淺談企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平優(yōu)化策略

艾鵬飛

國(guó)有企業(yè)辦公室是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中不可或缺的管理部門之一，而辦公室文秘人員則主要負(fù)責(zé)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)文件的登記工作、傳閱工作、催辦工作、分發(fā)工作、分類以及歸檔的相關(guān)工作，同時(shí)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門做好企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的相關(guān)工作。由于文秘人員工作效率的高低對(duì)于企業(yè)辦公室工作效率的高低有著決定性的影響。因此，現(xiàn)代企業(yè)的辦公室文秘人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，提高自身的工作能力和水平，才能確保辦公室管理工作的高效開展。

一、企業(yè)辦公室文秘工作的原則和重點(diǎn)

文秘工作質(zhì)量的提升是確保企業(yè)辦公室管理工作順利開展的關(guān)鍵。首先，辦公室文秘人員必須充分發(fā)揮其在服務(wù)保障、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)以及承上啟下等各方面的職能作用，嚴(yán)格的按照企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理制度和規(guī)范的要求，及時(shí)向企業(yè)管理層匯報(bào)工作的細(xì)節(jié)，做好企業(yè)向下傳達(dá)企業(yè)管理層決策的相關(guān)工作，以便于及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。其次，有效提升辦公室文秘工作人員的綜合素質(zhì)和能力。國(guó)有企業(yè)必須嚴(yán)格的按照嚴(yán)格審核、急件急辦的原則和要求，提高相關(guān)文件運(yùn)轉(zhuǎn)和處理工作的效率，同時(shí)將文件傳達(dá)貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，才能在體現(xiàn)出文件傳達(dá)權(quán)威性與嚴(yán)肅性的基礎(chǔ)上，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的安全有序進(jìn)行提供全方位的服務(wù)。再次，提高辦公室文秘工作人員的預(yù)見(jiàn)性。文秘工作人員必須在開展文秘工作時(shí)，切實(shí)做到未雨綢繆。才能在體現(xiàn)出自身工作全、密、實(shí)、早等超前性和預(yù)見(jiàn)性特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，調(diào)動(dòng)辦公室文秘工作人員工作的積極性和主動(dòng)性，促進(jìn)辦公室文秘工作效率的全面提升。最后，強(qiáng)化辦公室文秘工作的督查督辦職能，確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策的有效落實(shí)。辦公室文秘工作人員必須嚴(yán)格做好重要工作以及領(lǐng)導(dǎo)批示工作督辦的力度，充分發(fā)揚(yáng)文秘工作人員釘釘子的精神，制定完善的辦公室文秘管理工作機(jī)制，確保各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的有序開展。

二、企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平優(yōu)化策略

（一）增強(qiáng)文秘人員的責(zé)任心。企業(yè)辦公室文秘工作人員不僅要樹立積極向上工作態(tài)度和為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的思量和理念，將輔助企業(yè)管理層制定和實(shí)施企業(yè)發(fā)展決策作為職業(yè)本能，同時(shí)牢記自己的工作使命，推動(dòng)企業(yè)的不斷發(fā)展。文秘人員作為企業(yè)管理者日常工作中不可或缺的得力助手，更是企業(yè)內(nèi)部各部門信息傳達(dá)的重要環(huán)節(jié)，必須積極的協(xié)助企業(yè)管理層做好企業(yè)發(fā)展決策的制定工作，為企業(yè)的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。服務(wù)意識(shí)的樹立指的就是在認(rèn)真完成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)安排的日常工作的同時(shí)，充分利用空閑時(shí)間鞏固自身的專業(yè)知識(shí)和技能，才能在促進(jìn)口身工作技能不斷提高的同時(shí)，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層以及其他各部門同時(shí)創(chuàng)造良好的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理局面。另外，隨著辦公室文秘人員在和諧工作氛圍中眼界的不斷開闊，文秘人員在多元化知識(shí)的熏陶下，其個(gè)人心理素質(zhì)與涵養(yǎng)也得到了顯著的提高。

