企業檔案年度歸檔工作研究

石磬

摘要：企業檔案年度歸檔工作是企業各項檔案管理工作的基礎，只有首先做好了年度歸檔工作，才能做好檔案管理后續的檔案統計、檔案電子化、檔案宣傳、檔案安全、檔案利用、檔案編研、檔案處置、檔案科研成果等一系列工作。本文針對企業檔案工作的基礎性工作——檔案年度歸檔工作，從歸檔過程中提煉出關鍵環節進行研究總結，為企業做好檔案年度歸檔工作提供些許經驗與思路。

關鍵詞：歸檔通知;統一標準;周報制度;訂立檔號

一、制定歸檔范圍? 印發歸檔通知

企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，凡屬于企業檔案歸檔范圍的文件材料均應歸檔，任何個人不得將應歸檔的文件材料據為已有或拒絕歸檔。為了做好企業年度檔案歸檔工作，企業檔案部門首先需要制定企業各部門文件材料的歸檔范圍及保管期限，并且印發歸檔通知，以通知形式正式告知企業各個部門啟動年度歸檔工作。

歸檔工作開始之前，首先應當根據各個部門的職能劃分，制定本企業的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，使得各個部門的不同文件，均可對照該表判斷出是否在歸檔范圍之內，并可通過對照獲知不同文件的不同保管期限。

企業的年度歸檔工作，所歸檔的文件范圍及保管期限劃分，按照《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執行。需要注意的是，隨著企業的發展與變革，企業各個部門的職能會發生變化，會不斷有新的部門形成，還會有部門合并或分裂。每年的歸檔工作，都需要將這些變化考慮在其中，要按照企業的實際情況及時調整《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。

為了明確歸檔責任，提升歸檔工作質效，企業在起草歸檔通知時，需要明確以下內容：按照“誰形成、誰負責”的原則，企業各部門負責本部門文件材料的形成與積累，各部門負責人應對本部門歸檔文件的完整和系統負責;文件形成人應負責積累、整理文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責;各部門兼職檔案員應負責收集、整理各文件形成人應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責，并按時向企業檔案部門移交歸檔文件。

企業的年度歸檔通知還需要將歸檔工作相關文件逐一作為附件與歸檔通知同步印發。可作為附件印發的文件為：

1.企業各部門兼職檔案員名單

2.企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

3.歸檔文件清單（填寫模版）

4.各部門必歸文件清單及數量一覽表

5.歸檔年度具有歸檔責任的各部門名單

二、加強人員培訓? 統一歸檔標準

企業年度歸檔工作面向企業各部門收集歸檔文件，因此，各部門歸檔文件的統一標準至關重要。企業可以通過培訓，將歸檔文件的統一標準宣貫給各部門兼職檔案員，并要求兼職檔案員按照統一標準移交歸檔文件。對企業檔案部門保證歸檔文件質量、提升歸檔工作效率行之有效的統一標準有以下五個方面：

（一）整理文件材料時，要按照文件自然形成規律，保持相互間的有機聯系及完整性，確保文件的周期閉環性;兩個以上部門聯合辦理的文件材料由主辦部門歸檔。

（二）歸檔文件材料必須是原件，因工作需要確需留存的，在不違反保密制度的前提下，主辦部門或經辦人可保留復印件。為保證歸檔文件的完整性，如原件確實缺失，應使用復印件并在加蓋部門公章以代替原件，并在歸檔文件清單上由文件形成人注明原件缺失原因。

（三）文件形成人在積累和整理各類文件時，應對照本人公文處理系統中所有已辦公文、本人電腦儲存文件等逐一核對，避免遺漏。多人承辦的文件，由承辦該文件的牽頭人進行積累和整理。各類公文歸檔時均應包括：公文審批單、正文、附件。

各類會議紀要由起草人或會議承辦人積累和整理，按照每次會議召開的時間先后順序排列。會議紀要所有相關文件均需按照一件文件積累和整理，包括：會議預通知、會議通知、各項議題、會議紀要、表決票、會議決議等。各項議題均應包括：議題審批單、簽報、議題材料等，按會議紀要中的順序排列。

文件形成人的各份合同、協議、備忘錄、收文、發文、簽報、簽到表、所屬單位的線下來件、線下向上級單位的上報件等，如果是關于同一件工作，應當將其歸為一件文件。歸檔文件按保管期限為永久、30年、10年進行分類，每類文件均按照時間先后順序排列和移交。

（四）文件形成人對各類歸檔文件進行積累和整理時，應同時整理與紙質文件內容、格式、相關說明及描述完全一致的電子版文件（可以掃描），且二者排序應一致。

“件號”按照文件產生時間順序從1開始排列。“責任者”填寫部門全稱。“文號”填寫合同號、收文號、發文號、簽報號。“題名”要將文件名稱填寫完整、準確。“頁數”按文件實際頁數填寫，正反面文件算2頁。“日期”為文件的簽發日期或簽收日期。“備注”填寫特殊情況的原因，并由文件形成人簽字。

由合同、協議、收文等多個子文件所構成的文件，應將其所屬各文件逐一分行列明，并按文件形成時間排序。為保證歸檔文件的環保和妥善保存，歸檔文件宜采用彩色、正反面打印，使用回形針和長尾夾（不使用訂書針）。

（五）歸檔文件整理完成后，移交手續必須完備。檔案移交前可聯系檔案部門進行初審，初審通過后再找部門負責人在歸檔文件清單上簽字。檔案人員須檢查各部門歸檔文件清單是否填寫完整、正確;對照移交目錄逐一檢查、清點、核對各類文件及其電子版本;核對各部門公文清單是否齊全無遺漏。確認無誤后移交雙方履行簽字手續。

三、建立周報制度? 跟蹤歸檔進度

為保證在年度歸檔工作中企業各部門迅速落實歸檔工作、按時完成、不拖沓，企業年度歸檔工作可以建立“檔案歸檔周報制”，定期跟蹤企業各部門的歸檔進度。

建立周報制度，可以由檔案部門牽頭成立“檔案歸檔微信工作群”，各部門兼職檔案員每周在群里填報檔案歸檔進度情況，積極討論和解決歸檔過程中遇到的困難和問題。

檔案部門及時匯總檔案歸檔周報情況，在檔案工作群內定期公布，并抄送企業相關領導，以進一步在歸檔過程中及時向企業領導匯報歸檔進度，并借助領導的權威不斷推動企業年度歸檔工作的保質、保量、按時完成。

四、根據企業實際? 訂立歸檔檔號

歸檔檔號的訂立，大致分為三種：

第一種：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁（張）號

第二種：全宗號——類別號——案卷號——件、頁（張）號

第三種：類別號——項目號——案卷號——件、頁（張號）

企業可以根據自身的實際情況，選擇適合自身的歸檔檔號。筆者認為，企業的歸檔檔號可以訂立的更為詳細一些，具體如下：

全宗號——年度——保管期限——類別號（可按部門分類）——職能號（可按各部門不同職能分類）——案卷號（件號）——頁（張號）。

企業的年度歸檔工作牽涉面廣、綜合反映企業各項工作進展情況和企業各方面工作的發展變化，企業檔案部門應積極調動好各部門主要負責人、兼職檔案員、部門其他文件形成人的工作積極性，共同以對企業負責、對歷史負責的態度，認真開展年度歸檔工作;并利用年度歸檔契機，系統梳理企業各部門歸檔文件，為企業檔案事業的可持續性發展打好基礎，為企業的高質量發展保駕護航、添瓦增磚！