基層公路部門文書檔案規范化管理分析與思考

姜鵬

【摘要】國省干線公路是我國交通路網結構的主要構成框架，而檔案工作中的文書檔案對于基層公路部門來說，是檔案資料的一個重要組成部分，具有與行業屬性相契合的特點和存在的客觀問題，而對其更加規范、有效地管理，對于更好地發揮公路部門服務經濟社會發展和人民群眾出行具有較為現實的社會意義和價值。

【關鍵詞】公路;文書檔案;規范化管理

基層公路部門文書檔案是指單位在行政管理事務活動中產生的，通常由文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂，通常包括單位形成的通知、通告、公告、指示、請示、匯報、報告、批復、信函、簡報、會議紀要、報表、年鑒史志、領導講話、計劃和總結等文字材料。本文針對這些文書檔案的規范化管理進行了思考和分析。

一、基層公路部門文書檔案管理呈現的特點分析

（一）歷史性。檔案具有歷史再現性、信息性、文化性、教育性、政治性、知識性等特點，但是作為再現歷史面貌的原始文獻，無疑歷史性才是其本質屬性。基層公路部門的文書檔案作為記錄單位發展的重要原始資料，記錄著單位的決策部署、活動開展及組織結構變化，是單位日后決策的重要依據，具有歷史參考性和價值性。

（二）多樣性。基層公路部門文書檔案的多樣性主要由于其涵蓋面廣、內容多，黨、政、工、團都在其中，同時，它的來源渠道也廣泛，既有上級部門、本級部門及所屬單位機構的文件資料，也有來自社會單位簽訂的合同協議、責任書等，甚至是選民選票和規章制度等綜合性檔案資料，不僅僅包括建設、養護、管理、征收這四大塊公路行業的主業務形成的檔案資料，還有人事、黨建、安全、綜合等這些內容，使得文書檔案資料內容豐富、多種多樣。

（三）業務性。這一點主要是公路行業的行業屬性決定的，涉及的主要是高速公路、國省干線公路以及縣鄉道公路等，一般與公路行業的行業文化進行了融合，是對整個行業的不同等級公路發展歷史的客觀反映。同時，公路行業也是帶有社會公益屬性的行業，所以其檔案資料也展現出這一屬性。

（四）保密性。這一點是由檔案資料本身決定的，也是所有檔案資料的公共特點。檔案法對保密檔案的管理和利用是有明確規定的，要求按照國家有關保密的法律和行政法規的規定辦理。同時，對于已經公開的檔案資料，需要提出申請并持有效合法證明，依法給予查閱使用。作為檔案從業人員，需要義不容辭履行檔案的保密義務。

（五）時限性。檔案資料的利用公布以及保管年限都是有明確規定的，文書檔案包括公路部門的文書檔案，在收集整理時，要按照時限要求進行劃分保管時限。同時，時限性還體現在檔案的收集、整理、移交等各個環節上，也應該有時限要求，這一般體現在單位根據法律法規及部門行業特點制定的規章制度中。

（六）安全性。這里提到的安全性，是特指在檔案資料的保存使用方面存在安全性問題，尤其是在數字化、智能化的大背景下，基層公路部門在檔案管理方面依舊多為紙質載體、檔案柜陳列的傳統保存模式，這種保存模式使得檔案的安全方面存在諸如腐蝕、碎化及字跡消磨等問題，也意味著在數字化比率及智能化查閱、檢索和利用方面還有很大的提升空間。

二、基層公路部門文書檔案管理中存在的一些客觀問題

（一）公文管理與文書檔案工作相脫節的問題。一個單位的公文收發人員是單位文書檔案的第一經手人員，無論是收文、發文都是經過公文收發員簽收、登記、傳閱的，并負責運轉、催辦、督辦以及發文的格式調整、質量把關及套紅等。可以說，這個公文管理人員的工作就是文書檔案工作的第一步。但是目前大多數基層公路部門，在人員分工上，公文收發管理這一崗位的人員對文書檔案知識儲備遠達不到檔案整理的要求，以致于在工作上存在脫節問題。

（二）文書檔案管理制度和規范化程度不高。尤其是在基層公路部門中，由于主業務在建、養、管、收四大領域，多數領導是從事工程等專業的人員出身，對于檔案這種輔助性專業，認識不足，以致于在工作開展上從先天上存在弱勢和短板，在印象中，文書檔案工作就是傳閱文件、存檔文件，沒有系統的概念，以致于在制度規范上欠缺，文書檔案的收集、整理、借閱使用及編研等方面都不夠健全完善，規范化管理程度不高。

（三）文書檔案“重藏輕用”現象比較普遍。在傳統觀念的影響下，大多數基層公路部門的檔案在收集整理、鑒定歸檔后，利用率并不高，一是受制于借閱查詢方式不多及數字化比率低等的因素影響，造成查閱不便。二是對檔案開發利用的理念未深入到檔案管理者中。同時，這一問題的存在，使得很多科室不愿意主動移交整理的檔案資料。

（四）文書檔案檢索手段和方式不夠多樣化。尤其是在當前計算機自動化已經普及的情況下，一些比較規范的檔案管理部門已經實現數字化檔案，但在多數基層公路部門中，還是檔案柜陳列式的排放，且在查閱時，多為人工查閱檢索，工作效率低，檢索質量也不高，尤其是對一些年代久遠的文檔資料進行查閱時，消耗時間長，效果不好。

