提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

周晶

摘要：目前來看，中國經(jīng)濟在穩(wěn)步上升，為了促進事業(yè)單位的進步，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的一個決定性因素，傳統(tǒng)的檔案管理已不能適應檔案管理制度發(fā)展的需要;相關事業(yè)單位應該進一步加強和改進事業(yè)單位檔案管理的信息結構，更好地促進事業(yè)單位的有效提高;本文為事業(yè)單位檔案管理提出了提高事業(yè)單位檔案管理計算機化水平的有效策略，希望對同行業(yè)的工作人員有所借鑒。

關鍵詞：單位;檔案信息化管理;信息化;建設;方法;

引言：在事業(yè)單位的不斷進步中，檔案管理是一個促進相關事業(yè)單位發(fā)展的關鍵，事業(yè)單位的檔案數(shù)量比較大，型也比較豐富，嚴重影響了事業(yè)單位的發(fā)展，目前來看，傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足制度要求和發(fā)展需要。事業(yè)單位的檔案信息管理應該采取信息化檔案管理才能更好地適應事業(yè)單位發(fā)展的需要，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

一、機構信息管理的優(yōu)勢

信息化檔案管理有助于檔案信息的永久保存，在事業(yè)單位檔案管理中，檔案館管理的檔案信息可以一直保存。傳統(tǒng)紙質檔案管理，一旦發(fā)生自然災害，檔案將被摧毀，采用信息化檔案管理可以加強檔案管理水平。在事業(yè)單位檔案管理中，通過檔案的信息管理，可以方便地找到檔案信息，減少工作壓力，在傳統(tǒng)的檔案管理中，大量的紙質檔案不能隨意放置，使得檔案管理更加繁瑣。相關事業(yè)單位通過檔案的信息化管理，可以更好地提高檔案的利用、完善事業(yè)單位的管理系統(tǒng)。

二、有關事業(yè)單位檔案管理的問題

（一）對信息化檔案管理認識不足

檔案管理信息化的重要性必須在事業(yè)單位檔案管理中加強。目前來看，檔案管理相關工作人員對檔案管理信息化重視不夠;這對事業(yè)單位信息化檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。并且在事業(yè)單位發(fā)展的現(xiàn)階段，一些從業(yè)人員對檔案管理信息結構的重要性認識不足，導致檔案管理未按照信息架構要求對檔案進行分類，嚴重影響電子檔案的使用效率。由于對檔案管理在降低檔案管理成本中的作用認識不足，事業(yè)單位檔案管理采用傳統(tǒng)的建檔方式，目前仍在沿用，這對建設檔案管理信息中心具有重要意義。

（二）檔案管理規(guī)劃不完善

事業(yè)單位檔案管理中，相關工作人員對信息化檔案管理規(guī)劃不夠科學合理，這也會對事業(yè)單位檔案管理信息化的結構產(chǎn)生重大影響，在事業(yè)單位檔案管理的信息化結構中，事業(yè)單位檔案管理的信息結構與一般檔案管理不能得到很好契合。檔案信息結構是以制度為基礎的，由于對檔案管理信息結構的有效性缺乏重視，這對檔案管理信息化的發(fā)展具有重要意義;不利于事業(yè)單位檔案的科學發(fā)展。在事業(yè)單位的檔案管理中，由于專業(yè)信息管理人員的短缺，也會對檔案管理信息的結構產(chǎn)生一定的影響。從目前事業(yè)單位檔案信息管理的實際情況分析，由于相關人員老齡化嚴重，信息化意識不強，這對檔案館的建設有一定的影響。

三、檔案管理信息化的有效策略

（一）提高相關人員管理意識

為了提高檔案管理的計算機化水平，事業(yè)單位必須提高單位管理人員的信息化意識，加大對相關信息技術基金的投入。在檔案管理方面，需要加強檔案的保密性，提高檔案間信息交流的安全性。在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的今天，造就了一系列先進的信息技術，事業(yè)單位應該實行檔案信息化，在電子檔案中增加圖片、錄音資料;注冊更加多樣化認證，可以將電子文件與系統(tǒng)接口有效結合起來進行檔案的收集、管理、存儲和使用，這樣才能有效地保證檔案管理的真實性，進一步達到驗證檔案信息真實性的目的。

（二）建立電子備份系統(tǒng)檔案館

建立電子檔案備份系統(tǒng)，可以有效防止自然災害、事故和人為破壞對檔案管理產(chǎn)生的負面影響。首先，我們必須掃描電子文件，不能僅僅以電子文件的形式存檔。原始紙質檔案必須妥善保存和管理。紙質文件仍然是第一批保存的文件，電子文件僅作為副本歸檔管理。為了電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)放來源不可靠或不具權威性的，應以原始檔案為主。

（三）加強文件管理制度

相關事業(yè)單位必須嚴格要求對檔案管理的制度，對電子文件與紙質文件進行一致性維護。此外，必須保證信息的可靠性和真實性，不得進行人為干預;必須做好保密工作。

（四）重視事業(yè)單位檔案管理

事業(yè)單位檔案管理軟件的升級和開發(fā)對信息化檔案管理有重要意義。在事業(yè)單位檔案信息化建設中，事業(yè)單位要配置相關的信息設備和軟件，加強對檔案管理計算機化的認識以及對檔案管理軟件的升級與開發(fā)。如果某些系統(tǒng)升級后與原系統(tǒng)不再兼容，必須在系統(tǒng)升級前對原系統(tǒng)進行歸檔和存儲，以防遺漏。在硬件更新的情況下，為了防止在讀取之前發(fā)生意外，相關工作人員也必須提前存儲原始硬件設備。只要對系統(tǒng)進行維護和升級，就必須做好原始文件的備份工作，以實現(xiàn)真正的歸檔和存儲。在移動文件信息和數(shù)據(jù)之前，相關工作人員需要引入拷貝技術來保護文件，避免在遷移過程中出現(xiàn)問題，同時保證文件信息的真實性。此外，相關事業(yè)單位應利用信息技術對檔案進行加密，防止檔案資料被盜和損壞。并且事業(yè)單位應該保證計算機網(wǎng)絡環(huán)境的安全。相關事業(yè)單位通過使用一些軟件可以有效地防止文件的損壞，保證文件信息的安全。

（五）重視事業(yè)單位檔案管理人才的培養(yǎng)

在事業(yè)單位檔案管理中，要加強檔案管理計算機人才的培養(yǎng)，更好地提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。檔案管理信息人才的培養(yǎng)需要制定科學合理的人才培養(yǎng)計劃，發(fā)展不同形式的檔案管理。

總結：隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位發(fā)展迅速，檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展的大背景下顯得尤為重要。在一定程度上，事業(yè)單位檔案的管理，可以通過加強現(xiàn)有檔案管理人員的計算機水平，促進信息化檔案管理。綜上所述，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的重要資源，事業(yè)單位要實現(xiàn)自身發(fā)展，就需要借助互聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)信息化檔案管理，提高檔案管理的效率，為事業(yè)單位的發(fā)展提供堅實的后勤保障。