事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案

武春華

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力的增強(qiáng)，我國科技水平得到了提升。在這一背景下，隨著事業(yè)單位的規(guī)模、數(shù)量增加，對(duì)于檔案管理工作有了新的需求。事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理的主要發(fā)展方向，能夠有效的滿足事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的需要。但是，在對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)了一些問題，事業(yè)單位必須要及時(shí)的解決出現(xiàn)的問題，使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)更加順利的開展。本篇文章簡要介紹了事業(yè)單位檔案管理信息化作用，分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并提出了解決方案，希望能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作提供支持。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);問題;解決方案

我國現(xiàn)代化趨勢(shì)越發(fā)明顯，檔案管理工作也隨著時(shí)代的發(fā)展而出現(xiàn)了一些變化，只有對(duì)于管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，才能減少在檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。我國事業(yè)單位檔案管理工作想要更加高效、優(yōu)質(zhì)的進(jìn)行，需要相關(guān)人員合理的運(yùn)用信息化技術(shù)來開展一系列的工作，使檔案數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)。運(yùn)用信息化技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，主要是指使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對(duì)于檔案進(jìn)行搜集、儲(chǔ)存、篩選等，提升檔案管理的效率，使檔案管理工作更加高效的開展。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化作用

（一）能夠使事業(yè)單位檔案管理工作更加高效的問題

加大力度進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，能夠用較短的時(shí)間對(duì)于檔案資料進(jìn)行整體，使檔案管理工作更加高效的開展。根據(jù)人們的分析發(fā)現(xiàn)，隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用得到普及，在進(jìn)行現(xiàn)實(shí)工作時(shí)，也需要有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支持，其能夠提高檔案管理工作的規(guī)范性，使其更加高效的進(jìn)行。和傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行比較，這一模式縮短了工作人員進(jìn)行工作的時(shí)間，降低了工作人員的工作負(fù)擔(dān)[1]。

（二）能夠使檔案整理水平得到提升

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要有準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)作為支持，開展檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠搜集到更加精準(zhǔn)的信息，確保檔案的真實(shí)性，使檔案管理能夠更加順利的進(jìn)行。特別是在對(duì)于事業(yè)單位的方案進(jìn)行管理時(shí)，必須要保障其是公正、客觀、如實(shí)記載的，非常的嚴(yán)謹(jǐn)，只有如此才能夠確保所整理的檔案不存在問題。

（三）能夠運(yùn)用多樣化的方式來對(duì)于檔案進(jìn)行存儲(chǔ)

在傳統(tǒng)模式下，對(duì)于檔案進(jìn)行存儲(chǔ)需要將紙質(zhì)檔案放置到檔案室中，如果檔案材料出現(xiàn)泄漏或者丟失，會(huì)對(duì)于事業(yè)單位造成一定的影響。隨著科技水平的提升，現(xiàn)代檔案管理可以運(yùn)用多樣化的方式進(jìn)行保存，能夠使用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)將電子檔案進(jìn)行保存、加密、備份，能夠有效的降低檔案丟失的概率，為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展提供支持[2]。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性

部分事業(yè)單位檔案管理工作人員并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)存在著一定的誤解。從通俗的角度來進(jìn)行分析，檔案管理信息化建設(shè)是指將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理之中，這也是檔案管理信息化建設(shè)的主要目的。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)人員也沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)為工作人員只要能夠完成檔案管理信息化建設(shè)，就沒有任何問題，沒有站在工作人員的角度換位思考，幫助工作人員降低工作負(fù)擔(dān)。

（二）檔案管理工作人員信息化素養(yǎng)比較低

因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的任務(wù)量比較大，檔案管理工作人員將大部分的時(shí)間和精力都用于檔案管理這一工作之中，對(duì)于信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)比較少，沒有足夠的能力運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作。這就導(dǎo)致檔案管理工作人員的信息化水平比較低。從某種角度來說，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[3]。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全方面存在問題

各個(gè)事業(yè)單位的檔案具有一定的保密性，在對(duì)于檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，需要通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)來開展相關(guān)工作，這很可能導(dǎo)致信息出現(xiàn)泄露。并且還有可能會(huì)被病毒以及黑客所威脅，這都不利于檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)解決方案

（一）組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其信息化水平

對(duì)于檔案管理人員而言，不僅要具備較高的思想道德水平和職業(yè)操守，還需要具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。事業(yè)單位的類型不同，所進(jìn)行的管理方式也存在著一定的差異，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作人員的要求也存在著一定的區(qū)別。為此，事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)自身的需求，對(duì)于檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其技術(shù)水平，使檔案管理工作更加高效的開展，為事業(yè)單位的發(fā)展提供支持。

（二）構(gòu)建檔案管理安全屏障

各個(gè)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)該構(gòu)建安全屏障來對(duì)于檔案進(jìn)行保護(hù)，避免由于使用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)而導(dǎo)致檔案信息丟失。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，關(guān)注屏障的構(gòu)建，使檔案處在安全的狀態(tài)下，為工作人員高效的進(jìn)行檔案管理工作提供支持。

（三）加大力度開展檔案管理信息化建設(shè)

加大力度開展檔案管理信息化建設(shè)，能夠使相關(guān)工作人員更加高效的對(duì)于檔案進(jìn)行搜集、匯總，并且提升檔案信息的準(zhǔn)確度。為此，檔案信息化建設(shè)是較為關(guān)鍵的，檔案管理工作人員必須要加大力度開展檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理工作人員的信息化能力有所提升[4]。

（四）對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行監(jiān)督

完善的監(jiān)督制度能夠使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃在法律允許的范圍下得到落實(shí)，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)效率。并且，開展監(jiān)督工作，能夠使檔案管理工作人員處在被監(jiān)督狀態(tài)下，更加積極主動(dòng)的投入到工作之中，發(fā)散思維進(jìn)行創(chuàng)新，提高自己，有效的保障了檔案資料的安全。事業(yè)單位要合理的運(yùn)用內(nèi)部和外部監(jiān)督，將兩者進(jìn)行補(bǔ)充、合作，及時(shí)的發(fā)展事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的失誤，及時(shí)的作出調(diào)整，這能夠較為有效的構(gòu)建一個(gè)專業(yè)化的檔案管理信息化系統(tǒng)，為事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展提供支持。

四、總結(jié)

根據(jù)上文來進(jìn)行分析，信息技術(shù)水平的提升能夠?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)提供有利條件，但是在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)很可能會(huì)出現(xiàn)一些問題，導(dǎo)致檔案管理工作達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)，在這一情況下，檔案管理工作人員應(yīng)該對(duì)于出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，有針對(duì)性的制定解決方案，使檔案管理信息化建設(shè)更加順利的進(jìn)行，為事業(yè)單位的工作提供支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]張偉城. 大數(shù)據(jù)時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（28）

[2]李倩. 淺探事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策[J]. 財(cái)經(jīng)界，2020（26）

[3]徐媛娟. 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化研究[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（29）

[4]楊婧. 關(guān)于事業(yè)單位財(cái)務(wù)智能化體系建設(shè)的思考[J]. 中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2020（09）

作者單位：山東省肥城市生態(tài)林業(yè)發(fā)展中心