淺析高校檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考研究

孫振紋

摘要：眾所周知，在信息技術迅猛發展的大背景下，現在高校檔案管理工作已經呈現出顯著的信息化建設趨勢。檔案信息化建設作為最具代表性的現代化檔案管理形式在提高高校檔案管理工作效率方面發揮著至關重要的作用。本文將就高校檔案信息化建設與檔案管理的相關內容進行深入的分析和探究。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設;問題與對策

引言

何為檔案，其指的是對以往發生過的歷史事件以及相關資料進行記錄和保留。在高校檔案管理工作當中，如何提高檔案管理效率是高校多年來一直高度關注的內容之一。在傳統檔案管理理念的引導與傳統檔案管理方式的應用過程中，高校的檔案管理工作存在著諸多問題和弊端，諸如檔案資料缺失、檔案資料歸檔與整理不準確、檔案損毀等等，這些問題都在不同程度上影響著檔案管理的整體效果。近些年，伴隨著檔案信息化建設理念與技術的不斷滲透與實施，有了信息化技術的助力，高校檔案信息資源的歸檔整理水平以及實際利用效率都得到了很大提升，但這并不意味著高校檔案信息化建設工作就是完美的，其在具體實踐過程中還是出現了一些問題，亟待得到有效解決與完善。以下是筆者結合自己多年相關工作經驗，就此議題提出自己的幾點看法和建議。

一、高校檔案信息化建設的特點分析

1、時效性

高校檔案管理工作極具復雜性，工作難度也比較強。其不僅僅要管理好內容十分繁雜的檔案信息，與此同時還需要滿足檔案信息的時效性。檔案信息化建設的時效性具體體現在：檔案信息化建設的時效性不僅僅是需要對檔案信息的實時更新和收集，還需要對檔案的時間觀念進行有效掌控。檔案所記錄的信息和內容并不是一成不變的，其會隨著時間的推移或者各種主客觀因素的影響而發生變化，這就需要高校檔案管理工作人員隨時根據檔案內容的變化來進行更改和完善。如果按照之前傳統的檔案管理模式，檔案信息的實效性很難得到滿足，但隨著檔案信息化建設的不斷落實，檔案信息的實效性增強了很多。

2、革新性

信息化檔案管理形式的出現徹底改變了傳統落后的紙質檔案管理方式，也成功彌補了之前傳統檔案管理方式的缺失和不足。因此，檔案信息化建設擁有著非常顯著的革新性特征。關于這一點，筆者將其總結為以下幾個方面：首先，信息化檔案管理極大地簡化了檔案管理的流程，從檔案信息的收集、整理、歸檔再到利用，都借助先進的信息化管理方式減少了很多不必要的麻煩，也避免了很多不必要的錯誤。其次，信息化檔案管理實現了檔案信息的自動化處理，信息化技術可以自行對檔案信息中的內容進行真假分辨，也可以根據內容類型來自行完成分類，這不僅僅省去了人工成本，而且也大大提高了檔案信息內容的可靠性。

二、當前高校檔案管理工作中存在的問題

1、欠缺檔案信息化專業技術人才

高校檔案信息化建設目的的實現需要建立在對信息化專業技術的高效應用基礎之上，而要想實現對信息化專業技術的有效利用，則需要以檔案信息化技術人才作為依托。因此，檔案信息化技術人才是確保高校檔案信息化建設目標得以全面實現的核心因素。但是，根據筆者的調查和了解，發現當前有很多高校在檔案信息化專業技術人才崗位上是有所缺失的，負責檔案信息管理工作的基本上都是年齡偏長、信息技術水平有限的人員，即使有很多先進的信息技術設備被引入到檔案管理工作當中來，也因為這些人員能力的欠缺而使得諸多先進設備淪為了擺設，甚至被束之高閣。

2、高校對檔案管理工作的重視力度不到位

在筆者調查和研究的過程中發現，目前我國很多高校都并不重視檔案管理工作，檔案管理部門在學校整體部門構架和組成體系當中也占據著比較邊角的位置。關于高校對檔案管理工作重視力度不到位，其具體體現在以下幾個方面：第一，高校檔案管理部門至今依然使用著陳舊的檔案管理設備，有很多檔案因為設備的落后性出現了缺失或者損壞。第二，高校負責檔案管理工作的人員整體能力普遍較低，招聘檔案管理人員的門檻也比較低。第三，檔案管理人員在高校教職工群體中地位比較靠后，一些高校對于檔案管理人員的工作表現以及晉升渠道也有所忽視，導致檔案管理人員越來越難以在學校找到歸屬感和存在感，進而影響到工作狀態和工作質量。

