化工現代化企業檔案管理數字化建設探究

李翠蘭

關鍵詞：化工現代化企業;檔案;管理數字化

在電子商務、計算機輔助管理等技術應用范圍不斷拓展的背景下，企業內部管理數字化建設經驗日益豐富，為化工現代化企業紙質檔案管控向數字化轉換提供了充足的可借鑒經驗。這種情況下，作為管理“化工現代化企業日常生產、經營活動中形成的具有考察價值的原始記錄”的檔案部門，就需要主動邁進數字化時代，開展紙質檔案管控向數字化轉換。

1 化工現代化企業紙質檔案管控向數字化轉換的目的

化工現代化企業檔案管理數字化主要指檔案的電子化、信息化。即依托現代高科技手段，以檔案信息資源的開發利用為核心的檔案信息資源高效利用過程[1]。這種情況下，化工現代化企業紙質檔案管控向數字化轉換的目的就為：通過計算機管理軟件，在各個環節，將存儲在紙質載體上的檔案信息部分轉移到磁性介質上，如磁盤、光盤、磁帶等，便于計算機管理軟件識別處理，且可以在化工現代化企業內網上高速共享可供識別利用的代碼序列。

2 化工現代化企業紙質檔案管控向數字化轉換的原則

2.1 安全真實

安全真實是化工現代化企業紙質檔案管控向數字化轉換的首要原則。化工現代化企業不僅需要保證數字化建設過程中檔案原件安全，數字化副本可以全方位展現原件內容，而且需要盡可能避免對檔案內容進行額外刪除、添加處理，保持檔案原始面貌。

2.2 全員參與

化工現代化企業內的每一位員工都是紙質檔案管控向數字化轉換的重要個體，也是紙質檔案管控向數字化轉換質量的重要保障。因此，在紙質檔案管控向數字化轉換過程中，企業應創造一個安全、平等、和諧的環境，充分認可每一位員工的創造價值。并通過教育、宣貫等手段，逐步提高內部職工對檔案管理數字化的重視。

2.3 規范高效

化工現代化企業檔案管理數字化需要遵循國內行業標準，以數字化副本技術參數、工作流程及分辨率為重點，規范開展作業。同時對紙質檔案管控向數字化轉換投入必要性進行評估，結合企業實際情況，均衡效益、進度、質量，選擇最優方案。

3 化工現代化企業紙質檔案管控向數字化轉換的措施

3.1 注重前期規劃

在信息化時代，化工現代化企業內部各個部門對于檔案利用的需求也處于時刻變化狀態，為了保證紙質檔案管控向數字化轉換效益，化工現代化企業應強化調研，突出重點，分步驟開展，以各部門對檔案資源利用需求為引導，結合企業實際利用需求、檔案室內部館藏情況，進行紙質檔案管控向數字化轉換范圍的合理劃定。針對化工現代化企業各科室檔案利用實際情況，在企業內生產檔案、文書檔案、基本建設檔案、財務檔案等類別中，可以優先選擇生產檔案作為數字化建設對象，優先選擇利用頻率較高的具體項目，將其數字化掛載到檔案系統內，提高生產檔案利用效率。

在紙質檔案管控向數字化轉換對象確定后，化工現代化企業可以跨部門合作的方式，獲得企業內生產檔案數字化相關資料，對現階段生產檔案管理數字化中累積的質量問題進行匯總分類，主要為圖像外斜損壞、文件模糊、缺頁漏頁、著錄信息不全、掛接錯誤、檔案原件破壞等。隨后針對相關問題表現，從規范、人員、管理幾個方面入手，明確化工現代化企業紙質檔案管控向數字化轉換質量影響因素。其中規范主要指在化工現代化企業紙質檔案管控向數字化轉換過程中需要兼顧國家、行業、本企業等多個方面標準要求及安全保密規范;人員主要指人員配備情況、素質高低對化工現代化企業紙質檔案管控向數字化轉換質量具有直接的影響;管理主要指化工現代化企業紙質檔案管控向數字化轉換過程中方案選擇、組織機構建立、目標設置對建設效率具有直接的影響[2]。在紙質檔案管控向數字化轉換影響因素明確后，化工現代化企業可以進行對應管理對策的制定，如參照國家標準確定數字化建設參數、采取雙崗雙控負責機制、加強文件偏差檢查校正等。

