事業單位檔案數字化管理的現狀與對策分析

李振國

【摘要】信息化時代來臨后，各個領域都進入了高速發展的階段。事業單位作為最重要的國家形式之一，在新經濟形勢下發揮的作用越來越大。檔案管理是事業單位最基礎的管理工作，如何有效利用檔案提高事業單位業務水平，已經成為了事業單位的首要工作目標。事業單位應該牢牢抓住信息技術、網絡技術以及計算機技術發展的契機，積極推動檔案數字化管理體系建設，促進自身檔案管理水平不斷提高，為社會經濟的發展提供全方位的支持。本文主要就事業單位檔案數字化管理的現狀和對策進行了簡單闡述和分析。

【關鍵詞】數字化;事業單位;檔案管理

檔案管理作為事業單位管理工作的重要組成部分之一，主要發揮著組織協調事業單位內部工作的積極作用。電子信息技術的發展，為事業單位檔案管理向數字化方向發展指明了方向。雖然事業單位工作人員運用計算機網絡技術查詢、閱讀檔案工作的效率得到了顯著提高，但是因為受到各種外部因素的影響，事業單位的數字化檔案管理仍然存在著很多急需解決的問題。因此，事業單位檔案管理人員應該充分認識影響檔案管理工作高效開展的因素，并以此為基礎采取積極有效的應對措施，才能確保事業單位的長期可持續發展不受影響。

一、檔案數字化概述

所謂檔案數字化實際上就是合理利用不同形式的信息采集設備轉化檔案的一個過程。檔案管理人員在將紙質檔案的數字化處理時，主要是使用掃描設備采集信息，將紙質檔案元件陣式中的信息元素分解出來，轉化為電信號，然后輸入至計算機內部，最終將檔案以圖像文件的形式呈現出來。目前，常見的紙質檔案轉化為以計算機處理的數字化格式檔案方法主要有以下幾種：（1）掃描紙質檔案并將其以圖像方式進行存儲，或者通過OCR字符識別的方式將紙質檔案轉換為文本文件形式。（2）合理運用縮微膠片影像或者數碼相機拍攝的方式將紙質檔案轉化為數字化檔案。由于直接掃描紙質檔案將其轉化為數字化檔案的方式具有便捷形態與經濟性的優勢，檔案管理人員應該在完成紙質檔案的數字化處理后，及時地進行圖像文件的儲存，才能確保信息數據庫檔案資料建立工作的順利完成，為后續檔案數據信息的快速檢索和引用做好充分準備。這就要求事業單位必須緊跟時代發展的腳步，增加檔案數字化管理體系建設的投入，提高事業單位檔案信息化管理的水平，充分發揮事業單位在社會經濟發展中的積極作用。

二、事業單位檔案數字化管理的現狀

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理環境的優化對檔案管理人員的專業理論知識提出的要求也隨之提高。雖然檔案管理工作人員的理念在信息技術發展的推動下發生了改變，但是人們在看到檔案管理工作成績的同時，還應充分重視事業單位數字化檔案管理中存在的問題。

（一）工作標準缺乏科學有效性。當前雖然越來越多的事業單位都認識到了數字化檔案體系建設工作的重要性，但是并沒有認真、仔細且全面地分析和研究事業單位數字化檔案管理發展的程度以及數字化檔案管理應該達到的目標。再加上事業單位沒有制定出明確的數字化檔案管理標準，造成事業單位數字化檔案管理在編號、歸檔等各個環節都出現問題。

（二）檔案數字化管理安全意識不到位。雖然借助互聯網技術開展檔案數字化管理有助于檔案管理工作成效的提升，但是互聯網安全問題卻是業界長期以來始終關注的焦點問題。如果以互聯網技術為基礎的檔案數字化管理系統遭受黑客攻擊或者感染病毒，都會影響到檔案數據信息的安全性。再加上很多事業單位的檔案管理人員并非專業的檔案管理人員且缺乏必要的計算機知識，未能真正地認識到檔案管理工作的重要性，最終增加了檔案數字化管理工作過程中信息泄漏風險發生的幾率。

（三）檔案數字化管理人員綜合素質有待提高。高素質的數字化檔案管理專業人才是保證事業單位檔案管理工作高效開展的基礎。由于專業人才是支撐數字化檔案管理工作開展的基礎，事業單位應該嚴格地按照數字化檔案管理工作的要求，加大管理人員專業素質培養的力度，建立一支高素質的數字化檔案管理隊伍，才能滿足數字化檔案管理工作的要求。然而就目前而言，由于事業單位受到機構編制等外部因素的影響，很多事業單位在大力推動檔案數字化管理工作的過程中，都出現了管理人員更新嚴重滯后、檔案管理人員專業技能較低等問題，這些問題已經對我國事業單位數字化檔案管理工作的開展產生了嚴重的影響。

（四）檢索效率偏低。經過深入調查研究發現，很多事業單位在進行檔案數據信息的數字化檢索時，仍然是以人工檢索的方式為主，并未全面地推行計算機檢索處理方式。這一現象不僅導致事業單位的信息檢索出現了速度慢、精度差的問題，同時也增加了信息檢索的工作量，嚴重影響和制約了事業單位檔案管理效率和質量的有效提升。