（五）檔案人員素質及知識更新不足等問題。基層公路部門在檔案人員的配置上，檔案專業出身的人員極為少見，多為半路出家，沒有經過系統化專業的培訓，對一些檔案專業知識一知半解，且檔案人員更換頻繁，在工作銜接上存在不足。同時，涉及檔案的培訓學習也組織甚少，所屬科室從事兼職的檔案人員對檔案的理解僅限于保存好文件這個層次上，致使在檔案資料管理中存在諸如遺漏、收集不全以及整理歸檔不規范等問題。

三、提升基層公路部門文書檔案規范化管理工作的對策建議

（一）把控好公文管理這個入口，做好文書檔案的第一步。《中華人民共和國檔案法》中明確了“文書部門立卷”的這一基本制度，同時，《國家行政機關公文處理辦法》也明確要求公文收發人員要對公文及時地整理、歸檔。這些都要求單位在配置公文收發人員時，要有檔案工作意識和責任心。尤其是在公文傳閱過程中，要做到及時、準確，對發現的問題及時反映，在發文過程中，嚴格把控好文字關、格式關，公文制發嚴格按照國家規范執行，同時要保證好文件資料的齊全、完整。

（二）建立有效的規章制度和流程環節，嚴格檔案的規范化管理工作。檔案具體管理人員，要嚴格執行《歸檔文件整理規則DA/T22-2015》這一最新的依據。同時，具體到基層公路部門，更要立足部門實際，從檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、統計、銷毀和利用等12個環節的無縫銜接入手，印發包括《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定和銷毀制度》《檔案借閱與利用制度》《檔案數字化信息安全管理制度》等在內的檔案綜合管理制度，構建從形成源頭到整理歸檔，從保管利用到鑒定銷毀全過程的檔案制度體系，為檔案工作的順利開展提供堅實保障。

（三）注重檔案的開發利用，發揮好檔案為決策服務的功能。檔案是寶貴的歷史資源，閑置在檔案柜中，是一種資金和資源的浪費。要從檔案管理人員的意識上進行轉變，有主動服務的意識，加強編研開發。檔案入庫后，及時按照國家標準編制各種門類、各種載體的檢索工具，建立充實全卷宗，完善檔案交接登記，建立檔案保密制度，嚴格檔案借閱手續，編寫《檔案利用效果實例匯編》、機關大事記、年鑒、組織機構沿革、領導講話、職稱、表彰等專題材料，及時地展現公路發展的歷程，體現檔案服務中心工作的佐證價值。積極實施檔案檔案信息資源共享，盡快實現通過協同辦公系統查詢、借閱。同時，按照政務信息公開工作要求，對公路法律法規、行政許可辦理和部門動態信息進行及時更新，不斷提高檔案的社會綜合服務利用價值。同時，在檔案開發利用過程中，要注重完善制度體系，形成符合行業特點和需求的模式，更好地發揮檔案的價值作用。

（四）借助自動化辦公系統，提升檔案管理工作水平。在數據時代，普及自動化辦公，要以此為契機，爭取將檔案工作納入其中，利用信息化手段進行檔案的收集、整理和保管，充分借助互聯網的優勢，實現文書檔案管理工作的便捷化、效率化。同時，利用信息化手段實現電子傳閱、歸檔和保管，能夠有效提高文書檔案的安全性，同時，在存儲介質上，也可以采用U盤、硬盤、光盤等載體，在儲存空間上，能夠實現有效節約，尤其是在當前辦公用房使用有嚴格標準的背景下，檔案室作為服務用房，在配置上不宜過大，擠占人均服務用房。

（五）加大檔案投入，抓好檔案安全和保密工作。按照檔案存量數字化、增量電子化的要求，加大檔案投入，配備齊全檔案軟硬件設施、安全保障工具、終端及輔助設備等。建立非紙質載體檔案定期檢查、備份制度，對室存電子文件、檔案系統數據等，全部實行硬盤、光盤異質備份，確保在系統出現異常情況下，能夠有效保障數據信息的安全完整。嚴格按照“九防”要求，配備齊全電子監控、溫濕度記錄儀、消毒滅菌機、防磁柜等檔案保護設備，檔案庫房、櫥柜、卷盒等均符合國家標準和檔案工作開展需要。建立檔案出入庫登記，定期開展庫房安全檢查和清點工作，制定檔案災害應急預案，組織開展應急演練，不斷提高檔案資料的安全保障能力。

（六）注重加強學習培訓，提升文書檔案人員的素質。任何工作中，人都是第一生產力，也是關鍵性因素，人員素質不僅僅包括專業素質，還包括思想素質和服務奉獻精神等。思想素質決定了一個人的責任心，服務奉獻精神能夠讓一個人自覺主動地去擔當、主動工作，這些基礎上，再提升檔案專業素質，包括信息化、數字化、智能化等當前流行的主趨勢。具體到基層公路部門來說，要將檔案工作列入年度重點工作內容，納入督查督辦事項，實現檔案工作與業務工作的“同部署、同落實、同檢查、同考核”;要嚴格落實檔案業務管理新要求，開展檔案業務集中培訓、實操培訓，檔案專職人員要到各業務科室現場指導、電話督導，確保檔案管理工作更加科學、規范。

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