檔案館員的素質與檔案管理探討

張建榮

（廣靈縣住房和城鄉建設管理局，山西 廣靈 037500）

一、引言

檔案館員是檔案工作的維護協調的工作人員，其素質能力的高低在一定程度上對于檔案管理開展起著關鍵性作用。檔案館員在新的形勢下要與時俱進，加強自身職業道德以及知識水平，不斷加強自身的綜合素質能力，還應該在平時工作中注重檔案管理工作模式的改進和探索，運用科學的工作方法，不斷提高工作質量和效率，促使檔案管理工作朝著規范化、標準化、智能化、高效化的方向發展，真正滿足現實社會的需求。

二、新形勢下對檔案館員的素質要求

（一）良好的職業道德

檔案管理是一項比較特殊的工作，對整個單位的業務和發展有著很大的影響，所以對于檔案館員的思想政治素質和保密性有著嚴格的要求，這是作為一名合格檔案館員應該具備的基本職業道德。檔案館員要具備愛崗敬業的職業操守，對待工作內容有加強的保密觀念，將單位整體利益放在首位，嚴格貫徹落實國家提出的相關方針政策，確保檔案管理工作能夠規范化開展[1]。檔案館員要強化自身的法治觀念，具有很強的法律意識，對于檔案工作相關的法律法規和行業規范都要熟知理解，針對那些保密等級較高的資料更要嚴密保管，以防外泄損害整體利益。檔案管理工作比較繁雜，對于館員的工作態度有著較高要求，必須要做好嚴謹細致，一絲不茍，不斷提高工作的技術性和科學性，提高工作效率。

（二）熱情周到的服務意識

檔案管理的一個目標就是能更對檔案信息的良好使用，所以檔案館員應該具有服務意識，通過對資料信息的整合歸檔，能夠為調取運用提供方便，為整個單位的未來發展提供有價值的參考。檔案館員要充分認識到檔案工作的重要地位，要樹立強烈的責任意識，具有實事求是的態度，忠于職守，為他人提供熱情周到的服務，嚴格遵守《檔案使用管理制度》《檔案借閱制度》等相關制度的要求，具有無私奉獻的精神，扎實做好本職工作，真正為單位的發展進步貢獻出自己的一分力量。

（三）精湛的業務能力

檔案管理工作具有較強的專業性，所以檔案館員應該具備精湛的業務能力，在檔案管理方面不斷學習研究，樹立學習意識，不斷提高自身的專業水平，這樣才能解決工作中出現的新問題，滿足新時期不斷變化發展的工作需要。首先，檔案管理具有豐富的專業文化知識，提高業務技能。檔案管理工作涉及多個領域，在政治、經濟、科學、文化等方面都會關注，所以檔案館員要注重多方面知識的學習，優化自身的知識結構體系。在實際工作中，要重點鍛煉提升發現問題和解決問題的能力，面對突發事件的分析處理能力，要具備獨立工作的嫻熟的業務技能[2]；其次，要具備信息技術和計算機應用能力。當今是個網絡信息化時代，傳統的手工紙質化檔案管理模式已經不足以處理目前海量的信息資料，檔案館員要及時更新工作手段，借助計算機、掃描儀等設備更為高效地做好檔案收集、整理、存儲和檢索調取等工作，再就是要注重網絡安全的保護，避免受到木馬病毒的侵害，確保檔案的安全和秘密。最后，還要具有部門間的協調溝通能力。檔案管理工作會與單位內部中的幾乎所有部門都會產生關聯，需要各部門的配合，才能搜集獲取所需要的數據資料信息，所以檔案管員就應該做好部門之間的溝通協調，與相關人員處理好工作關系，爭取獲得他人的配合和支持，才能順利地高質量地完成檔案工作。

（四）勇于探索的創新精神

當今是個不斷變化發展的新時代，科學技術日新月異，社會經濟形勢變化多端，傳統落后的思想觀念不能適應當今的發展趨勢，所以檔案館員必須要做到與時俱進，具有勇于探索的創新精神，在工作中敢于打破常規，開拓進取，努力開創檔案管理的新局面。檔案工作要發展，就要轉變觀念。要把檔案工作以保管為主轉變為以開發利用為主；把要我服務轉變為我要服務；把被動服務變為主動服務；把滯后服務變為超前服務。實現這些轉變，就要求檔案專業人員在繼續做好檔案基礎工作的同時，要從服務手段、服務領域上下工夫，積極開展編研工作，多層次、多角度、多渠道、全方位地提供檔案利用。