三、事業單位檔案數字化管理的優化對策

（一）建立健全檔案數字化管理制度。事業單位在開展檔案數字化管理工作時，必須根據單位自身發展的實際情況，充分發揮信息化技術的優勢，建立完善的檔案數字化管理制度，才能真正做到與事業單位檔案管理工作與時俱進。嚴格地按照檔案收集、整理、歸檔以及錄入等各個環節操作規范的要求，做好檔案管理的統一管理和把關工作，確保檔案管理工作的有序開展。在調閱檔案時應該根據相關制度的規范和要求，降低檔案信息泄漏、遺失等問題發生的幾率。事業單位在制定數字化檔案管理制度時，必須嚴格地按照事業單位發展的要求，制定科學合理的檔案管理制度，才能促進自身檔案管理水平的不斷提高。另外，事業單位應該加強文件集成檔案一體化建設工作的力度，將信息資源安全作為檔案數字化管理工作開展的基礎，充分發揮軟件和硬件的功效，提高檔案管理工作的效率。

（二）加大資金投入，更新辦公設備。檔案數字化體系的建設作為一項系統性工程，必須投入大量的人力、物力以及財力支撐，才能確保后續檔案數字化管理工作的有序開展。這就要求，事業單位必須根據自身發展的實際情況，深入分析和研究數字化技術和設備應用方面存在的不足，并以此為基礎編制完善的檔案數字化管理實施方案，同時加大先進設備和技術引進的力度，為檔案數字化管理工作的開展提供全面的支持。目前，我國事業單位檔案數字化管理中應用的專業設備主要分為軟件設備和硬件設備兩部分，對于軟件設備來說，相關部門在開展軟件設備的研發工作時，應該將系統兼容性問題作為首要考慮的問題。而針對硬件設備應該在加大設備更新投入資金的基礎上，做好現有設備的維護保養工作，才能在延長設備使用壽命的前提下，促進檔案管理工作效率和水平的有效提升。

（三）提高檔案管理人員的素質。事業單位檔案管理人員必須轉變傳統的檔案管理思想觀念，樹立數字化的檔案管理意識，同時積極學習和掌握先進的檔案管理知識和技能，才能迅速地適應檔案數字化管理工作的節奏，確保檔案數字化管理工作的順利開展。事業單位在開展檔案數字化體系的建設工作時，應該將檔案管理人員綜合素質和專業能力的提高作為首要工作目標，首先，加大檔案管理人員培訓工作的力度，合理運用多樣化檔案管理人員培訓方式的優勢，確保檔案管理培訓內容的全面性與實用性。比如，通過會議、視頻、學習手冊等方式向檔案管理人員普及檔案數字化管理的理論、技巧以及必須注意的事項，同時在檔案管理人員培訓過程中加入信息化技術應用技能培訓的內容，通過定期開展檔案管理人員業務培訓的方式，提高檔案管理人員的專業素質和技能。其次，加大高素質檔案管理人才引進工作的力度，促進事業單位數字化檔案管理團隊文化水平的有效提升。事業單位在積極推動檔案數字化管理工作時，應該制定完善的檔案管理人員考核機制，定期進行檔案管理人員專業技能的評估和考核，才能在促進檔案管理隊伍整體素質穩步提升的基礎上，為檔案數字化管理工作的高效開展提供全方位的支持。

（四）完善檔案管理安全保密制度。數字化技術在事業單位檔案數字化檔案管理工作中的應用雖然為工作人員帶來了巨大的便利，但是檔案管理人員還應充分重視檔案數字化管理工作中存在的安全問題。數字檔案實際上就是合理利用計算機設備、網絡等存儲和管理檔案資料的一種手段。檔案管理人員應該采取積極有效的措施確保數字化檔案的安全性，否則一旦數字化檔案管理系統遭到黑客攻擊和病毒入侵，必然會給事業單位后期工作的開展造成無法挽回的影響。所以，事業單位必須根據自身發展的實際情況，加強數字檔案管理體系網絡和系統入口安全管理工作的力度，采取安裝殺毒軟件、設置防火墻以及限制訪問權限等方式，確保檔案數據信息的安全性。另外，事業單位應該通過定期開展數字檔案管理軟硬件檢查和維護工作，一旦發現問題，必須立即更新，才能促進檔案利用率與安全性的有效提升。

（五）合理進行辦公系統和檔案管理系統的銜接。事業單位在發展的過程中，應該切實做好辦公系統與檔案管理的連接工作，通過在檔案管理設計方案中增加資料查詢功能的方式，優化和完善資源管理模式。事業單位在積極開展檔案數字化管理工作時，必須根據自身發展的實際情況，從歸檔制度、文檔一體工作制度、數字檔案鑒定制度、文件保密制度、網絡化安全管理制度等方面著手，提高數字化檔案管理系統的運行效率。另外，由于事業單位的檔案資源具有保密性、特殊性等各方面要求，事業單位在開展數字檔案管理工作時，應該采取積極有效的措施加強資源保護和管理工作的力度，才能充分發揮出檔案資源管理的價值。另外，事業單位在建設數字檔案管理體系時，應該充分重視密碼管理、權限管理策略等對于檔案管理工作的重要性，才能確保檔案數據的安全性與完整性，促進檔案管理工作水平和效率的有效提升。

四、結語

總之，事業單位的檔案數字化管理在資料保存、信息篩選、查閱等各方面都發揮著至關重要的作用。事業單位應該充分發揮信息技術的優勢，加大檔案數字化管理體系建設投入的力度。同時深入分析當前檔案數字化管理工作中存在的問題，并以此為基礎制定切實可行的應對策略，才能在有效提升檔案管理和利用效率的前提下，充分發揮出事業單位在我國社會經濟發展過程中的重要作用。

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