以信息化技術提高檔案管理應用價值

楊曉麗

摘要：隨著信息化技術的不斷發展，信息化檔案管理已經成為檔案管理事業發展的支柱力量，而檔案管理職能也已過度到了檔案服務之上。檔案管理的信息化轉型實現了檔案從被動管理到主動管理的路徑，提升技術檔案等有價值信息的利用水平和效率，是信息時代對技術檔案管理的必然要求，其應用價值也顯而易見。

關鍵詞：信息化技術;檔案管理;應用價值

信息化技術具有容量大、多樣性、速度快、真實性四個特征，每個特征都是檔案管理工作的必需點，尤其是對于現代化檔案管理工作而言。檔案管理具有工作量巨大、涵蓋多個方位的特性，而涵蓋的方位又決定了管理工作的多樣性，因此容量大、多樣性是現代化檔案管理工作的常態。另外，速度快與真實性與現代化檔案管理工作相輔相成，速度快主要以檔案檢索與入檔及提取為主，真實性則是檔案管理的有效性，每一點對于現代化檔案管理而言都是所需要的。因此基于大數據背景下的現代化檔案管理工作的推進即使現實的必然需求合適衛監工作改革的現實需要。

一、信息化快速錄入功能

傳統檔案管理中，僅僅是將檔案進行管理，但是在現代這個信息化快速發展的時期，單純的管理檔案已經沒有辦法滿足各單位對檔案管理的需求，人們所需要的檔案資料可利用性和便捷性越來越高。在這種大背景之下，各單位一定要結合自身情況，改變以往檔案管理的思想，建立新的檔案服務理念，通過信息化的手段，為使用檔案的人提供更加豐富完善的檔案，提供優質的檔案資料服務，設立電子檔案的時候注重分類的設置，方便檔案管理快速錄入功能。

信息化快速錄入功能能夠極大的擺脫檔案入檔的時間與空間限制，信息化快速錄入功能可利用相關技術手段設置兩個終端，其一是PC端，其二是手機客戶端，PC端主要面向檔案管理工作負責人，手機客戶端主要面向檔案使用者，手機客戶端方面可根據相關工作條例設置工作人員客戶端和普通人員客戶端兩個登錄入口，工作人員客戶端主要利用手機方便相關檔案入檔、提檔等，普通人員客戶端主要面向檔案信息查詢等，而每個登錄入口必須要設置指紋登錄和面孔登錄，以防止相關信息的丟失或被盜，信息化快速錄入功能是檔案管理工作的重要突破口，也是最主要的管理內容之一。

二、信息化快捷查詢功能

在信息化時代，人們開始提高對檔案資料的要求，和以前的紙質檔案相比較，更喜歡電子檔案，機關事業單位想要提高管理檔案的效率和質量，實現檔案的多樣化，就要從被動管理向主動管理轉變。在管理檔案的過程中，檔案資料更新以后，就要主動在系統中進行展示，這樣就可以給查閱者帶來方便。同時還要注意延伸服務，讓人們在任何時候都可以進行檔案資料查詢和使用，提升資料管理的快捷性。

信息化快捷查詢功能是檔案管理工作的重要點之一，各單位檔案管理是記錄個單位工作過程與相關信息資料的重要文件，其中包括數據、發票、文件等紙質檔案，也包括錄音、視頻等電子檔案，相關工作也需要兩者的配合，操作起來較難。信息應用可對相關檔案進行采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期管理，同時也會實現與其他部門與單位的無縫銜接，從而保障檔案管理的傳播和利用。信息化查詢功能效率的提升能夠極大的簡化相關工作流程，對于各級單位檔案管理工作方面能夠減少不必要的人力、財力、物力，對于構建高效能檔案管理工作而言具有重要意義。

三、可視化調閱功能應用

可視化調閱功能主要針對檔案管理部門能夠精準定位檔案位置基礎上，可利用相關技術對檔案室進行可視化管理。檔案館可視化系統基于搭建的檔案館的庫房、密集架、檔案盒、庫房設備等逐級可視的三維場景，集成檔案管理、視頻監控、門禁管理、溫濕度管理等系統數據，打造智能可視的數字檔案館。不但實現了館藏資料的有序、安全、完整及快速識別、精確定位;資料管理更加智能化、規范化、可視化，切實提升了資料管理水平與管理效率;還實現了館藏庫房更加安全有效，安防系統更加健全可視，提升了管理水平，讓檔案館更好地服務于社會。

可視化檔案管理調閱功能具有視頻監控系統、環境監控系統、門禁管理系統和檔案管理系統四點，其中視頻監控系統主要針對檔案室安全管理方面，對于重要檔案的入檔及提取進行實時監控，保障重要檔案的機密性;環境監控系統則是針對檔案室的安全環境進行實施監控，環境監控系統包括防火子系統、防水子系統、防電子系統能幾個子系統;門禁管理系統主要杜絕除工作人員外他人惡意進出檔案室的行為;檔案管理系統主要對相關檔案的精準化管理，如個人檔案、單位檔案、一級機密檔案、二級機密檔案等。

四、智能化借閱規劃應用

檔案管理智能化借閱規劃應用可分為自定義創建檔案管理分類框架、檔案取卷管理、檔案自定義、檔案拆卷管理、檔案掃描管理等五個部分。其中自定義創建檔案管理分類框架主要以根據現實需求，實現檔案管理的精準化分類;檔案取卷管理為準確記錄所取案卷的物理存放位置。依次拿取，做到不丟卷，確保案卷完整;檔案自定義為確定檔案的最底層分類的相關屬性;檔案拆卷管理為需保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確;檔案掃描管理為已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統。

總之，實現檔案管理的信息化發展是新時代發展的基本要求，相關工作人員應當立足于自身工作實際，依據黨和國家先進理論思想不斷創新工作思路，采取更有效的信息化管理措施，讓新時代的檔案管理更具有實效性。

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新疆木壘縣人力資源和社會保障局