科技檔案管理現存問題

陳燕虹

摘要：本文通過對科技檔案的概念闡述，分析科技檔案管理中現存問題，提出應對措施。

關鍵詞：科技檔案;管理;現存問題

科技成果是企事業單位科技發展水平和社會效益的重要體現，而作為體現科技成果的科技檔案在管理體制的發展過程中仍存在一些問題，嚴重阻礙了科技檔案管理工作的發展，進而對本單位科技成果利用、研究產生不利影響。

一、科技檔案的概念

科技檔案是指企事業單位在生產、基建、科研等活動中形成的應當量檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件，是企事業檔案管理的重要組成部分，科技檔案的種類較多，如基本建設檔案、生產技術檔案、設備檔案等。科技檔案具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能、促進生產力發展和提高效益功能。

二、科技檔案的特點

（一）專業性：和文書檔案不同的是，科技檔案都是在專門領域產生的，專業性很強。（二）多樣性。各門類檔案中，科技檔案的種類最為繁多，有生產技術、基本建設、設備等等。（三）成套性。科技檔案的都是圍繞一個科研項目形成的相關的科技文件材料。（四）現實性。科技檔案記錄和反映著企事業單位的科技、生產、建設等活動，參考借鑒性很強，保存價值高。

三、科技檔案管理現存問題

從科技檔案的概念和特點可以看出科技檔案的重要性不言而喻，但現階段科技檔案完整性和規范性總是很難達標，科技檔案管理主要存在以下幾個方面的問題。

（一）科技檔案收集難

目前，在科技檔案管理過程中存在的最大難題之一就是將科技檔案進行收集歸檔。主要難點有以下幾點：其一，科研項目與投資經費每年都在不斷增加，但真正移交歸檔的科技檔案資料卻并沒有增多，即使現有的檔案也不是很完整，甚至有的缺少最基本的科研項目申請書、結題報告等。如出現承擔項目的負責人調走等情況，缺失的檔案就無法補充，參與項目的科技人員在晉升需要利用時深受影響。其二，科技工作者對于檔案管理部門不夠信任，不愿移交自己的科研成果數據及相關資料，唯恐自己的勞動成果被他人侵占或擔心自己需要利用時不方便。其三，隨著信息技術的迅猛發展，現階段的科技項目上報、審批等工作大多利用相應的系統來完成，并且對生成的系統依賴性較強，然而，基于現代化設施軟件應用基礎上的科技項目歸檔軟件缺乏，單位綜合型管理人才也相對匱乏。綜上所述，這些因素都影響了科技檔案管理工作的發展。

（二）科技檔案管理理念傳統落后

科技檔案管理理念跟不上時代的要求，科技檔案管理還停留在傳統管理層面，對于信息網絡的利用較少，重視科技檔案的搜集、保管與收藏，但很少關注科技檔案的開發與利用，重結果而輕視檔案過程。此外，科技檔案的保存形式大多還是以紙質版的形式保存，不能充分利用信息技術時代背景下的電子檔案，這就使得檔案易受自然環境、人為因素以及其他方面的影響，造成檔案容易受損，并且查詢利用不方便。

（三）科技檔案工作缺乏上級監管

現階段，科技檔案管理工作缺乏上級監督管理。對比有些單位的研究生檔案管理，從上級布置下來要求應當如何整理移交歸檔，研究生檔案的完整性、規范性大大增強。比從單位內部檔案室要求力度大得多。

四、加強科技檔案管理應對措施

（一）明確相關部門職責

檔案管理部門嚴格執行檔案工作國家法律、法規和方針政策，建立健全本單位檔案管理規章制度。對本單位科技檔案實行集中統一管理，對科技文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導。做好檔案的安全防護工作，保證檔案安全保密。科技檔案形成部門負責收集、整理和移交檔案，保證檔案的完整性和規范性。

（二）健全制度，理順流程

根據上級有關科技檔案的法規制度，在制訂本單位的科技檔案管理制度基礎上，加強培訓，讓科技人員了解科技檔案案卷組成的基本流程：收集、分類、組卷、卷內文件排列、編制檔號、擬寫題名、編制卷內目錄、編制卷內文件頁號、填寫封面備考表、案卷裝訂、編制案卷目錄。為使移交的檔案能更加規范化，可以采取收集、分類、組卷、卷內文件排列前面四項由科技人員負責，而編制檔號、擬寫題名、編制卷內目錄、編制卷內文件頁號、填寫封面備考表、案卷裝訂、編制案卷目錄等由專門檔案人員來實施完成。

（三）提高科技人員歸檔意識

利用各種機會加強檔案法的宣傳工作，增強領導和科技人員的檔案意識。積極和上級領導溝通，取得上級領導支持，提出工作建議，將歸檔工作和績效考核相結合，提高科技人員歸檔的積極性。

（四）加強科技檔案的前端控制

在一個科技項目正式開展之前，就進行科技檔案的預立卷，將其作為科技成果資料正式歸檔的基礎和第一道程序。

針對科技檔案周期性、階段性長的特點，檔案人員在每一個階段就歸檔范圍和組卷質量提出要求，指導科技人員按要求預立卷，確保檔案質量符合完整、系統、準確的要求。

五、總結

現階段科技檔案管理體制的現存問題，通過本文的探討可以得知，科技檔案管理工作主要存在的問題是收集歸檔較為困難，管理理念不能與時倶進，管理體系缺乏上級監管等諸多問題。基于研究發現的相關問題，相關部門領導與科技項目管理者要提高對于科技檔案管理工作的重視程度，加大該方面的投資力度，創新管理理念，培養高素質檔案管理綜合型人才，引進并創新檔案管理技術，讓科技檔案管理切實做到有據可依，有法可循，加強對于科技檔案工作的監督管理，充分利用信息化技術，一方面既可減少不必要的人力資源成本支出，另一方面又可以提高檔案的規范性完整性。通過一系列策略措施，可以更好地提升科技檔案管理工作效率，讓科技檔案發揮更大的作用。

參考文獻：

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