高校基建檔案的收集管理和開發利用分析

劉洋

摘要：在新的發展階段，高校發展水平不斷地提高。目前，隨著高等教育的快速發展，為滿足人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承等需要，很多高校在新校區和老校區開展了大量基本項目建設，規模的擴大所對應的基建方案也在增加，如何提升基建檔案管理水平成為了高校重要研究方向。本文就高校基建檔案的收集管理和開發利用展開探討。

關鍵詞：高校基建檔案;資源利用;收集管理

引言

基建檔案涵蓋著高校的發展史。而優化高校基建檔案管理，有助于為后續查找記錄提供諸多便利之處。不過，高校基建檔案管理現狀并不樂觀。為此，高校有必要從服務效能視野下構建基建檔案管理體系，確保順利推進相關工作。

一、校基建檔案管理現狀

嚴格地講，檔案是一門應用學科，所以檔案的基本理論和管理理念自然是來源于社會實踐。以高校基建檔案為例，檔案資源、數據信息的產生，并非憑空出現，而是基于高校基建工程的發展建設實際。通俗點來理解，相關資源信息，尤其是具有后續利用和開發價值的資源信息，需要檔案管理人員積極主動收集、獲取并分類整理。如上所言，以本校新區為例。高校新區在建設過程中，自然是一個漫長的過程，從無到有、從小到大、從點到面。簡言之，由最初的幾十畝、幾百畝，擴建到最終的上千畝。總之，無論是教學樓還是學生公寓，無論是體育場、實驗室，還是校園綠化和廣場，再或者是食堂、圖書館、水電設施等。總的來講，均屬于學校的基建工程。在整個漫長的發展建設過程中，會產生諸多信息資源。這類信息資源，可以單純看作是一個校區的成長歷程，但現實中很多信息資源極具存儲價值、開發價值。正因如此，高校基建過程也是基建工程檔案信息的儲存和整理過程。然而，包括本校新校區在內，現實中很多高校基本建設檔案管理活動并不重視，相關活動開展也較為滯后。譬如，當需要重新查找已經竣工數年的校園內工程建筑的建設信息時，卻找不到與之匹配的檔案資料。不僅如此，基建檔案信息質量參差不齊也是常態，關鍵檔案信息缺失的情況更為普遍。

二、高校基建檔案管理模式及優化路徑

（一）堅持立檔與建設同步

高校基礎設施建設項目檔案的收集難、完整性等至關重要，也是難點。因此，要將基礎設施建設與立檔工作同步推進，從源頭上解決好高校基建檔案的收集、整理等難題。為此，高校基建部門或檔案管理部門應派專職檔案員作為基建項目指揮部成員，全程做好檔案管理工作，提前介入，根據基建情況，充分把握檔案預案工作，了解基建中各個環節的具體內容，確保基建檔案收集的準確性和完整性。

（二）加強基建檔案管理人員培訓，更新管理觀念，提高業務素質

基建檔案管理事關工程整體發展水平。基于此，高校需要重視基建檔案管理工作。尤其是要采取宣傳的方式，增強高校相關管理人員與基建部門管理人員基建檔案管理意識。作為優化檔案管理的基建部門工作人員，需要清楚自身工作職責，主動地從各大渠道學習檔案管理知識，開闊檔案管理視野。另外，基建部門管理人員有必要更新檔案管理觀念，創新檔案管理模式，并為剛來到檔案管理工作崗位的工作人員提供有效指導。與此同時，組織培訓活動，保證他們掌握檔案管理精髓。如參加國家檔案局、省級檔案局等培訓。培訓內容中不僅需要包括專業知識，也需要包括職業道德知識，確保他們全身心地投入工作之中。另外，高校管理者可以為檔案部門和基建部門構建溝通交流平臺，加強兩部門之間聯系。