（二）注重公文書寫規(guī)范，充分發(fā)揮公文作用。企業(yè)辦公室中的公文主要發(fā)揮著總結(jié)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作、安排企業(yè)生產(chǎn)任務(wù)、傳達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議精神等各方面作用。由于企業(yè)辦公室文秘公文寫作水平不僅體現(xiàn)出了企業(yè)形象和信息傳播的有效性，而且公文撰寫也是評(píng)價(jià)企業(yè)文秘工作能力和水平高低的關(guān)鍵。所以，企業(yè)辦公室必須嚴(yán)格的按照要求做好辦公室文秘工作，才能在保證公文規(guī)范性的同時(shí)，充分發(fā)揮出公文在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作過(guò)程中的積極作用。另外，為了最大限度的發(fā)揮出公文的作用，企業(yè)辦公室文秘人員還應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，加強(qiáng)相關(guān)理論知識(shí)研究的力度，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)和研究，提高自身公文的協(xié)作能力與理解能力，同時(shí)制定精細(xì)且完善的辦公室公文工作模板，才能在保證公文文檔處理標(biāo)準(zhǔn)、流暢、安全的同時(shí)，提高公文內(nèi)容表達(dá)的準(zhǔn)確性。

（三）提高文秘人員的辦事效率綜合。企業(yè)辦公室作為聯(lián)系企業(yè)上下不可或缺的重要媒介，辦公室工作效率的高低與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開展之間存在著密不可分的聯(lián)系，而企業(yè)文秘人員作為辦公室團(tuán)隊(duì)的重要組成部分，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。首先，辦公室文秘必須及時(shí)的收集和整理上級(jí)主管部門下發(fā)的文件，針對(duì)需要單位領(lǐng)導(dǎo)親自批示的文件，必須及時(shí)上報(bào)至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者。其次，切實(shí)做好企業(yè)內(nèi)部各部門之間的工作，通過(guò)建立信息共享平臺(tái)的方式，及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。

（四）優(yōu)化升級(jí)自身綜合能力。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理任務(wù)日趨繁重，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)綜合素質(zhì)的不斷提高，現(xiàn)代企業(yè)對(duì)辦公室文秘工作提出的要求也隨之進(jìn)一步提高。作為企業(yè)的辦公室文秘來(lái)說(shuō)，應(yīng)該時(shí)刻保持如履薄冰的謹(jǐn)慎態(tài)度，在日常工作的過(guò)程中，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)提高自己，調(diào)整文秘工作改革創(chuàng)新的方向，使其從傳統(tǒng)的辦事辦文型轉(zhuǎn)變?yōu)閰⒅\助手型的新型辦公室文秘。由于辦事與辦文都是企業(yè)辦公室文秘的重要工作內(nèi)容之一，所以其對(duì)于辦公室文秘人員提出的要求也更高。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力也越來(lái)越大，作為現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該緊跟市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步，牢牢的抓住市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展為企業(yè)發(fā)展提供的契機(jī)，嚴(yán)格的按照要求落實(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想和發(fā)展決策，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的制定和實(shí)施提供全面的支持，才能確保企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

（五）激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)。現(xiàn)代企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展離不開創(chuàng)新，所以為了促進(jìn)企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和效率的有效提升，激發(fā)出辦公室文秘的競(jìng)爭(zhēng)和創(chuàng)新意識(shí)，企業(yè)辦公室文秘人員應(yīng)該掌握靈活的企業(yè)辦公室文秘工作方法，積極的進(jìn)行工作順心和行為的創(chuàng)新，同時(shí)在辦公室文秘工作中不斷的探索和研究有助于提高自身工作效率的方法，確保辦公室文秘工作的高效開展。這就要求，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該在積極鼓勵(lì)和引導(dǎo)文秘人員大膽創(chuàng)新的過(guò)程中，加強(qiáng)上下級(jí)之間相互交流溝通的力度，為企業(yè)文秘人員營(yíng)造輕松和諧的創(chuàng)新工作環(huán)境。企業(yè)辦公室上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分發(fā)揮其帶頭引導(dǎo)作用，將創(chuàng)新理念應(yīng)用于企業(yè)辦公室創(chuàng)新工作中，帶動(dòng)文秘人員的創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的全面提升。

三、結(jié)語(yǔ)

為了促進(jìn)企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的不斷提升，現(xiàn)代企業(yè)必須嚴(yán)格的按照辦公室文秘工作的特點(diǎn)和要求，制定完善的獎(jiǎng)懲制度和人性化管理機(jī)制，才能在增強(qiáng)文秘人員責(zé)任心的同時(shí)，激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)文秘人員工作能力和專業(yè)水平的不斷提高。