提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

岳玉輝

摘要：隨著科技的迅速發展，互聯網時代已經到來，而檔案的管理作為我國事業單位信息建設的重要部分，將互聯網的有利影響引入其中是非常必要的，檔案管理的信息化不僅可以一定程度地提升事業單位的服務效率，也能使其跟上社會發展步伐，與時俱進。總之，事業單位檔案管理的信息化建設已經是一個不可抵擋的趨勢。本文主要就兩個方面來探討，一個是當前檔案管理所面臨的主要問題，另一個是針對這些問題所提出的解決辦法，希望對相關人員有所幫助。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

檔案作為一項對社會的記錄，同時也記載著事業單位的重要信息，對于社會或者事業單位都有著重要的價值。對于社會而言，它記錄著豐富的社會常態，從人民群眾的日常生活到國家制定的政策制度，可以說涵蓋了社會的方方面面;對于事業單位，對檔案的管理有方直接影響了事業單位的辦事效率。隨著社會的快速發展和互聯網的普及，事業單位的檔案信息越來越多，對于檔案管理的要求也日益提高，而互聯網在檔案管理上的應用可以增強事業單位的信息化建設，對于檔案管理建設具有積極意義。

一、當前事業單位檔案管理的問題

（一）缺乏專業管理人才

對于檔案管理工作的質量而言，管理人員的素質、能力是至關重要的，只有好的管理人員團隊，才會做出好的檔案管理工作。然而，現今的事業單位中，大多數負責檔案管理的人員并沒有相應的專業知識，很多工作人員在校學習專業和檔案管理工作并無聯系，不僅如此，在負責文件管理這個崗位上，有很多工作人員的都是年齡比較大的，除了缺乏專業知識和相關技能，面對檔案管理的信息化建設，更加力不從心，難以適應檔案管理向現代化過渡的工作環境。此外，許多檔案管理工作人員對于這份工作并沒有很大的熱情，只是按部就班地完成工作，這種怠惰的工作態度嚴重降低了我國事業單位檔案管理的效率。

（二）缺乏對檔案管理的重視

隨著市場經濟的繁榮發展，社會對于人才全方面能力的培養越來越重視，人才發展的多元化，滿足了市場對各個專業人才的需求，然而在文件、檔案管理方面，并沒有跟上社會迅速發展的步伐，現代技術的日新月異、人才自身的潛能發展，這一切都與管理發展的滯后形成鮮明對比，管理機制的失調一定程度上也給社會經濟發展帶來了不利影響，這是社會、相關機構對文件管理機制的疏漏。另一方面，很多事業單位對檔案管理這個工作也不夠重視，領導們認為給單位招進先進人才是重點，而檔案管理并不會對事業單位的發展有太大的影響，所以在檔案管理制度的制定或者監督上，很多領導都敷衍了事甚至置之不理。但實際上，檔案不管對社會還是對于事業單位的發展，都有重要的積極意義，不僅和事業單位的每個人都有關，甚至和國家的經濟都會有間接或直接的聯系[1]。

二、多方面發展檔案管理信息化

（一）建立健全檔案管理

檔案管理從傳統的紙質管理到信息化管理，將檔案從實體化變得信息虛擬化，方便了對檔案信息的查閱、利用及共享。想要將信息化更有效地落實到檔案管理中，首先要將檔案信息以同一個標準、準確無誤地錄入、上傳，這樣才可以實現共享。所以，相關事業單位在進行檔案管理時，要嚴格按照國家制定的管理標準，并依據本單位的發展特點，建設適合自身的檔案管理標準。主要做到以下兩個方面：按照國家統一的檔案記錄格式、方式來錄入，以防檢索結果不準確，錯誤讀取數據;要規范統一檔案管理數據庫的文檔格式，信息檔案與相應的紙質檔案要一致。

（二）完善檔案管理服務設備

對檔案的信息化管理是借助相應的計算機系統和通信設備來完成的，所以能夠承載、儲存、使用、傳輸這些檔案的設備正常與否以及工作效率是直接和檔案管理的工作質量掛鉤的。相關事業單位要配備和采購檔案信息化管理所需要的相關設備，比如計算機、打印機、掃描儀等等，并且定期地對這些設備進行全方面地檢查和維護，以保證檔案信息化的正常管理。此外，對于除了硬件設備的準備，事業單位工作人員要對軟硬件是否兼容，以及系統的更新和維護，有一定的了解。只有這樣，才會為檔案信息化管理做好基礎準備，從而促進管理信息化建設[2]。

（三）加強檔案管理的安全建設

在網絡時代，雖然互聯網為人類提供了許多的便利，然而信息安全也成為了我們使用過程中的一個隱患。在檔案管理系統中，因為檔案記載信息的特殊性和真實性，一旦泄露將會帶來不可估計的后果，所以更要加強安全建設。針對檔案信息的安全管理要做到以下幾點：最基礎也是非常重要的，管理人員要對檔案做好加密設置、身份識別等，依據不同重要程度的檔案做不同程度的加密，最大程度地保護檔案安全;相關工作人員要及時、經常地網上巡邏，防止系統被入侵、惡意破壞等行為對檔案信息構成威脅;在信息檔案儲存室，配置相應的安全設施，比如滅火器、警報器、監控等。

（四）發展檔案管理員的能力和素養

目前檔案信息化建設還處于初級階段，很多管理人員還習慣于傳統的檔案管理模式，對于將檔案信息化的建設不甚熟悉，所以在新的趨勢下，檔案管理工作人員不僅需要具備檔案管理相關技能和知識，還需要對計算機操作、信息化管理有一定的了解。所以，一方面，事業單位可以組織一些相關技能的培訓，來提升管理人員對計算機、信息化等方面的知識，另一方面，檔案管理工作人員也要自覺地學習、跟上社會發展步伐，以良好的心態面對挑戰。

三、結束語

如今互聯網已經是社會發展的總體趨勢，漸漸深入到社會各個層面，在這一趨勢下，檔案管理模式也應該與時俱進，促進檔案管理的信息化建設，只有這樣，才可以解決當前檔案管理的諸多問題，促進管理效率提升的同時，完善我國的事業單位檔案管理建設。當前我國事業單位檔案的日益增多，然而相關的管理人員和管理制度并沒有隨之得到很大的改善，可以說還存在著諸多問題，所以提升事業單位的檔案管理水平，是當前我國事業單位面臨的一個亟待解決的問題。

參考文獻：

[1]闞澤微.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].科學技術創新，2017（6）：193-193.

[2]梁穎.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].絲路視野，2017（18）：167-167.