探討辦公室業務管理結構優化的有效路徑

張利

摘要：近年來，伴隨著我國經濟的快速發展，很多企業以及事業單位都面臨著激烈的市場競爭問題，因此這些單位如果想要在激烈的市場競爭中穩固自身所具有的地位，那么就需要對于其內部的管理進行優化和完善，提高自身的管理效率，為單位管理工作打下一個良好的基礎。因此，優化完善辦公室的業務管理結構是非常重要的，同時也能夠切實的提高每一位工作人員的實際工作情況，解決其在工作中所出現的問題，更新辦公室管理理念，優化辦公室管理模式。進一步推進辦公室業務管理能夠取得一個良好的提升，推動事業單位取得長久發展與進步，在激烈的市場競爭中能夠具有一個良好的位置。

關鍵詞：辦公室業務管理;結構優化;有效路徑分析

一、辦公室業務管理結構中的常見問題分析：

（一）辦公室內部管理理念滯后：

辦公室是企事業單位中一個非常重要的執行部門，影響著整個單位的工作效能和工作質量。如今，一些企事業單位在開展辦公室管理工作之時，仍然存在著一些較為明顯的問題，首先就是存在著管理理念較為落后，對優化辦公室業務管理結構的認識不到位。很多企事業單位開展實際管理工作的時候，辦公室的管理工作者沒有樹立起創新意識，仍然采用以往的管理模式，嚴重阻礙了辦公室管理部門的發展。降低辦公室工作人員的工作積極性，同時也可能會阻礙同事之間友好關系的建立，極易與現如今發展起來的時代出現脫節現象，使得辦公室的管理工作不能夠在短時間內得到轉型，降低了辦公室管理工作開展的質量與效率。

（二）辦公室內部管理機制不夠健全完善：

辦公室部門的管理機制決定著企事業自身長久發展的質量和進度，因此在辦公室開展管理工作之時，必須擁有完善的管理機制，這樣才會對于辦公室工作人員的管理工作進行約束和規范，同時也能夠端正辦公室工作人員的工作態度，營造一個良好的管理工作氛圍，確保管理工作可以得以良好落實與實施，在其企事業中可以貫徹一個良好的管理目的，及時的落實管理工作。但是現如今我國有一些企事業單位，在開展辦公室管理工作的過程中，并沒有建立健全完善的管理機制，從而導致有很多的辦公室管理工作人員在實際開展工作的時候不能及時的落實管理工作，同時也沒有認識到工作的重要性，在開展工作的時候趨于表面化，并沒有將具體工作落實到實處。還有就是由于辦公室開展管理工作的機制沒有得以足夠的完善，導致企事業單位在發展運行的時候可能會有很多工作的疏忽以及漏洞，同時也使得很多的管理工作人員無法保證自身工作的規范性與合理性。久而久之使得企事業單位的工作氛圍得不到良好的創造，從而可能會影響企事業自身運行效率與發展質量。

（三）精細化管理工作不夠細致：

辦公室工作在事業單位發展中起著較為重要的作用，因此其采用的管理方式應采用精細化管理方式，避免出現一些問題。但是仍然有一些是單位中的辦公室工作，存在著一些粗放型管理方式，在做很多工作上都沒有實行精細化的管理方式，有一些領導就是簡單的發號施令，然后辦公室中的人員充當“傳話筒”的作用，并沒有真正發揮出辦公室人員應該盡的責任。還有就是，有一些辦公室人員在做服務領導工作之時，其參謀作用發揮不夠，自身工作做的不夠細致，在服務基層、服務員工方面考慮的不周到，有很多有關于員工工作以及生活方面的問題都沒有考慮到，致使最終工作做得不到位，影響領導的決策方案制定。

二、辦公室業務管理結構優化的有效路徑分析：

（一）更新單位內部管理理念：

我國市場經濟不斷發展和改革創新步伐加快的新形勢，企事業單位內部的辦公室管理工作及時跟上時代的發展浪潮，及時的創新與改革，滿足現當今社會經濟時代發展的改革創新要求。更新辦公室工作人員自身的管理理念，養成適應新時代新形勢的管理思維，優化辦公室內部的管理結構和管理體系，從而更好的做好辦公室管理工作。此外，企事業單位也要把辦公室管理工作納入長久發展之計的范圍，從人員、經費、時間上給予足夠的支持，調動工作人員的工作積極性，從而不斷促進辦公室管理工作，能夠得以良好的發展與運行。

（二）完善健全管理制度。

一是針對企事業單位在開展辦公室管理工作的過程存在的制度不健全的薄弱環節，進一步健全管理制度體系，完善辦公運轉機制，使辦公室工作更趨科學化、規范性。二是強化對辦公室工作人員的行為約束，使得每一位工作人員都能夠明確自身的工作職責，在開展日常業務管理中有所為有所不為。三是結合自身發展的實際需求，學習借鑒先進單位的辦公室管理制度和管理經驗，通過實地考察、交流，取人之長補己之短，保證辦公室管理工作不斷邁上新臺階。

（三）倡導精細化管理制度：

一是強化辦公室的管理制度，由于辦公室工作無小事，主要是圍繞辦公室日常業務開展的關鍵環節，進一步分立健全工作流程，實現全程可預見、可控制、無縫隙、無空檔的精細化管理。二是確立以人為本的管理觀念。千方百計使辦公室日常工作盡可能貼近單位員工的實際生活和工作需求，讓員工們感受到親切感，凸顯出人性化的管理理念。三是堅持自我改進。本著精益求精的原則，對辦公室精細化管理過程中出現的不足，第一時間查找原因，剖析根源，及時加以改進，在自我提升中樹立辦公室“創新高效、優質服務”的窗口形象。

結束語

綜上所述，辦公室是單位中一個重要的組成部分，則辦公室工作人員是每一個事業單位開展行政工作的直接載體，在企事業運行各項事務中都具有著非常重要的作用。所以在辦公室開展管理工作的優化路徑分析具有非常重要的意義與價值，也能夠給予新時代下的企事業管理者對于辦公室管理工作能夠高度重視，并結合其所出現的問題，科學有效的拓展出管理工作的路徑。采用一些新穎的管理方法，從而做到在激烈的市場競爭中立于不敗之地，創設辦公室內良好的管理工作氛圍，全方位的提高辦公室管理工作的質量，推進事業單位現代化進程的發展。

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作者單位：山東省農藥科學研究院