基層檔案管理工作中如何對檔案室資料進行歸納和利用

張海花

摘要：檔案管理是檔案日常工作的一個重要組成部分。對檔案資料進行有效地管理能夠更好的促進工作的開展，極大地提高各方面工作的效率。但是通過觀察分析，現在我國很多單位在檔案管理工作中存在不少的問題，尤其是怎樣更好的對檔案室資料進行有效的歸納利用這一問題。對此，本文就以此為例，從這一方面出發，詳細探究如何對基層檔案管理工作中的資料進行歸納管理，以此促進檔案管理工作的效能得到提升。希望本篇文章的寫作，可以給人們帶來相關有價值的參考。

關鍵詞：基層檔案管理;檔案室資料;歸納;利用

引言：

對檔案資料進行科學有效歸納利用，有利于人們日常工作效能的提升。隨著當前社會檔案資源的逐漸增多以及對檔案的頻繁使用，在檔案的利用方法上應該積極創新，傳統的檔案利用方法已經不再適應現代社會對檔案管理的需求，如果還是采用傳統的管理方式，那么將會在很大程度上影響工作效率，影響工作的正常開展。目前檔案管理現代化的重要性越發明顯，檔案管理工作的重心也從初級檔案的儲存和利用上升到“現代檔案管理”。所以說，在新形勢下對檔案資料進行有效的歸納、利用，是非常有必要的，下面將對此進行詳細分析。

一、增強檔案管理人員自身素質和業務素質，提高檔案意識

為了更好地實現對檔案資料的歸納和利用，建立專業的檔案隊伍也是非常有必要的，提高他們的業務素質和自身的綜合素質，養成良好的檔案管理意識。就以馮家鎮經管站農村產權制度改革工作為例，在這項工作中設計到大量的檔案文件資料，為了更有效的促進改革工作開展，對這些文件資料進行科學的管理是非常重要的。對此首先要做的就是要加強馮家鎮經營站檔案室管理人員的檔案教育培訓工作，提升他們的對檔案管理的專業水平和綜合素質。除了這些，為了更有效的提升檔案管理的質量，還要從他們的業務素質和知識這方面出發，促進管理人員實踐能力和政治素養的提高。另外，檔案管理工作必須要加強政治方面的學習，在思想道德素質和黨性培訓上重視起來，能夠自覺主動的服從黨和政府工作。明確對新時期檔案信息管理的認識，提高管理水平，積極創新探索，以此使用當前社會的不斷發展，以及在檔案信息上各方面的需求。同時還應該不斷完善在文件管理上的意識，同時建立完善的檔案法律制度，認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理領導人員也應該重視指導。讓每一個員工都清楚的認識到，檔案管理工作過程中，如果不能采取科學有效的方式正確對待科學和技術信息，其影響是非常大的，只有重視起來，增強檔案管理人員的自身素質和業務素質，提高他們在檔案管理方面的意識，只有這樣才能有效的對各項資料進行科學的歸納和利用[1]。

二、完善檔案管理體制，建立檔案綜合管理新模式

建立完善的檔案管理體制，實行檔案綜合管理新模式也是非常重要的，比如建立一個系統的收集，科學的使用該系統，首先就要轉變人們對檔案管理的觀念，堅持科學化、信息化、人本化的理念，打造檔案管理理念系統，通過這個系統來不斷完善文件管理人事檔案意識。同時還要實行檔案的動態管理，設置文件傳輸，歸檔登記管理，通過這種方式不僅可以在檔案管理工作中發現丟失或者損壞的檔案資料，還可以及時的進行修復，保證檔案管理資料的完整性。另外，因為在基層檔案管理中，它具有一定的獨特性，所以在工作中建立符合單位和部門實際情況的檔案管理模式是非常有必要的，例如信息集成管理。在這種管理模式下，檔案管理人員能夠全面的了解所有信息，可以對資料、檔案、圖書進行一體化的管理，是符合現代管理的新模式。在很大程度上節省了人力、物力，同時還能節約成本投入。除了這些，完善檔案管理體制，建立檔案綜合管理新模式，還應該從實際出發，還是以馮家鎮農村產權制度改革為例，對其進行科學的檔案管理工作，在管理體制和綜合管理模式的基礎上，還應該正確把握改革方向，做好充分準備。細心解讀上級政策文件，結合當地的實際情況實際制定《馮家鎮農村產權制度改革村（組）工作流程及操作規范》和改革工作時間安排表等工作指南。嚴格按照規范要求和制度程序進行，以此來規范各類檔案[2]。

三、多途徑收集文件資料、利用反饋信息加強檔案管理

在基層檔案管理工作中，除了上述兩個方法能夠有效的促進檔案資料的科學歸納和利用，多途徑收集文件資料，利用反饋信息加強檔案管理也是一種重要方式，人們對此也應該給予正確的認識，重視起來。對檔案資料進行科學的歸納和利用其最終的目的就是利用這些資源，發揮出它們潛在的社會和經濟效益，促進社會發展進步。所以，檔案管理人員在工作過程中應該積極的擴充文件信息資源的渠道和途徑，提高檔案管理工作的水平，開發和利用檔案信息，給人們提供更好的服務。這就要求檔案管理人員明確并了解檔案信息在其中發揮的作用。不斷提高檔案利用率，從源頭上保證檔案室的收藏資源。

四、實現新形勢下檔案管理的現代化和工作的規范化

實現新形勢下檔案管理工作的規范化和現代化也是有效促進基層檔案資料更好的歸納、利用的一種方式。現在檔案管理已經實現現代化，這種現代化不僅表現在設備的配置上，更多的還是管理理念和管理技術現代化上，因此更能夠更有效的保證檔案管理的規范化。不管是什么單位，檔案管理水平和模式規范化是檔案管理的前提和基礎。所以實現現代化和規范化是尤為重要的，首先其現代化，主要是現代管理計算機技術、設備等，還有人們先進的思想和專業的人才。而工作規范化也就是檔案工作的標準化，它主要是體現在檔案管理的分類規則、文件組織方式、文件編制、格式等各方面內容。只有將其兩者充分結合起來，才能真正符合并使用當前新時期檔案管理的各項需求，保證利用和歸納的科學性[3]。

五、結語

總之，在當前形勢下，基層檔案管理工作中，提高對檔案室資料的歸納和利用從來都不是簡單就能完成的，而是需要經過一段復雜的過程來進行，需要相關管理人員對此有正確的認識，給予足夠的重視，采取科學合理的方式來實行，只有這樣才能真正促進檔案資料的利用和歸納效能的提升。

參考文獻：

[1]徐海龍.基層檔案管理規范化路徑研究[J].農家參謀.2019（07）：270.

[2]侯麗娟.基層檔案管理工作中的問題分析與對策研究[J].人才資源開發.2016（22）：141.

[3]趙銳.基層檔案管理信息化建設途徑和策略分析[J].蘭臺世界.2018（11）：73-75.