機關事業單位檔案管理的有效策略探討

摘要：檔案管理是機關事業單位重要組成部分，當前機關事業單位檔案管理工作量與日俱增，人工整理、保管、管理檔案模式難以適應新時代發展需求，基于此，積極推進機關事業單位數字化建設速度，實現檔案無紙化轉化，成為當前重要的研究課題。本文就優化機關事業單位檔案管理工作的重要性及創新管理辦法進行探究。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;數字化檔案;管理水平

引言：現代化信息技術發展下，數字化檔案管理系統應運而生，具體應用在機關事業單位檔案管理工作中，便于檔案保存、不易丟失和損壞，便于檔案信息的補錄和查找，大大提升了機關事業單位的工作效率，因此，相關機關事業單位要充分認識到檔案信息化建設的重要性。

一、優化機關事業單位檔案管理工作的重要性

就當前機關事業單位檔案管理工作現狀來看，仍繼續沿用傳統人工管理方式，嚴重影響工作效率，增加了檔案查找的難度，優化機關事業單位檔案管理工作模式，可有效提升檔案管理質量，推動機關事業單位檔案管理工作向規范化、無紙化方向發展，有效提升機關事業單位檔案管理工作的信息化程度，促進檔案管理工作更加專業化、標準化和信息化，有效助推機關事業單位可持續發展。通常，在機關事業單位中，檔案具有一定的機密性，所有保存的檔案均是對歷史資料的記錄，在檔案無紙化、數字化技術支持下，機關事業單位逐漸改變傳統的檔案管理模式，與時俱進、緊跟信息化時代發展，提升檔案資料管理水平，不斷優化檔案管理手段，提升機關事業單位辦公效率。

將數字化檔案管理系統引入到機關事業單位中，最大程度上優化了資源配置，將大量的人員從繁重的檔案整理、收納工作中解放出來，以無紙化的形式進行檔案存儲，便于人員隨時進行調用，保證檔案利用率，為各部門調取檔案，提供了參考依據，實現不同時間、地點對檔案信息的查閱和瀏覽，方便快捷;在信息化檔案管理系統的支持下，方便檔案信息錄入和歸檔，簡化操作手續，提升檔案管理時效，促進管理手段的升級，為推動機關事業單位發展提供良好的契機[1]。同時，在數字化檔案系統的影響下，相關人員軟件操作能力不斷提升，自身的綜合素養得到提高，更好借助機關事業單位先進的管理設備，發揮數字化檔案管理的作用優勢。

二、創新機關事業單位檔案管理工作模式的有效途徑

（一）轉變檔案管理理念，優化人員配置

機關事業單位應當設立專門的檔案室，安排專人負責管理，強化相關人員對檔案管理工作的重視程度，不斷突破傳統的檔案管理意識，緊跟新時代發展理念，建立檔案監督管理機制，加快引進先進的數字化檔案管理系統，按照具體崗位設置，分配檔案管理工作職責，并將具體的責任落實到個人，尤其對于機密性的檔案資料，確保在監督機制管理下，提升檔案管理的安全性[2]。另外，機關事業單位要建立完善的檔案管理制度，加強對相關人員行為的約束，要求相關人員嚴格按照信息化檔案管理流程和程序進行，在實際將進行檔案錄入過程中，要不斷創新檔案管理方法，加快推進檔案數字化建設。

（二）加快檔案管理數字化建設步伐

數字化檔案管理系統在機關事業單位運用，可避免檔案丟失和損毀，便于檔案查找，同時，在互聯網的依托下，實現檔案共享和傳輸，提升工作效率，強化機關事業單位檔案管理工作水平。同時，為提升檔案管理水平，有部分機關事業單位在檔案室安裝監控系統等，便于相關管理人員進行動態化的監管，節省檔案存儲空間的同時，實現檔案異地傳輸，提高檔案查找效率，為后續的檔案管理工作開展夯實了基礎。同時，機關事業單位要加大資金的投入，積極引進先進的技術設備，不斷優化檔案管理工作，逐漸建立起檔案信息管理系統，加快資源共享確保機關事業單位業務發展與檔案管理同步進行，確保利用檔案信息管理系統，發揮計算機網絡平臺優勢，實現機關事業單位檔案專業化管理水平。機關事業單位要加快構建本單位信息化檔案數據庫，指定專人負責管理，確保通過創新檔案管理辦法，為機關事業單位提供可行性、真實性的數據資料依據。并且機關事業單位需要嚴格規劃檔案編寫要求，包括編號、頁碼等，保證檔案信息的準確性，為后續的查找、補錄提供便利;通過建立完善檔案管理體系，將互聯網碎片化的交通檔案信息資源進行整合，編制檢索工具、匯編文件資料，做好檔案利用工作，提升機關事業單位工作成效，減少人為操作失誤因素的發生，避免檔案管理漏洞，進而為機關事業單位可持續發展提供了便利條件。

（三）加強對相關人員的培訓

要想全面保障機關事業單位檔案管理工作成效，需要定期組織和開展人員專業培訓，強化人員檔案管理方面的專業知識，并在人員選拔上，選聘與檔案管理專業相匹配的人員，并在培訓中，培養人員的信息化素養，加強對相關人員的考核，確保檔案在無紙化轉換過程中，最大程度上發揮數字化檔案的價值和功能。機關事業單位要針對新員工，做好崗前培訓工作，管理和引導相關人員進行經驗交流，取長補短，不斷完善自我，更好在檔案管理工作中貢獻力量。

另外，機關事業單位要做好檔案信息化建設的宣傳工作，不斷優化線上檔案管理水平，提高機關事業單位服務質量。機關事業單位提升對檔案信息化建設的重要性認識的同時，要加大普及力度，強化人員的認知，建立激勵機制，提升人員參與檔案管理工作的積極性，點燃相關人員的工作熱情，并配合機關事業單位做好檔案管理工作。

（四）提升檔案傳輸的安全性

互聯網+時代發展下，海量的信息數據高速傳播，人們更加重視各項信息傳輸的安全性，基于此，加強機關事業單位檔案信息傳輸的安全性，是優化檔案管理的有效手段。機關事業單位要安排專業的安全技術人員，進行軟件更新，安裝防火墻等殺毒軟件，避免黑客等不法分子的入侵，進而造成信息泄露，增加機關事業單位經濟損失和名譽損失;同時，在系統登錄界面設置訪問權限，最大程度上保障機關事業單位檔案信息管理的安全性。

三、結論

綜上所述，機關事業單位加快檔案管理工作的信息化建設步伐，可有效提升機關事業單位的正面形象、樹立良好的口碑、提升服務質量，更好優化檔案管理模式，提升檔案管理水平，塑造高素質的服務形象，為推動機關事業單位發展夯實基礎。

參考文獻：

[1]孫樹清.事業單位檔案管理信息化建設有效策略分析[J].中國新通信，2020，22（11）：105.

[2]黃娜.事業單位檔案管理信息化建設有效策略研究[J].辦公室業務，2019（19）：77-78.

作者簡介：

孫來杰（1977.02.09—）男，漢族，籍貫：山東省日照市五蓮縣，職稱：助理館員，學歷：本科，研究方向：檔案管理。