3.2 搭建安全環境

安全的環境是化工現代化企業紙質檔案管控向數字化轉換過程順利推進的保障。化工現代化企業可以優先選擇具有原檔案庫房較近、具備完善保密安防措施、便于檔案管理人員進出的區域，進行數字化檔案基地建設，以便檔案管理人員在原檔案文件數字化轉化過程中可以兼顧日常辦公，保證紙質檔案管控向數字化轉換效率[3]。同時依據檔案保護標準，做好防水、防火、遮陽工作，配備門禁系統、視頻監控系統，禁止人員將U盤、移動硬盤及手機帶入檔案數字化工作基地。必要情況下，可在燈管上安裝遮蔽紫外線的裝置，避免紫外線對暫存檔案質量造成不利影響。

在紙質檔案管控向數字化轉換基地建設完畢后，化工現代化企業可以選擇恰當的檔案數字化建設設備，如平板式掃描儀、溫濕度控制設備等。其中掃描儀主要選擇DS60000高速兩用型掃描儀，可以通過自動送稿器進行高質量檔案、不平整檔案的自動批量掃描，并對掃描后圖像進行自動糾偏、翻轉、去污處理。在掃描設備準備完畢后，根據相關文件要求，結合化工現代化企業檔案借閱的需求、設備性能，可以設定掃描分辨率在一定標準以上，存儲格式則可選擇PDF格式。

3.3 加強質量控制

首先，在檔案管理數字化成果保存標準確定之后，化工現代化企業應從前端質量控制入手，進行紙質檔案管控向數字化轉換工作質量保障方案制定，明確檔案管理數字化副本完整性、私密性保障措施，保證紙質檔案管控向數字化轉換工程規范開展[4]。同時考慮到現階段企業內具有多種類型檔案，為證明數字副本來源可信性，化工現代化企業應制定詳細的數字化任務、對象的書面授權、審批流程，規范驗收報告、質檢結果憑證、數字化成果移交單等不同類型歸檔保存工作文檔證據鏈證明。

其次，化工現代化企業應定期對紙質檔案管控向數字化轉換成果進行檢查，如圖像是否偏斜、缺失或模糊等。若發現檔案圖像偏斜，應及時進行糾偏，以檔案副本中文字，或者表格下劃線為參照物，對方向不正確圖像進行旋轉，保證偏斜度在1.0%以下;而在發現檔案副本出現部分信息缺失、模糊時，應對源文件進行重復掃描，保證掃描件灰度在100dpi以上（彩色圖掃描要求在300dpi以上），分辨率在200dpi以上。

最后，在確定圖像質量無誤后，化工現代化企業可以對圖像全文進行逐一識別，并有選擇的開展人工校對[5]。同時全方位檢驗檔案掃描、拆分、去污、插圖、文本圖像匹配情況，并對文本錄入、文件頁數、頁號及文本錄入標引進行對比分析，保證加工后數字化檔案在清晰度、總數量、完整性方面與源文件一致。隨后采用磁盤陳列存儲與光盤存儲相結合的方式，進行數據備份、登記，并將數字化圖像上傳至數據庫，與目標數據進行掛接。掛接后在線打開再次核查頁碼、頁數、內容，便于后期檔案管理、使用。

4 總結

綜上所述，化工現代化企業檔案數字化建設是一項復雜度較高的系統工程，也是工業行業企業邁入新階段的重要標志。因此，化工現代化企業應從檔案管理數字化內涵入手，結合本企業內部管理數字化建設情況，積極開展紙質檔案管控向數字化轉換規劃，搭建更加安全的檔案管理數字化環境，嚴格把控紙質檔案管控向數字化轉換質量，保證紙質檔案管控向數字化轉換效率。

參考文獻：

[1]韓李敏.檔案數字化攻略[J].浙江檔案，2019，000（001）：56-59.

[2]崔煒.煤化工EPC項目工程檔案信息化管理中存在問題及其對策分析[J].商品與質量，2018，000（040）：175-176.

[3]陳健.遼河油田實物地質檔案庫信息化管理應用研究[J].化工管理，2018，502（31）：175-176.

[4]孫麗麗，孫冰，吳軍.淺析設備檔案的數字化工作——以北方華錦集團設備檔案數字化為例[J].機電兵船檔案，2018，000（004）：29-31.

[5]潘瑞.檔案管理系統（E6）在石油化工檔案管理中的應用探索[J].城建檔案，2018，000（005）：71-72.