水利行業檔案管理的現代化與信息化

尹健婷

摘要：水利工程牽涉到交通運輸、電力、水資源利用和生態環境等多個方面，水利工程檔案是對水利工程活動的真實記錄，其主要包括項目建議書、可行性研究、初步設計、施工詳圖設計、實施及后評價等一系列原始資料，具有重要的保存價值。推進水利行業檔案現代化管理和開展水利行業信息化建設，是水利行業檔案管理工作發展的必然趨勢，如何搞好水利行業檔案的現代化管理已顯得迫在眉睫。

關鍵詞：水利行業;檔案管理;現代化;信息化

隨著社會現代化進程腳步的加快以及計算機的普及，信息化在我們這個時代及國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。水利行業管理中的檔案管理也在逐步走向現代化和信息化。推進水利行業檔案管理現代化和開展信息化建設，是檔案管理工作發展的必然趨勢。如何搞好水利行業檔案的現代化和信息化管理已顯得迫在眉睫。

一、水利行業現代化和信息化的檔案管理具有重要意義

時至今日，水利工程人在不斷實踐中漸漸積累了大量的水利工程知識，通過經年累月的整理歸納才形成了水利工程資料。水利工程檔案資料在水利工程勘測、設計和施工過程都是重要的參考依據，為水利工程順利設計施工提供基礎、準確、科學的數據支持。水利行業檔案管理現代化、信息化是水利行業管理發展中的必然趨勢，是現今檔案事業發展的重要方向，檔案信息管理是否合理是國民經濟發展的重要保證。在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代背景下，各類信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已經成熟應用，所以我們必須加快水利行業檔案的現代化和信息化管理進程。

二、水利行業現代化和信息化檔案管理的必要性

（一）水利行業檔案管理需要現代化和信息化

當前，水利行業檔案管理現代化和信息化的主要內容，就是充分利用計算機在檔案管理中的運用，建立健全電子檔案庫，利用計算機系統和一些必要的輔助設備使檔案存儲形成數字化和信息化。檔案形成有效的現代化和信息化管理之后，就可以拓展其檔案工作服務的領域，讓檔案服務的對象多元化發展。這其中最關鍵的是使檔案管理成為一機讀檔和檔案信息媒體多元化，利用計算機這一優勢將檔案信息以圖像、視頻、音頻、動畫等形式多元化的儲存和利用。使員工和用戶可通過網絡，在辦公室和家庭就可以利用遠程瀏覽、檢索。充分利用電子檔案庫，以員工和用戶為中心，面向他們提供多種形式的信息網絡化服務。

同時，水利行業檔案管理現代化和信息化的核心，是管理手段的現代化和保護技術的現代化。主要是采用計算機及配套設備、縮微機及相關設備，檔案儲存載體的科技化更新。具體包含以下幾個方面：

1、強化領導層的認識，努力把水利行業檔案現代化和信息化建設作為政務建設的主要內容，逐步構建起各部門檔案信息平臺，提高各部門職能水平和效率;

2、加大投入，增配軟件、硬件設施，加快檔案信息化建設，共同提出解決問題的辦法，給下級部門創造條件，加快檔案信息化建設;

3、培養和引進現代化管理人才，提高管理人員素質，抓好檔案專業人員在職培訓、進修，提高檔案管理人員知識結構水平，適時進行理論研討，增進學術交流，提高編研水平;

4充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，獲得利用更多的檔案信息;

5、檔案管理也要堅持與時俱進、開拓創新。有條件水利行業可派遣員工出國學習最先進的檔案管理技術的應用。由此可以看出，水利行業檔案管理人員必須要掌握現代化信息技術，熟練操作計算機及各種現代化辦公自動化設備，對文件資料及檔案的編輯、整理、錄入、相關設備使用及維護有充分的理解。

