新時期企業檔案管理問題探討

吳佩芝

摘要：近年來，企業檔案管理工作在信息技術與數據分析技術的支撐下得到了快速發展，但也存在顯著的滯后性和不均衡性。檔案管理工作的主要任務、內容范圍、管理標準與模式仍然沿用傳統管理制度，仍然將企業檔案的收集、管理、借閱作為基本任務，缺乏創新性和超前性，缺乏統一管理，檔案分散，卷案質量參差不齊，不利于檔案信息的共享。

關鍵詞：新時期;企業;檔案管理;問題;解決策略

引言

對于大型企業來說，不定期便會產生大量的檔案，但安排的專職管理人員卻不多。不同企業多設置的檔案管理制度不同，需要結合國家新政策、企業發展需求不斷修訂。隨著產業結構的調整與規模的擴大，企業檔案的查詢方式也急需優化，形成規范的管理標準，確保檔案的有序存放。

1.企業檔案管理的主要問題

企業檔案管理主要存在以下幾個特點：一是檔案材料類型較多，內容豐富，涉及的部門較多，管理任務繁重。企業檔案主要包括資本運作、市場開拓、項目投資、技術合作、內部管控、企業發展、人事檔案等，所能發揮的作用也是巨大的。二是檔案管理工作具有一定的外向性、復雜性和層控性。檔案信息不僅要在本部門流通，還要確保各單位的順利調取和查閱。三是檔案管理工作具有分散性、不均衡性，這主要是企業的規模較大，子分部的駐地相對分散，部門成員的管理水平參差不齊，致使檔案管理難以形成統一的制度與標準。從微觀上來看，主要存在以下幾個問題：

其一，檔案管理意識較為淡薄。部分企業的領導沒有深刻意識到檔案管理工作的戰略性，將其與企業業務工作剝離，形成互不聯系的模糊認識，間接導致檔案管理人員無法從源頭上做好檔案管理工作。還有少數企業沒有認識到檔案管理對于企業決策的重要性，特別是在信息化時代下，檔案管理發揮著巨大的價值作用。如果僅僅將檔案管理作為文件資料的收集與整理，不投入足夠的人力、物力是無法凸顯政績的。還有部分企業缺乏主觀能動性。在檔案管理中，重形式而輕內容，重晉級而輕效能，企業設置檔案管理部門的崗位晉升機制多是為了應付上級考察，并未站在歷史的高度和負責人的態度去做好檔案管理改革工作。

其二，基層檔案管理力量薄弱。企業基層檔案管理人員隊伍缺乏穩定性，很多管理人員都是辦公室兼職檔案管理，崗位變動過于頻繁，缺乏專業化程度，在日常工作中也缺乏完整的培訓，普遍存在卷宗混亂的現象。另外則是管理質量不高。雖然設有檔案管理部門，但檔案員只知道立卷歸檔的基礎知識，沒有全面理解目錄號、類別號、卷宗號、保管期限等內容，極易出現編錯號、蓋錯賬等問題。檔案目錄索引不全，將給其他部門的檔案查閱工作帶來難度，無法快速找到所需要的內容，降低了檔案的利用效率，無法真正體現檔案的利用價值。

其三，檔案管理模式守舊，缺乏創新。隨著信息化時代的來臨，大多數企業都在更新檔案管理技術與設備，其中互聯網+技術、云技術、大數據技術等紛紛被運用到檔案管理中來，逐步代替了手工管理模式，在檔案的收集、整理、編目、檢索、查閱等環節中發揮著積極作用。而一些企業受經濟條件的限制，信息設備投入不足，還無法運用現代化管理模式，致使檔案管理質量不高，查閱速度得不到提升。

其四，檔案管理與服務工作發生脫節。新時期的企業檔案管理往往只注重文書、戶籍等資料的收集，沒有重視對音頻、實物的收集與整理，降低了企業檔案的系統性與完整性。紙質檔案管理模式很容易因保管不善而產生字跡模糊、資料遺失等問題，還會導致個別檔案斷代。重保管輕利用也是企業長期忽略檔案管理重要性的遺留問題，不愿或不習慣利用檔案資料來為企業決策提供依據，造成大量資源的閑置。

2.優化企業檔案管理的對策

2.1深化認識，強化責任

企業要充分認識到檔案管理工作的重要性，要將其作為業務工作同抓共管，納入到議事日程，實行定期研究、持續改革、定期檢查的管理機制。檔案主管部門的工作人員應當定期向上級回報工作近況，明確模式改革所需要的必要投入，為檔案信息化管理創造良好的劃痕經。檔案管理人員要承擔起內外聯系、協調各方的重任。企業也要經常性地組織管理人員進行培訓交流，傳達檔案管理的法律法規，提高管理人員的安全意識和保密意識，樹立高度的責任感和自覺性。要提拔那些細心、業務能力強、信息化技術接受能力較好的人員，通過有效的獎懲措施穩定檔案管理隊伍。在進行崗位調整時，也要遵循少調整關鍵人員的原則，確保檔案管理的專業性。重點關注檔案管理人員的實際操作能力，給以他們足夠的時間與經費保障，確保內部檔案管理跟進企業的改革步伐，滿足新時期檔案產業擴展的根本需求。可以采取組織人員到外學習的方式，一方面邀請業務專家蒞臨指導，另一方面也可以派遣本單位人員參觀學習其他單位的優秀管理經驗，促進企業檔案管理工作的平衡發展。要構建起基層檔案管理與集團檔案管理協同發展的良好局面，不定期深入指導基層檔案管理工作，發現問題要及時通報解決。

2.2開發利用，提高效率

不管是什么類型的檔案都發揮著重要價值，即為企業的決策管理和項目投資提供必要的參考作用。對此，檔案管理人員要主動學習新技術，熟練運用信息化技術和計算機設備獨特的分析處理功能，著力做好檔案更新工作，讓檔案充分發揮應有的價值，從而更好地為企業服務。為了提高企業檔案管理效率，不能只重視硬件設施的配備，更主要的是軟件的更新，特別是門戶網站的運營情況，是否卡頓，檢索功能是否完善。要將次作為年度考核目標，從而推進檔案工作創新。集團公司要將基層檔案設施的配備與更新納入到計劃建設中，統籌部署，解決好基層檔案保管條件不足、裝備不規范等困難，推動基層檔案管理從傳統的紙質管理轉為計算機管理，大力推動檔案事業的發展。

3.結論

從宏觀上來看，各個企業的檔案管理模式各不同相同，檔案所能發揮的作用也參差不齊。國有企業要開展好檔案管理工作，就要設立專門的檔案管理部門并配備專職人員;而通過兼并而來或規模較小的企業要提高檔案管理的規范性，實行統一化管理，避免檔案過于分散，不利于檔案的保管與利用。

參考文獻：

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