷程、競爭態勢、市場分布、發展趨勢、人力資源、科技研發、管理信息、客戶資源等，所有這些，對企業可持續發展具有不可替代的作用。通過充分利用大數據技術對海量的檔案數據資源的廣泛搜集、深度挖掘、歸納分析和開發利用，對于企業制定發展戰略、重構商業模式、優化生產流程、完善產品設計、把握競爭優勢、搶占市場先機、實現精細管理等提供基礎支撐，助力企業轉型升級具有重要的戰略意義。

（二）檔案數據資源是企業精益管控的重要支撐

企業管控模式是指企業為實現其經營目標而組織資源、開展經營生產活動的基本框架和方式。隨著互聯網的日益普及，將極大地改變社會生產方式，傳統的的企業生產模式、管理模式面臨諸多挑戰。以更加民主、更加扁平、更加靈活、更加高效、更加前瞻為特點的管理模式日益為現代企業所青睞。通過對檔案數據資源的開發，對于企業管控模式的重塑有著非常重要的影響。隨著現代信息化技術和檔案管理實踐的發展，企業檔案的概念已從傳統的公函文件、文書音像資料等，已經轉變為企業生產經營管理過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、圖像、音 頻、視頻等不同形式的歷史信息記錄。因此，有效開發利用檔案數據資源將對企業決策、運營管控、市場競爭、效益效率、文化傳承、轉型升級、可持續發展等都起到至關重要的作用。

（三）檔案資源數據是企業文化建設的重要載體和依據

檔案資源數據伴隨著企業的生產經營活動而形成，詳細記錄了企業的發展歷程，真實再現了企業生產、經營和管理的方方面面。這些檔案資源數據是企業文化建設的載體和依據，對企業文化建設具有重要的借鑒和參考作用。通過這些數據，可以全面掌握企業歷史和現狀各方面的情況，從中總結出本企業特點及歷史發展規律，把歷史傳統中的積極因素加以提煉升華，使企業文化得到不斷發展。通過對企業檔案資源數據的開發利用，編寫企業發展史、企業大事記等，進行文藝創作，不斷完善企業規章制度、崗位職責，幫助員工熟悉了解企業發展的歷史，豐富員工的文化生活，增強使命感和自豪感，規范、引導員工的行為，提高員工的文明程度，促使廣大職工依法管理和經營，不斷提高企業管理水平，促進企業發展。

二、企業檔案數據資源開發存在的問題

（一）檔案數據資源意識還較為淡薄

一是思想認識模糊。部分企業沒有把檔案數據資源開發利用放到企業可持續發展的戰略高度加以認識，存在“重歸檔，輕利用”的模糊認識。二是實際重視不夠。少數企業沒有認識到檔案數據資源在信息化時代的實用價值，認為檔案工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績，是得不償失的事情。三是缺乏主觀能動性。重形式輕內容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負責、對企業負責的高度去做好檔案管理工作。

（二）檔案數據資源管理較為落后

一是管理方式陳舊。當前企業檔案數據資源管理以手工管理為主，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位。基層企業辦公經費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

（三）檔案數據資源管理與服務還存在脫節現象

一是檔案數據資源門類不夠豐富。有的企業只注重文書檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業業務有關的資料的收集，影響了企業檔案數據資源的系統性和完整性。二是檔案資源數據個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為企業戰略發展、為企業管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

三、有效開發檔案數據資源，服務企業發展的對策建議

檔案數據覆蓋了企業經營活動的所有內容，是最基本、最全面的信息資源。對檔案數據資源海量數據進行分類、分析，使“死檔案”變為“活信息”，為企業生產經營提供多角度、全方位、有價值的服務，才能使檔案資源轉化為現實生產力。

（一）要以數據資源開發利用為核心推動檔案管理轉型

一是由傳統管理向信息管理轉型。傳統的檔案管理方式已不能適應大數據發展要求，檔案管理信息化已成為時代必然。檔案信息化管理，要通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經系統加工和網絡傳輸后，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現檔案信息資源共享。二是由封閉向開放轉型。大數據時代，檔案工作要根植于企業發展、服務于企業發展，才能有廣闊的發展空間，走向真正意義上的現代化。三是由保管向服務轉型。從被動保管到主動服務，從檔案保管到信息數據資源利用，是檔案工作實現轉型的必由之路。檔案部門要增強主動性，提高檔案信息化管理水平，盡快完成由保管到服務的轉變。

（二）要充分利用大數據技術，推動檔案數據資源開發利用工作創新

大數據時代的到來，使數據成了重要的生產因素。企業檔案作為企業生存發展的客觀記錄，是企業數據的基礎，具有不可估量的時代價值。在企業科技化、信息化、現代化的道路上，如何整理、篩選檔案的大數據，使其進一步發揮數據基石的作用，延伸企業發展空間、拓展企業發展方向，對于企業尤為重要。以信息化為手段，不斷提升檔案管理水平。提升檔案管理信息化水平，建立有效的文件檔案管理信息系統是前提。為此要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案管理工作的需要;其次，依據文件處理流程，進行檔案信息化系統軟件功能設計;再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。同時，要加快構建具備檔案資源數字化、信息釆集標準化、信息存儲安全化、信息服務網絡化等特點的立體式企業數字檔案館建設。

（三）要以大數據為統領，推動檔案數據資源深度挖掘利用

檔案工作的傳統業務要向檔案資源的深度挖掘、綜合分析方向轉移。只有不斷提升企業檔案資源深度挖掘與綜合分析能力，才能更好地服務于企業發展大局。要積極運用計算機技術、縮微復制技術、光盤技術等現代先進技術的發展，為檔案信息的存貯、管理和利用提供新的設備和手段。總之，在大數據環境下，要通過對檔案資源的深度挖掘、綜合分析，真正使檔案資源成為企業最珍貴的資源、最寶貴的財富，成為推動企業可持續發展的不竭動力和源泉。