三、加強檔案管理工作的有效措施

（一）以人為本，完善檔案管理制度

任何工作的開展都離不開制度的規范，檔案管理工作非常重要，需要堅持依法治檔，做好制度化建設。除了要以《中華人民共和國檔案法》等相關法律為指導外，單位內部也應該建立科學完善的檔案管理制度，完善工作流程，明確檔案館員權責，將其作為一項關鍵性的工作來對待。檔案管理工作要以“人”為中心，把組織成員個人需求與自我實現和組織協調發展作為管理的核心，創造一種學習型的組織氛圍，促進組織成員個人發展與組織發展相結合，從而形成組織成員個人的自我實現和組織檔案管理工作的創新發展[3]。只有堅持以人為本，才能發揮出檔案管理的巨大功能，才能將檔案管理與單位整體發展融合在一起，在全體成員的共同關注和努力下，確保檔案管理工作始終受到高度關注，保障該工作能夠順利有效地推進實施。

（二）嚴格規范文件的制發，確保原始憑證質量

檔案是文件中得到的，所以必須要重視文件這個重要來源，對于文件的制法都應該進行嚴格規范，確保其標準化和高質量，不要出現錯誤的問題，也只有確保這些原始憑證的準確性和真實性，才能為檔案管理工作奠定良好的基礎[4]。為了加強檔案管理工作，確保檔案的實體質量，對于文件的格式必須要做到規范化，為以后的分類歸檔工作提供更多的方便，文件中的各個要素都應該完整，文件內容也要完整，字跡清晰，保證能夠長時間的保存。對于文件用紙也應該做到規范，比如有的文件必須要用A4紙，這樣的統一化標準也能為整理工作提供便利。

（三）優化紙質檔案立卷，科學管理電子檔案

紙質檔案是檔案管理中重要組成部分，對于一些信息來說，紙質檔案具有不可替代的性質，這是唯一的真實的原始憑證，資料更具隱私性，與電子檔案相比存在一些特殊的優勢。因此，必須要注重優化紙質檔案立卷工作，特別是對于立卷方法和裝訂質量兩大問題要進行重點分析解決，從而確保紙質檔案的規范化和高質量[5]。在當今網絡信息化時代，電子檔案已經成為一部分重要力量，很多煩瑣文件都可以借助計算機高效地進行整理歸檔。但在這個過程中需要注意的是，電子文件的傳輸和使用應該暢通，做好相關技術處理工作，通過防火墻及防護軟件來確保計算機安全，提高文件的可靠性和保密性。紙質檔案和電子檔案在檔案管理中往往都是不可缺少的，必須要對這兩種形式的檔案資料進行全面管理，發揮各自的優勢，確保最終的檔案管理工作能夠全面增強。

（四）加大投入力度，完善配置基礎設備

現階段的檔案管理工作內容已經不斷擴展，除了以往的裝訂、抄寫、收發等工作外，面對海量的信息還要做好電子檔案管理等方面的工作，建立檔案資料庫，才能符合實際工作的要求。為此，相關單位領導就應該對檔案部門工作提供必要的支持，要加大資金投入力度，購入打印機、掃描儀、電腦等辦公設備，做好相關的維護和更新工作，適當提高檔案管理工作人員的工資待遇，營造良好的工作環境，這都可以促使他們在工作中付出更大的熱情，扎實地做好本職工作，確保檔案管理的高水平，為整個單位的發展提供良好保障。

四、結語

綜上所述，檔案管理對于一個單位來說是個不可忽視的重要工作，新時期更應該深刻認識到檔案管理的重要意義，對這項工作的開展付出更多的努力，檔案館員要不斷提高自身的綜合素質能力，在思想和專業技能上進行學習提升，再就是還要探索實施有效的措施不斷加強檔案管理工作，確保檔案信息的質量，真正體現出檔案資料的重要價值。