做好中學檔案管理工作的幾點看法

徐丹青

摘 要：學校是一個教書育人的地方，它為國家提供了大量的人才，其具有相當嚴密的組織結構和制度，而管理制度就是其中之一。在學校管理工作中，檔案管理發揮著巨大的作用，它能判斷一個學校的管理水平是否達到標準，充分折射出學校處于不同階段的工作情況。因此，作為一名檔案管理人員需要正確認識到檔案管理工作的重要性，還必須要給予其高度的重視，針對當前中學檔案管理工作中存在的問題去進行改革創新以保障其正常運行。

關鍵詞：中學;檔案管理，問題及策略

中學是促進學生各方面發展的基礎階段，同樣也是開展教育工作的一個重要階段。在學校的整體運行中，檔案管理工作通過對學校不同階段的事物進行分析、記錄以及保存，成為了整個學校成立、發展和變遷的見證者。檔案管理是對真實事物的記錄，是學校不可缺少的信息資源。它對于各個部門都很重要，對學校今后教育事業的發展、教育質量的提高都有重大意義。所以如何最大限度地發揮中學檔案管理工作的有效性是值得我們探討。

一、當前中學檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理隊伍整體素質有待提高

由于受各種因素制約，大部分中學的檔案管理人員都是兼職的，從未接觸過相關專業學習和實踐培訓。學校檔案管理工作經常采取有經驗者帶無經驗者的形式。剛開始接手的新手經常是一邊學習一邊工作，所以不可避免地造成了檔案管理人員專業知識欠缺，工作效率低下。相應的，檔案管理人員們大部分沒有具備較高程度的綜合素質，例如學歷、知識體系等沒有達標。

（二）學校重視程度不夠

因為家長在選擇學校時，最重要的是考察學校的教學資源、師資力量等。所以，目前中學領導為擴展生源和提高學生升學率往往會將工作的側重點放在教學和學生成績上，從而對學校的檔案管理有所忽視，難以認識到其重要性。因此，學校就不會對中學檔案管理工作投入足夠的資金和人力，檔案保管也馬虎處理，進而在一定程度上影響了檔案的保存和利用。

（三）檔案利用率低

如今已是二十一世紀，一個網絡主導的時代，但是部分中學存放于檔案室里的資料還是老式的紙質版，并沒有最大限度利用計算機的便捷，因此導致學校檔案管理工作水平低下。有些中學雖然實現了檔案電子化，但不得不說其仍然存在著許多問題，做不到電子檔案資料實行學校內部聯網，所以就不能突破目前的局限以實現真正的數字化管理。此外，因為紙質檔案容易破損、丟失等，老師們就會更加忽略對檔案資源的利用。

二、做好中學檔案管理工作的相關看法

（一）樹立起正確的檔案觀

只有當人們樹立起正確的觀念，才能不斷創新工作思路，改進工作方法，提升工作能力。那何為正確的檔案觀呢？具體而言就是指檔案人員要對檔案事物有一個正確的看法，它要求我們每一名檔案管理人員都要以科學、嚴謹、負責的姿態去完成檔案工作。在實際的檔案管理過程中，有部分的檔案管理人員缺乏正確的檔案觀從而導致中學檔案管理工作做不到位。所以，校領導們應當加強對檔案管理人員的培訓，提升其工作素質，促使其形成正確的檔案觀。與此同時，還應該讓我們眾多檔案管理人員明白檔案管理不是單純的管理，而是要以學校的發展為起始點，努力幫助學校實現求生存、謀發展的總體目標。

（二）做好宣傳引起學校領導的重視

認知反作用于實踐，對實踐具有指導作用，一個科學的認知能夠推動實踐甚至取得成功。所以，檔案管理人員必須通過一定的途徑去進行宣傳和普及。我們可以發放檔案管理手冊、開展檔案專題講座等，在廣大教師群體之間進行宣傳，讓教師了解學校檔案管理的作用以及如何應用學校檔案。另外，作為學校檔案管理部門里的一份子還應當積極參與到學校的各類活動當中去。這樣我們不僅能對不同資料進行收集歸檔，還能查漏補缺，敏銳地察覺到還有哪些檔案是有保存價值卻漏收集的。同時，在活動過程中還能擴大全校教師對檔案管理工作的認知范圍，從而促進檔案室工作有所進步，跟上學校發展的整體步伐。相信經過這些努力一定能引起領導們的關注，提升領導們對檔案管理的重視程度。

（三）建立健全檔案管理制度

眾所周知，管理制度的建設在中學里是有著重要作用的，其是一個學校落實各項工作的基本保障。它約束以及規范著檔案管理的負責人員和相關師生，所以只有建立一個完整的檔案管理制度才能有效地將存放于室內的檔案信息資源利用起來。學校若是想要建立健全檔案管理制度應從以下兩方面著手：一方面，學校應當重視檔案管理工作的具體實施，把責任具體落實到每一個檔案管理人員。另一方面，校領導們還可以制定嚴格的考核制度，要求檔案管理人員都要考取市檔案局組織考核的上崗證，做到持證上崗，并要求每年都要參加幾次市檔案局組織的檔案管理講座培訓。通過一系列的措施，推動我們檔案管理人員做到范圍性歸檔、標準性立卷同規范性借閱，從而在不同層次、各個細節上保障檔案管理工作的順利開展。

（四）大力推進檔案管理工作的現代化建設

在新時代的驅動下，構建一個科學、信息化的檔案管理工作機制已是大勢所趨。因此在實際工作中，為了能最大限度地發揮出檔案管理信息化的快捷檢索、便于管理、利于整合等優勢，檔案管理人員必須學會克服檔案管理信息化帶來的各種問題，諸如思想僵化還未轉變、缺乏計算機方面的知識和技能等。所以這就不得不需要學校完善硬件設備，給其劃分充足的資金去采購所需的各種儀器，還要提高檔案管理人員信息化的建設和管理水平。只有采取相應的措施將之有效解決才能保障檔案完成一體化管理，避免各個部門之間材料銜接不到位的狀況出現。

綜上所述，中學檔案管理工作是學校開展其它工作的基礎，也是學校制定其它規章制度的根據，能為他人提供真實、有效的資料，對整個校園的運作有著重要作用。所以，我們必須要建立一個高效的中學檔案管理部門，努力完成好我們所負責的檔案管理工作。

參考文獻

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