試分析機關單位檔案管理工作要點及優化策略

摘要：隨著我國科學技術的發展和機關單位進一步深化改革，檔案管理工作面臨新的環境和新的考驗。規范化的機關單位檔案管理工作，不僅是機關單位各項工作順利有序進行的基礎保障，還是優化社會公共服務的重要舉措。本文闡述了機關單位檔案規范化管理的重要意義，梳理了機關單位檔案管理工作的基本要點，并針對機關單位檔案管理中存在的問題提出了優化策略。

關鍵詞：機關單位;檔案管理;工作要點;優化策略

一、機關單位檔案規范化管理的重要意義

通常來說，檔案管理工作主要是對機關企事業單位的人事、財務、物資以及辦公檔案進行管理。在機關單位，其具體的工作是對檔案進行收集、分類、處理、編輯、保存以及利用等。不難發現，在機關單位應用科學的檔案管理，能夠有效地對單位的過去、發展規劃等提供精準和有力的數據保障。還能夠促使機關單位及時履行應有的責任，及時為社會公眾以及員工提供服務。所以，規范有序的檔案管理能夠在一定程度上提高機關單位的工作水準，改善服務質量，優化職能，繼而以更好的社會服務。

二、機關單位檔案管理工作的基本要點

機關單位檔案管理工作主要分為：檔案材料的收集、檔案的歸檔、立卷與管理、檔案的保管、檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的銷毀、檔案借閱和利用工作。其基本工作要點如下：

三、機關單位檔案管理的優化策略研究

（一）機關單位檔案管理中存在的問題

1.檔案管理技術手段較為陳舊

當前，很多機關單位沒有引進先進的管理技術來對檔案進行合理管理，檔案的管理辦法還是傳統的過時方法，導致很多檔案的潛在價值沒有被挖掘出來，管理工作變得異常繁重。在知識經濟時代，數字以及信息技術的不斷成熟與應用，推動了線上數據管理的成功和完善。然而，目前大多辦公室在進行檔案管理時依然采用的是落后和效率低下的管理方法，檔案管理技術亟待變革。

2.標準化規范化程度有待提高

由于我國檔案管理事業長期受傳統管理理念影響，現代化的先進管理理念遲遲未推進普及，檔案的信息化管理得不到應用，標準化以及規范化的檔案管理工作依然得不到推進。要想確保在這個過程中減少一定的限制，就要從管理規范、信息齊全、文字規范、檔案鑒別準確性、數據索引、資料共享等方面建立一個科學的標準體系。

（二）機關單位檔案管理的優化的策略

1.進一步檔案增加效值

隨著現代辦公的自動化、網絡化和信息化，檔案管理必然要朝著信息化、高效化、現代化、合理化、科學化以及數字化的方向上發展，這就需要將以信息技術為代表的高新技術應用到日常的辦公室檔案管理工作中。通過電子檔案管理等現代科技技術的應用，構建科學的檔案管理系統，減少管理工作中的信息量，繼而降低檔案管理任務量，讓管理更加科學化與合理化，讓使用者能夠在最快的時間內找到需要的材料，提高檔案的價值。

2.進一步規范檔案標準

在推動檔案管理的科學化、規范化以及標準化的過程中，現代化與信息化是必不可少的緩解。只有不斷地完善檔案管理工作，從實際發展需求的角度制定完整的標準來推動其現代化。利用規范的要求來制定完善的制度，解決立卷和裝訂等問題，提高檔案管理問題的解決質量，更加有效率和有質量地位單位后續的發展服務。

參考文獻：

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[2]宮啟生.淺談檔案數字化建設的價值與問題[J].信息記錄材料，2018

[3]吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業改革與管理，2016

作者簡介：

張惠嬌（1989.09.04），女，山東無棣人，檔案專業初級職務。