淺談如何有效開展鄉鎮檔案工作

劉開明

【摘 ? ?要】鄉鎮是我國最基層的政府機構，鄉鎮檔案具有非常重要的作用。目前鄉鎮檔案管理存在人員變動頻繁、實體檔案保管條件不好、檔案資源缺乏有效的統一管理等問題。面對鄉鎮檔案目前的管理現狀，筆者認為要從以下幾方面進行轉變，一是建立穩定專業的檔案人員管理團隊，二是做好實體檔案的收管用等基礎工作，三是借助信息化實現檔案資源的充分利用。

【關鍵詞】鄉鎮檔案 ?檔案管理 ?檔案資源信息化

中圖分類號：G4 ? ? 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2020.13.104

做好鄉鎮檔案工作，對促進鄉鎮、農村經濟發展，改進居民生活質量，維護社會和平穩定，實現可持續發展有著重要的意義。由此可見，鄉鎮檔案的管理有著重要的歷史意義。只有充分認識到鄉鎮檔案的重要性，才能重視工作中存在的問題，從而不斷改進工作方法，提高工作質量，讓檔案更好地服務于黨政決策，更好地服務于民生，更好地服務于社會發展。

一、建立穩定專業的檔案人員管理團隊

檔案人員是檔案工作開展的基礎，鄉鎮檔案工作是一項專業性非常強的業務工作，需要專業的人員來完成這項工作。尤其在網絡時代，更需要建立穩定專業的檔案管理團隊，不斷提升他們的業務素質和綜合能力。

一是建立起檔案工作人員小組。鑒于鄉鎮工作的實際情況，要選擇合適的人員來從事鄉鎮檔案管理工作，建立起一個由鄉鎮的主要領導、鄉鎮部門工作人員及責任到人的檔案管理人員組成的檔案工作人員小組，并讓這支檔案隊伍保持穩定。分管檔案工作的領導人，要實時全面掌握這些人員的具體情況，針對工作任務和人員特點分配工作，不斷優化檔案工作環境，適當提高檔案人員的福利待遇，對認真負責、做出成績的人員予以重用，不斷激發小組成員的工作熱情。保持這個小組內人員權責分明，運轉高效，響應快速。

二是提高鄉鎮工作人員的檔案意識，尤其是鄉鎮政府的主要領導人的檔案意識。領導重視檔案工作，具體體現在年初鄉鎮黨委會議或班子會議中將檔案工作納入年度工作計劃中，年初將檔案有關的人、財、物安排起來，具體包括明確檔案人員及規劃檔案工作人員的個人進步及業務提升、檔案庫房的使用及確保檔案經費納入財政計劃。要提高全體人員的檔案意識，每年可以請專業的檔案業務指導專家來給鄉鎮工作人員進行檔案業務課程的講授，多場合宣傳檔案工作。

三是要求各部門密切配合檔案工作。檔案工作并不是檔案員關起門來就能將本鎮的檔案工作做好的，而是需要相關部門很好地配合，比如檔案工作的收集工作，這也是檔案工作的基礎。在鄉鎮全體工作人員參加的會議上明確檔案工作需要其他部門配合的部分，如歸檔、檔案利用等方面。積極配合上級檔案主管部門工作，積極參加各項檔案業務培訓，使檔案人員每年能把握上級檔案主管部門舉辦的現場及線上學習檔案知識的機會，不僅能學習專業知識，還能增加鄉鎮檔案工作人員與同行之間的溝通和交流。

二、做好實體檔案的收、管、用等基礎工作

一是遇到不懂的多請檔案行政機構指導工作。有的鄉鎮對檔案行政管理部門來說，可能比較偏遠，但檔案行政管理機構還是應該多對鄉鎮檔案工作進行指導，尤其是鄉鎮檔案工作做得不好的地方，更應該從最基本的工作開始指導，比如檔案的收集范圍、如何對已經有的文件進行歸檔整理、如何規范地進行檔案保管等一系列具體的操作，并將收集范圍等形成文件，為以后檔案工作開展作行動指南。努力讓鄉鎮檔案管理工作發展更加制度化、規范化和標準化。

二是做好紙質檔案的收集整理工作。紙質檔案的收集是檔案利用及檔案資源信息化建立資源庫的起點，就目前情況來看，紙質檔案的收集整理情況不太樂觀，沒有做到應收盡收，需要進一步加大檔案的收集力度，提高所有工作人員的檔案意識和檔案工作者的業務能力及業務水平。《鄉鎮機關檔案工作目標管理辦法》是各鄉鎮開展鄉鎮檔案工作的指導依據，各鄉鎮應根據自己的實際情況，確定本鄉鎮的檔案管理目標，制定切實可行的實施方案，通過統一領導，不斷提升鄉鎮檔案管理工作成效。

三、借助信息化實現檔案資源的充分利用

目前學術方面有很多關于鄉鎮檔案信息化的文章，很多仍然是理論的探討或者在比較寬泛的層面談鄉鎮檔案信息化[1]，但從實踐層面來說，除了經濟特別發達的地區，鄉鎮檔案數字化仍處于未起步狀態。

一是鄉鎮利用縣級綜合檔案館檔案管理平臺進行檔案數字化。從實際情況來看，作為鄉鎮一級的政府，一般情況下很難獨立購買檔案管理信息系統并進行檔案數字化及后續的維護等，檔案信息化的資金很難保證。購買或者開發檔案信息系統，檔案人才、資金等方面考慮都難現實。筆者認為，鄉鎮檔案信息化的工作，應該從全國、全省一盤棋的角度考慮，創建省、市、縣統一籌備的檔案管理平臺，以政務網為網絡基礎，鄉鎮檔案室作為一個獨立的立檔單位直接使用這個檔案管理平臺。這樣縣級綜合檔案館可以直接將鄉鎮檔案信息化成果直接接收進館，而已經移交進館的檔案數字化之后，鄉鎮檔案室也可以通過平臺直接利用成果。人員通過全縣統一的平臺培訓之后也能熟練使用檔案信息系統。這樣更能充分利用鄉鎮一級的檔案資源，提高鄉鎮檔案工作效率，充分發揮檔案資源應有的作用。

二是保證檔案工作的資金投入，促進鄉鎮檔案信息化工作。資金投入不足會引起很多問題，影響檔案的安全保存和長遠發展，也影響檔案工作的正常開展。將檔案工作支出納入鄉鎮財政預算，能保證檔案工作正常開展，有充足的資金。資金使用一方面是保證實體檔案的安全保存，實體檔案保存的條件包括合適的檔案保管庫房、裝具、“八防”需要的相關硬件設備等。另一方面是將鄉鎮檔案信息化的經費。在信息化方面，要購置計算機、掃描儀、打印機、藍光光盤等硬件設備。利用信息技術，讓檔案管理和利用更方便快捷，充分發揮檔案的作用。

總而言之，要想充分發揮鄉鎮檔案的作用需要鄉鎮檔案領導、檔案人員、檔案行政主管多方努力。

參考文獻

[1]何曉軍.鄉鎮檔案館管理平臺建設研究[J].浙江檔案，2018（4）.