（二）保證檔案文件的完整性和完善檔案的服務功能，必須要進行檔案管理的現代化和信息化建設

首先，檔案管理工作者由于長期處于封閉或半封閉的工作環境中，與其他行業從業人員來比較，必然就要求其有一種勤勤懇懇、不怕苦不怕累、不求名利的敬業精神，但其中也不乏少數人思想觀念陳舊、保守，與社會接觸較少，社會協調能力也就變得孱弱。其次，過去的檔案管理模式受條件制約，雖然對檔案管理也非常重視，但文件信息的錄入和存儲都比較原始化，有許多不盡如人意的地方，所以加大檔案信息化管理的投入已經是勢在必行。雖然制約檔案管理的因素有很多，如資金、人才、設備等，但其中取決定性因素的是決策層缺乏對檔案現代化管理和建設的意識。由于缺乏這種現代化的管理意識，致使對于多年前的檔案信息與原文件信息，在核對登記中存在個別的錯誤，從而造成文件錄入中的斷檔、漏登;也或者由于其他種種原因文件的歸檔不及時造成文件遺失等，給以后的工程工作或者其他辦公工作造成不便及不必要的麻煩。所以，當務之急應當對檔案管理工作進行完善，做到文件隨出隨歸檔，減少檔案再次集中整理增加不必要的工作量，從而也相應的減少了失誤和登記錯誤，以確保資料文件的真實性和完整性。

（三）提高水利行業檔案管理人員的素質及業務水平

為適應現代快捷有序的工作，就必須要做好水利行業檔案管理工作，這個前提就需要水利行業中的檔案管理人員有較強的理論水平和業務能力。

單位應定期組織檔案人員參加專業培訓和業務培訓，及時抓好檔案人員的在職培訓和進修，以此來提升檔案管理人員的知識結構和整體水平，樹立檔案人員的責任心，從而提高檔案管理能力。

發揮檔案管理人員的主觀能動性，及時查找出自身的不足，根據自己的業務水平、知識結構、工作能力、管理水平等方面做出綜合評價，以便在日常工作中不斷提高自己的管理能力和實際水平。同時也應引進競爭機制，讓檔案人員有緊迫的使命感和緊迫感，加強自我監督、自我學習。

（四）健全水利行業管理制度，強化檔案管理實踐，保證檔案管理質量

應當結合水利行業自身檔案管理工作的實際和需要，進一步完善各項檔案管理制度。對于檔案材料的錄入、錄出、歸檔等方面要嚴格管理，同時要嚴把審查關，適時檢查檔案材料是否齊全完整。明確檔案人員職責：1、檔案、資料及時立卷、整理、存檔。文件歸檔必須完整，移交手續完備、簽字齊全，分類、編號、排列有序，標志明確，取放方便;2、認真執行檔案借閱制度，借閱履行手續。增強保密觀念，不準私自借閱、查看檔案，檔案外調手續齊全，封縫簽章;3、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防腐，確保檔案安全完整。

三、結語

總之，知識經濟和網絡時代科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進和加強培養人才隊伍，才是水利行業養成和發展的關鍵。檔案管理的現代化和信息化本身具有的技術特點、技術要求，決定了檔案信息化理論體系離不開作風硬、業務精湛，鉆業務的人才隊伍，即水利行業管理的根本是人才得到合理的應用。作為水利行業自身，一定要抓住契機，認真協調各部門做好檔案收集、整理、編研、開發、利用等工作，提高水利行業檔案現代化和信息化管理水平，使我們的檔案管理者成為一支具有積極性、主動性、創造性，熟練掌握檔案信息系統建設和應用的主力軍，讓其在今后工作中及社會主義現代化建設中發揮應有的作用。

參考文獻：

[1]楊賢君.檔案信息化建設管理綜述[J].黑龍江科技信息，2009（10）.

[2]鄭雪玲.水利工程信息化管理中存在的問題及其對策分析[J].農業與技術，2016（8）.

[3]劉舒翼. 大數據時代政府治理創新研究[D]. 昆明：云南大學，2016.

[4]夏可.論水利工程檔案管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2015（11）.