大數據視野下檔案業務流程再造方法研究

陳貞蓉

摘要：本文深刻研究了中國檔案多年的發展歷程，重構檔案業務流程的含義。同時，在互聯網的發展環境中，根據大數據的應用，提出了重新建立包括大數據在內的檔案業務程序的方法。其中包括方式優化、流程簡化、流程具體化、信息化程度和員工職業素質，提高我國的文檔服務，進行升級改革，對檔案業務的收集、分布、存儲、提供促進開發前流程大數據化的平臺。

關鍵詞：大數據;檔案業務;流程再造

引言

隨著我國在國際上逐漸占據主動地位，我國的軟實力發展也有一定的日程安排，檔案作為我國的基本資源，其地位日漸明顯，檔案事業應當按照國家的要求發展。綜合利用大數據、云計算、互聯網+技術，為傳統的檔案管理業務進行供應商改革，優化檔案收集、儲存、開發、服務功能，建立新型檔案管理業務，為現代社會的新價值需求要滿足。隨著檔案作業部門的努力，目前的檔案業務流程在重建過程中取得了很大的發展，但現階段的檔案業務流程仍然存在很多矛盾。要深入分析大數據時代檔案業務的意義，提出大數據時代的流程升級措施，為國家大數據發展增添力量。

一、檔案業務流程重塑的涵義

（一）、檔案工作發展路程

不同時期，中國對國政、綜合國力、階段的要求不同，中國的檔案業務發展經歷了三個時期，就是實體管理、信息管理和知識管理。這三個階段的管理方法、管理理念、管理程序各不相同。

實體管理最初主要分為收集、整理、感情、保管、統計、利用。之后隨著計算機信息技術、網絡技術的發展，檔案管理工作也有了新的目標和動力，增加了搜索和研發兩個部分，隨著管理方法、管理理念、管理流程的變化，檔案管理工作進入了新的階段。

現在的檔案管理業務進入了大數據時代，大數據技術沖擊了檔案管理原來的管理思考、管理方法、管理程序。為了適應新時代的需求，檔案管理方法利用大數據思維方式進行數字檔案管理，簡化管理程序，實現檔案管理業務的供給方面改革。

（二）、探析檔案業務流程重塑涵義

重新建立檔案業務程序的意義始于美國。主要內容是對業務流程進行庫存修改，為企業在各領域取得進步打下堅實的基礎。這一概念傳入中國后，檔案管理系統也會按照這個概念對檔案管理系統進行研討和創新。中國對當前檔案業務流程的重構分析主要分為以下幾個方面：

（1）研究檔案業務流程的重構是什么，如何進行，為什么進行，學者認可的是檔案業務流程的重構，包括管理事故、管理等級、管理內容、管理規定在內，直面大數據時代的要求。第一，要利用信息數據化進行檔案業務流程管理。第二，要提高員工的職業素質，重新建立檔案業務流程，檔案分類更加協調，信息提取更加方便，有利于社會為國家提供服務。

（2）各行業重構檔案業務流程的迫切性，企業檔案、學校檔案、環保檔案等幾個方面都試圖重構檔案業務流程。從管理等級、管理內容、管理事故、管理人員等幾個方面進行研究，結果顯示，現代環境中檔案管理數量、項目、活動之間的關系發生了變化，與檔案實體階段的檔案管理方法再也不適用，因此再進行檔案業務流程必須構筑。

（3）檔案業務流程重構的意義，在大數據時代重構檔案業務流程時，應充分尊重用戶的需求，作為出發點，重新規劃和修改檔案業務流程。從整體的局面出發，利用現代信息技術，構建將技術和服務合為一體的檔案業務流程，促進檔案業務流程的穩定有力運行。

企業在檔案管理過程中，記錄了所有與文檔相關的方面，利用大數據技術全面觀察檔案業務流程，對流程中出現的麻煩部分進行優化，對流程再設計、利用問題進行突破、創新推進提高檔案管理工作效率，切斷大眾對信息知識的提高要求，提高企業在社會上的知名度，維護企業運營效率，在市場上利用信息科技研發的檔案業務管理軟件由于大量的出現，檔案業務管理具備了足夠的大數據應用環境，促進了檔案業務管理和大數據的深入融合。

（三）、檔案業務流程重塑在大數據環境下的對策研究

重新建立檔案業務流程，就是檔案管理工作應供給方進行結構性改革的實踐。主要是檔案內容管理程序管理方式。從管理者等幾個方面入手，堅持以群眾為本、以創新為動力的原則，根據管理檔案業務過程中存在的弊病，提高管理內容的整理效率，簡化檔案管理人員，將重復的工作簡單化，將工作流程切實應用于實際情況，員工的業務素質對檔案業務流程的重構起著關鍵作用，對員工進行培訓，使員工熟悉檔案業務流程的重構流程，并對供應商結構上的應對改革的要求。

二、改變傳統觀念，提高檔案管理工作質量

檔案管理者要改變傳統觀念，提高對檔案整理工作的重視度，學習新知識，引入先進的管理理念，在新的時期適應檔案管理部門發展的要求，檔案保管企業要改變傳統的管理改革體系領導要改革管理理念，做好對員工的工作培訓。營造良好的工作氛圍，提高員工的技能水平，提高員工的責任感和創新意識，明確分工，盡職盡責，上級做好監督管理工作，做好資源分配工作，做好工作改變模式，提高員工素質，才能保證檔案管理質量。

