淺論新形勢下衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化建設管理

吳永俠

摘要：隨著計算機、信息網(wǎng)絡技術的發(fā)展和應用，衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化建設取得了長足發(fā)展，體現(xiàn)了衛(wèi)健系統(tǒng)信息化建設的重要成果，為醫(yī)療衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展提供重要信息支持。本文在分析了衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化特點、信息化建設管理制約因素的基礎上，探討了衛(wèi)健系統(tǒng)信息化建設步驟和管理措施，旨在提升衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化建設管理水平，為衛(wèi)健事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供重要保障。

關鍵詞：衛(wèi)健系統(tǒng);檔案信息化;建設;管理

衛(wèi)健系統(tǒng)涵蓋醫(yī)院、婦幼保健、疾控、血站、衛(wèi)生監(jiān)督等各機構，承擔著關系國計民生的重要職責。衛(wèi)健系統(tǒng)檔案是在開展日常醫(yī)療、衛(wèi)生、保健等活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，包括紙質檔案、視音頻檔案和電子檔案等。

一、衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化的特點。衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化是指衛(wèi)健系統(tǒng)各部門利用現(xiàn)代信息技術，做好系統(tǒng)內檔案資源的收集、存儲、傳輸、管理、利用等各環(huán)節(jié)工作，由傳統(tǒng)的實體檔案管理向數(shù)字化信息管理模式轉變，有以下顯著特點：一是數(shù)據(jù)的異構性。檔案管理部門接收衛(wèi)健系統(tǒng)各部門移交的電子檔案來自行業(yè)間各部門、系統(tǒng)內各科室，形成的電子檔案數(shù)據(jù)結構往往不同，在數(shù)據(jù)上具有異構性。二是資料的分散性。衛(wèi)健系統(tǒng)的檔案資料往往分散于各部門或科室之間，在移交相同類型檔案時存在數(shù)據(jù)信息重復等問題，需要檔案管理部門在同質化、海量化的數(shù)據(jù)信息中挖掘和提煉出具有保存價值的檔案數(shù)據(jù)信息。三是技術的滯后性。一直以來，衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化重心是精簡、優(yōu)化、重組系統(tǒng)檔案業(yè)務流程，電子檔案信息處于信息化技術應用附帶產(chǎn)物的位置。以上三個特點要求衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化亟待實行文檔一體，實現(xiàn)系統(tǒng)內檔案信息的高度共享。

二、衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化建設管理的制約因素。一是思想認識不足。比如，檔案信息技術人員往往從技術的視角搭建技術框架和信息模型，更加注重衛(wèi)健檔案信息流動、配置、安全和管理，較少關注檔案信息共享、獲取或接受的心理感受，傳統(tǒng)檔案管理者基于其職業(yè)習慣和思維慣性往往又排斥信息技術的應用。二是技術條件不硬。重業(yè)務輕檔案管理的現(xiàn)象依然存在，計算機輔助管理往往停留在單機操作層面，檔案信息沒有實現(xiàn)共享，網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢沒有得到充分發(fā)揮，檔案信息化水平總體不高，不能有效滿足新時代衛(wèi)健事業(yè)發(fā)展。三是制度保障不夠。缺乏統(tǒng)一的信息化應用的專門和系統(tǒng)規(guī)定，多數(shù)機構檔案信息化建設未成立相應領導小組，人員保障不足。

三、衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化建設步驟初探。一是在電子文件源頭管理方面。要制定統(tǒng)一標準做好文件格式轉換，確保檔案數(shù)據(jù)信息可靠性和通用性，同時，要利用信息網(wǎng)絡技術，打通檔案部門與各業(yè)務部門之間的溝通渠道，建立依附于信息管理網(wǎng)上歸檔專用子系統(tǒng)。二是在電子文件收集管理方面。要針對衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化中面臨的信息異構、分散等特點，積極采取電子文件形成部門、檔案部門與技術部門之間合作模式，即文件形成部門發(fā)揮熟悉文件內部聯(lián)系等優(yōu)勢，做好電子文件價值鑒定;檔案部門根據(jù)歸檔原則、方法，統(tǒng)籌推進衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化;技術部門從網(wǎng)絡、信息技術等保障電子檔案標準化、制度化，通過三方合作，夯實衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化基礎。三是在建立檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)方面。要探索在系統(tǒng)內部搭建橫向到邊、縱向到底的檔案信息化綜合應用管理平臺，實現(xiàn)省市縣等垂直檔案聯(lián)絡，以及婦幼、衛(wèi)生、防疫等各部門信息共享的衛(wèi)健部門檔案利用和服務網(wǎng)絡，發(fā)揮信息網(wǎng)絡技術在衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化管理中的核心作用。

四、衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化建設管理的幾點對策。一是要做好系統(tǒng)規(guī)劃。要做好系統(tǒng)內頂層設計，制定衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化建設短期、中期、遠期發(fā)展規(guī)劃。要樹立“大檔案”理念，利用信息技術打通跨區(qū)域、跨部門、跨科室的檔案信息管理屏障。要積極構建衛(wèi)健系統(tǒng)間信息化標準建設，確保數(shù)字信息兼容，實現(xiàn)信息共享。二是要完善軟硬條件。要加大檔案信息化建設所需經(jīng)費的投入力度，根據(jù)檔案信息化業(yè)務量添置硬件設備，搭建多方參與的檔案信息化網(wǎng)絡管理平臺，配置適宜的檔案信息化管理系統(tǒng)，安裝專門的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案檢索、查詢、利用、統(tǒng)計的自動化，不斷提升新時期衛(wèi)健檔案信息化管理水平。三是要提升素養(yǎng)能力。要配齊配強檔案信息化管理所需的人員力量。既要配足專職人員，加強檔案室人員數(shù)量，也要配齊兼職人員，協(xié)助本部門做好檔案收集、移交等工作，打造衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化管理“一盤棋”工作格局。要加強檔案人員的業(yè)務知識培訓，針對檔案信息化所需的專業(yè)知識，重點加強互聯(lián)網(wǎng)技術、物聯(lián)網(wǎng)技術、信息技術等培訓。四是要加強安全保障。要完善制度，制定規(guī)范性文件和實施細則。要嚴格網(wǎng)絡安全，通過防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)恢復、物理隔離等技術和手段，加強衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化網(wǎng)絡安全。要做好電子文件安全管理，采取雙備份機制，加強特殊存儲介質安全。要提升檔案人員的安全防范意識，把牢檔案信息化安全的思想防線，自覺遵守各項規(guī)章制度，確保網(wǎng)絡安全“零事故”。

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