淺析電子檔案的管理與利用

劉冰

[摘 ?要：通過本文的論述，了解電子文件的管理原則、保管的要求等，目的是使檔案專業(yè)技術(shù)人員更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作者的要求。

關(guān)鍵詞：電子檔案;原則;管理]

隨著電腦的普及與應(yīng)用，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，為進(jìn)一步提高檔案信息資源的開發(fā)利用和管理提供了技術(shù)的巨大支持。計(jì)算機(jī)帶來檔案工作手段的變化，電子文件應(yīng)運(yùn)而生，那么在檔案工作中，電子檔案也就成為工作對象之一。同傳統(tǒng)文件管理相比，電子文件管理具有影響因素多、技術(shù)含量高等特點(diǎn)。

一、電子文件管理的原則

1.全程管理原則，其是對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。電子文件的全程管理是通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。全程管理原則要求電子文件在其整個(gè)生命周期都應(yīng)受到嚴(yán)密的控制，為此，應(yīng)注意以下兩個(gè)方面;首先，應(yīng)對產(chǎn)生于社會(huì)組織內(nèi)部各個(gè)部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記，對文件進(jìn)行分類、鑒定，同時(shí)監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作;其次，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)支持本機(jī)構(gòu)的文件管理和業(yè)務(wù)流程。

2.前端控制原則，其是以文件生命周期理淪為基礎(chǔ)，它把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段當(dāng)作一個(gè)完整的過程。前端控制是將整個(gè)電子文件管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成這一階段實(shí)現(xiàn)。

3.真實(shí)性原則，其是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。電子文件真實(shí)性的維護(hù)是檔案界面臨的難題，這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面;電子文件信息的易更改性，這使得電子文件在形成、使用和管理過程中，如果不采取控制措施，信息極易被修改或刪除;電子文件對計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)依賴性，由于軟硬件平臺(tái)的不斷升級，需對電子文件進(jìn)行不斷遷移，以適應(yīng)新的軟硬件環(huán)境，而在遷移過程中可能會(huì)使得文件的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)等要素信息發(fā)生改變，從而影響電子文件的真實(shí)性。

4.完整性原則，其是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損，它是電子文件管理的重要任務(wù)。為了確保相關(guān)電子文件的齊全完整，必須掌握電子文件的形成規(guī)律和分布狀況，提前列出屬于歸檔范圍的相關(guān)電子文件的清單，通過系統(tǒng)功能和人工監(jiān)控將具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件收集齊全。為維護(hù)電子文件的完整性，應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和無數(shù)據(jù)。

5.有效性原則，有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

二、電子文件的保管

電子文件保管的難度：數(shù)字形態(tài)的電子文件加大了日常保管和維護(hù)的技術(shù)難度。電子文件是以數(shù)字代碼形式存在的，要保證以數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)的信息能被識(shí)別和理解，必須依靠具有相應(yīng)的存取、處理和輸出等功能的軟硬件系統(tǒng)，從而增加了電子文件保管的難度;電子文件對計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴性，從而增加了電子文件管理成本;電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性，將直接影響電子文件的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和有效性;電子文件的共享性在給用戶利用電子文件便利的同時(shí)，也使得文件信息的安全受到嚴(yán)重威脅。如：計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客等;由于電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的可重寫性，電子文件管理系統(tǒng)在生成、處理、保管和提供服務(wù)時(shí)，電子文件信息可以被便捷地進(jìn)行增刪修改等操作。

電子文件保管的要求，歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免挾、劃、觸摸記錄涂層;單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓;存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)高強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離;環(huán)境溫度選定范圍：17攝氏度一20攝氏度;相對濕度選定范圍：35%一45%。

歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性;如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載休轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)答的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置;對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率個(gè)低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施;對磁件載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年;檔案保管部門應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填人《歸檔電子文件管理登記表》。

三、電子文件的利用

電子文件的提供利用是指采用多種有效的方式、方法，直接提供電子文件及其信息加工成果，及時(shí)、準(zhǔn)確地滿足用戶的利用需求。電子文件提供利用的方式和方法較多，常見的有以下幾種：館室閱覽，是指設(shè)置專門的閱覽場所，供利用者直接查閱利用電子文件。采取館室閱覽的優(yōu)點(diǎn)：用戶直接利用檔案原件，保證利用的質(zhì)量;可隨時(shí)進(jìn)行咨詢，便于提高利用的效率;出借，是指按照一定的制度，將有關(guān)電子文件借給用戶利用的服務(wù)方式。在電子環(huán)境中，由于文件信息極易復(fù)制，它對提供利用的檔案信息內(nèi)容和服務(wù)對象有很大的限制;復(fù)制供應(yīng)，是指以電子文件公其信息加工產(chǎn)品的各種載體形式的復(fù)制件向用戶提供利用的一種方式;咨詢，是指檔案人員以電子文件信息為依據(jù)，以口頭或書面形式，為用戶解答有關(guān)電子文件及其管理狀況的一種服務(wù)方式;網(wǎng)站服務(wù)，是指檔案部門建立網(wǎng)站，提供多種信息服務(wù)，包括網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)上展覽、在線咨詢、檔案網(wǎng)站導(dǎo)航等。

當(dāng)今世界已步人信息時(shí)代，信息的社會(huì)需求量急劇增加和信息社會(huì)功能的巨大變化。使大規(guī)模開發(fā)利用檔案信息資源成為時(shí)代的必然。

參考文獻(xiàn)

[1]于英香.電子文件研究方法論轉(zhuǎn)向[J].檔案學(xué)通訊，2008（04）.