三、加強業務學習，提高檔案管理人員的技能水平與專業素質

檔案管理者的素質直接影響了檔案的保管、開發和利用的效率，檔案業務對檔案管理者具有堅定的政治素質，貫徹“保守秘密，依法治理檔案”的行為準則，并貫徹檔案的開發和利用業務要積極，檔案管理工作量大，周期長，單調乏味，服務質量容易下降，在實際工作中樹立“熱愛崗位，尊重工作，服務第一”的思想，以文書管理人要熱愛自己的工作，忠實于工作，有較高的工作責任感，良好的職業道德，細致的工作態度和服務精神，加強對檔案員工的教育，不斷加強教育，結合學習和使用，根據需要，要實施教育，遵守實效方針。對檔案管理者要進行多元化、全方位的教育，加強檔案業務學習，使他們熟悉、熟練地操作檔案的法律法規、標準、規范，提高專業技能和綜合素質，同時提高檔案管理者隨著時代的發展趨勢，需要根據新情況的要求，努力學習計算機操作功能，面對電子文檔的大量增加和信息媒介的多樣化，檔案管理者能夠掌握這些新的知識和新的業務，并掌握綜合實踐能力，要提高。

四、引進先進技術，提高檔案管理的現代化水平

檔案業務現代化是指將檔案的記錄、存儲、整理、加工、探索、傳達等工作過程用先進的科學技術進行裝備，實現業務手段的現代化，廣泛運用計算機技術、印刷技術、復制技術、微型技術、聲音影像技術同時，利用電腦進行檔案檢索、目錄編制、倉庫管理、閱覽管理和各種統計工作，有機地結合計算機和現代化的微型技術、通信技術，有效地實現檔案管理自動化。

現代技術手段在檔案管理中的應用不完善，建立檔案信息資源共享意識，建立設施，加快設備和技術現代化的應用速度，全面提高檔案管理的現代化工作水平，快速配置檔案管理現代化所需的電腦、光盤記錄機、高速掃描儀、網絡設備等現代化辦公設備，加快CD技術、利用網絡技術，起到檔案管理軟件輔助作用，加快檔案信息數的字體化處理速度，實現資源共享，提高查詢效率，節約搜索時間，保證搜索的準確性，提高檔案的安全性讓其完成并確保檔案的完整性。

五、采取雙套模式，構建手工操作與現代化管理的關系

這里所說的雙組模式是指檔案管理機構將紙檔案、電子檔案“雙套”同時進行管理的模型，由于存儲媒體的不穩定性，電子檔案的完整性和真實性大大降低，電子檔案的載體都將重新編制性由于對電子信息的復制和修改變得非常簡單，因此很難確保電子檔案的真實性和援助，過度依賴電腦設備，導致信息的真實性和完整性嚴重缺失，如果電腦出現硬件故障或硬件故障。當病毒發生時，整個檔案信息系統會癱瘓，存儲的檔案也會消失，另一方面，隨著檔案數據數量的不斷增加，各地區的文檔倉庫日益豐滿。隨著時代的發展，紙檔案已經陳舊退化，急需新技術的開發和利用，隨著現代信息的載體和記錄方式的多樣化，許多活動記錄不再使用紙型。這是現代檔案管理必須隨著時代的發展而發展的。

檔案管理的現代化實現不是能在短時間內完成的，而是需要一個過程。在此過程中，手工作業與現代化管理將共存，比如檔案管理的基礎作業，比如壓縮檔案管理和檔案基礎材料的收集、情感，整治等主要是由手工作業來完成的，對于檔案管理的現代化，不提及的話，就要完全放棄傳統的手工作業，因此，我們在積極引進現代化技術的同時，注重傳統技術的研究和改造，重視傳統技術技術與現代化技術有機結合，避免因電腦硬件或軟件而產生的危險導致檔案丟失或惡意刪除。

六、重視規范化，完善檔案業務工作標準和體系

為了防止在檔案管理工作中出現無法跟上的混亂局面，檔案管理業務的現代化首先實現了檔案業務的標準化，沒有標準化就沒有現代化管理，檔案業務標準化是最好的文檔業務質量建立書籍，保證最好的經濟效益和社會效益，同時也是推動檔案理論研究和發展的重要手段，在制定檔案標準的過程中，從系統中獲得一致認可，為發展提供有利的條件和機會同時，檔案標準的制定必須接受相關學科的知識，充實地發展檔案管理學的內容。

通過制定檔案管理業務的組織標準、工作規范標準來引導檔案管理工作更加科學地進行，順利地進行檔案管理工作，在檔案管理業務的現代化過程中，現代化的設備、現代化技術方法都是現代化思想，擁有的人要掌握并運用。目前由于檔案管理者的知識素質，無法充分發揮現代化設備的作用，還有一些檔案管理部門的現代化設備還沒有發揮足夠的作用，甚至處于閑置狀態，關鍵是管理者的素質問題，所以較高的知識建設具有素質和業務能力素養的檔案管理組是檔案業務現代化的基本保障。如果沒有這樣的球隊，就不能說現代化。

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