（三）控制建設項目工程變更，相關材料及時歸檔

首先應從源頭控制變更，即在可行性研究、初步設計階段充分論證項目建設內容和投資概算，減少后續變更的可能性。過程中確有變更，應及時辦理洽商、確認，并加蓋工程變更確認章。相關支撐材料要及時歸檔，避免遺失或長期不確認導致遺忘，實時同步管理，為后期歸檔的完整性、系統性創造有利條件。

（四）優化路徑

首先，以人為本的工作理念。人才始終都是一切工作得以正常運轉、平穩過渡的關鍵點，也是一切創新和發展的基準點。故此，建議各高校在聘用制度上稍作改動，即轉變傳統模式下“單位所有”變為“社會所有”。通俗點來理解，就是聘用社會專業服務機構的人員，摒棄單位內部一人身兼數職的局面。無論是從安全性、保密性、真實性等各個角度來看，均很有必要。高校基建檔案管理不同于一般的企業文獻、單位文獻等管理，盡管不需要像人事管理那樣注重安全、保密程度，但同樣不可完全忽略。總之，需要牢牢記住，高校基建以及發展歷程，是圍繞著學校教育活動展開的，即圍繞著人的活動、生產實踐來推進。不僅如此，基建檔案管理環節同樣離不開專業人才。故此，圍繞著人的發展來開展生產建設活動。將制度人本化操作，建立完善的社會管理機構，才能真正保證進入到正確的發展軌道。其次，優化和調整管理方式。關于現存的問題和不足，從中可以了解到，在相關輔助建設層面相對滯后。所以，借鑒現代化的管理方式。在具體操作改進過程中，建議建立完善的業績跟蹤系統，直接將檔案管理人員與管理整體績效掛鉤，如此以來，可切實提升檔案的實用價值。因為在此情形下，無論是檔案管理人員還是關聯崗位管理人員，很大程度上均會越來越看重人事檔案的記錄內容。再者，加強對檔案工作人員的培訓。如上所述，一切工作開展的前提均是建立在“人的管理”體系之上。經濟社會的迅猛發展，檔案管理事業及形式的巨大改變，均是源于社會發展與創新的本質。故此，高校作為重要的事業單位，作為服務于社會的公共事業單位，理應跟隨時代發展步伐，而要想實現基建管理檔案的科學高效，就必須要培養一批集理論研究、學術探討、科技開發、業務熟練、職業操守于一體的管理人才。最后，加快信息化網絡化服務平臺的建設。正如開篇所言，檔案信息管理詳細記錄著基礎信息。對于其中的意義和存在的價值，前面也較為詳細闡釋，新時期，經濟在發展，社會在進步，在檔案管理和服務層面，理應當緊隨時代步伐。近年來檔案使用率不斷提升，最大的原因恰恰是社會的發展，從而迫切需要加快市場化運作和管理。正因如此，加快檔案信息管理模式的轉變很有必要，即由傳統人工管理過渡到集成信息與數字化平臺管理。

（五）做好檔案載體多樣化管理

近年來，隨著信息技術的快速發展，高校基建檔案的類別、載體均呈現出多樣化特點，既有業務類，也有文書類，還有聲像類和電子類等，基建檔案管理門類眾多。涉及檔案載體既有紙質，也有電子文件，檔案存儲形式有磁盤、光盤還有CAD制圖等等。因此，要加強基建檔案管理中的不同檔案載體保管要求和方式的研究，有針對性地做好檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，確保基建檔案管理的安全性、科學性和規范性。如圖片檔案應附有標注標題、拍攝時間、地點、拍攝人，將圖片資料、底片及相關說明一并移交，滿足圖片檔案管理要求。

結語

綜上所述，當前，高校基建檔案管理存在問題。基于此，高校要根據自身問題，創新發展基建檔案管理方法。加強培訓、加快檔案數字化和信息化的建設、健全檔案管理體系等屬于有效檔案管理事項，而高校可以選擇性借鑒這些管理要點。

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