3、缺乏完善的檔案管理制度和規范的管理手段

筆者了解到，時至今日依然有很多高校沒有建立起一套成熟完善的檔案管理制度，日常檔案管理工作秩序也是比較混亂的。雖然這些高校也在緊跟時代發展潮流積極引進先進的檔案管理設備和管理技術，但是因為在源頭上欠缺完善檔案管理制度，導致檔案管理工作實際落地效果很不理想。除此之外，一些高校在管理手段方面也欠缺規范性，很多管理手段都未能形成定式，只是根據管理工作需求隨時調整和使用，這在一定程度上影響到了檔案管理工作的整體質量。

三、高校檔案信息化建設與優化檔案管理工作策略

1、高校要加強對檔案管理人員的培養力度

在檔案管理工作當中，最核心的人物便是檔案管理人員。高校必須要結合自身的實際情況來進一步加強對檔案管理人員的培養力度，全面提升檔案管理人員的技術水平與專業能力。筆者建議高校可以從以下幾個方面來著手：首先，高校可以借助校企合作的渠道，將校內檔案管理人員安排到合作企業或者單位去學習和交流，借助合作企業的力量，提升檔案管理人員的檔案管理技能，向企業學習先進的檔案管理方式，積攢更多的實踐管理經驗。其次，高校要多創造機會組織開展與檔案管理工作相關的培訓活動，比如，組織檔案管理人員定期開展檔案管理工作經驗交流會和分享會，將檔案管理人員集合在一起來分享自己在近段時間內遇到的問題或者積攢了哪些好的經驗，大家一起交流和分享，讓檔案管理人員可以有機會學習到更好的檔案管理方式，吸收到更多檔案管理的經驗。然后，高校可以尋找機會舉辦與檔案管理工作相關的業務技能比賽，并設置各個獎項的獎品，通過比賽的方式來激發檔案管理人員參與工作的積極性，在比賽中提升自己的業務能力。最后，設定明確的獎懲制度，以促使檔案管理人員樹立起危機意識和憂患意識，讓他們感受到自己所從事的崗位是有更高晉升空間和更強競爭壓力的。此外，高校還需要明確清楚檔案管理人員的崗位晉升渠道，讓檔案管理人員有更清楚和明確的奮斗目標。

2、構建智能化檔案管理平臺

構建智能化檔案管理平臺是新時期檔案管理智能化向前發展的重要渠道，高校應緊跟這一趨勢全力構建起智能化檔案管理平臺。智能化檔案管理平臺主要是圍繞檔案信息基礎建立起生成、存儲、傳輸和應用四個環節，借助大數據處理技術來搭建起一個相對完善的智能化檔案平臺：首先，生產和采集檔案信息，主要包括主管部門檔案錄入、個人自主信息填報以及實時數據自動更新三項內容。其次，借助大數據技術清洗和篩選檔案數據，針對其中的異構數據進行修改，形成統一的數據表達。然后，根據海量的信息數據資源建立起檔案信息大數據資源存儲庫。最后，構建檔案信息共享網絡平臺，徹底打破檔案管理工作的時空局限，實現檔案信息的共享與利用。

3、積極引進檔案信息化專業人才

高校檔案信息化建設最需要的便是信息化專業人才的支持，因此，筆者建議高校應該盡全力去吸收和引進更多檔案信息化方面的專業人才，以此來提升學校檔案管理人員的整體實力。關于這一點，高校可以堅持內外同步原則：對內，針對已在崗的檔案管理人員，從組織內部入手，建立內部激勵機制，樹立工作責任感，掌握現代化檔案工作技能，從而全面提升檔案信息化建設水平。對外，進一步完善人才招聘制度的內容，提高檔案管理人員的招聘門檻，與此同時，加大對檔案信息化建設資金的投入，建立相應的鼓勵引導高素質專業人才從事現代化檔案信息化建設工作的政策規章，提高薪資待遇、社會地位及認可度，吸引人才。

結束語：

綜上所述，一所高校從成立成長到發展壯大經歷的所有足跡都為檔案資料所記載，對于高校而言，檔案資料不僅僅是對歷史事件和相關內容的客觀記錄，更是一筆不可或缺的寶貴財富。高校必須要高度重視起檔案管理工作，充分借助當前先進的信息化技術來進行檔案信息化的建設與改革，全面提升自身的檔案管理水平，確保檔案內容的準確性。

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