淺談高校二級學院會務工作的精細化管理

[摘 要]高校二級學院是學校管理的基層單位，也是學校管理工作的核心。會務工作是學院辦公室的主要工作之一，每一個會議的召開都展示了辦公室的工作水平。文章就如何提升高校二級學院辦公室的會務工作水平進行了探究，在會務工作中引進精細化管理思想，以提高會務管理的專業性和服務性。

[關鍵詞]精細化管理;會務工作;高校二級學院;辦公室

[作者簡介]李家玉（1993—），女，河北張家口人，碩士，中國政法大學國際法學院綜合辦公室科員（管理八級），主要從事行政管理研究。

[中圖分類號] G642[文獻標識碼] A[文章編號] 1674-9324（2020）32-0035-02[收稿日期] 2020-03-12

隨著高校辦學規模的擴大，高校二級學院與國內外其他院校的合作逐漸增多，肩負的社會責任也越來越大。近年來，二級學院需要承辦的會議種類和數量持續增加，對辦會工作的要求也更加嚴格。二級學院會務工作的管理水平在一定程度上反映著整個學校的辦學水平和人才培養質量。學院辦公室作為學院會務工作的執行部門，要不斷探索工作方法，提高辦會水平，提供更優質、周到的會議服務，為學院與學校的學科建設、對外交流和學生培養工作添磚加瓦。

一、精細化管理的含義

精細化管理思想起源于被譽為“科學管理之父”的泰勒，最初被泰勒運用于科學精益工業的生產當中。之后這個理念在20世紀50年代的日本制造企業里被廣泛應用，一定程度上推動了日本工業時代經濟的崛起。精細化管理，建立在常規管理的基礎上，用更加精準、細致的標準嚴格控制生產中的每一個環節，將各個環節的規則程序化、系統化、標準化，使組織管理井井有條，使生產服務精確、高效、持續地運行。

二、會務工作引入精細化管理的必要性

會務工作是會議的組織協調與服務工作的統稱，會議作為議事、溝通交流和優化決策的一種普遍形式，為高校二級學院的各項工作的梳理和開展奠定了基石。會務工作具有工作任務重、變數大等特點。有些會議還需要各科室相互協調與配合，如果管理不善，配合不佳，會出現工作疏漏，造成不可逆的后果。將精細化管理引入辦公室的會務工作，將成為新形勢下學院辦公室加強會務工作、提升管理水平的必然選擇。而如何實現會務工作的精細化管理，如何對各項資源進行優化配置與科學協調，是擺在辦公室會務工作人員面前的重要課題。

會務工作精細化管理體現了“會務工作無小事”的思想，有利于提高會務工作效率和服務水平，減少工作成本支出，節省人力和經濟資源，使沒有溫度的會務工作擁有了合理的人文關懷和溫度感。

三、會務工作中存在的問題

學院辦公室是會議組織和服務的窗口部門，辦公室工作看似簡單且常規，但實際上繁雜且瑣碎。近年來，學院辦公室承辦的各類會議越來越多，例如主辦或承辦學院二級教代會、年終總結大會、學科研討會和學術協會年會等。因會議內容、參會人員和會議性質的不同，會議各個環節的安排和管理方式也不盡相同。當前，會務工作普遍存在的問題是由現代會務工作煩冗瑣碎的客觀性質和會務人員業務水平不高這兩個因素形成的。

（一）會務工作的客觀性質

會務工作的實質是做好各項基礎性的工作，為會議的順利召開服務。當會議數量增多，會務管理工作上遇到的問題和矛盾也隨之而來，引入精細化管理思想進行精細化的會前準備、會中安排和會后總結，使會務服務更加規范化、科學化，能夠在控制會議成本的基礎上最大限度地提高辦會效率。

（二）會務人員業務水平有待提高

高校二級學院辦公室負責統籌協調學院的教學科研、學生工作、人事工作和固定資產管理等各項工作的正常運行，辦公室工作人員在完成這些日常工作的同時，還要為學院會務工作提供優質的服務，這對會務人員的業務水平和管理能力有著較高要求。需要會務工作人員不斷摸索更加高效的工作方法，學習培養精細化管理的意識，做到事事見管理、處處有管理。

四、實現會務工作精細化管理的建議

會議是人們對經濟、政治、生活等進行交流和交往的一種形式，是一種集會，有相應的組織和領導，讓與會人員在規定的時間、地點、程序等進行集會的一種方式。[1]實現會務工作精細化管理，需要會務工作人員立足于廣泛的調研和工作實踐，結合本院的實際情況，明確辦會目標，對工作流程進行細化和量化。

（一）優化工作流程

1.將工作任務細化分解。本著簡潔、高效的原則，根據工作任務的具體情況，將工作任務劃分給具體的工作人員，責任到人，實行專人專責;對預算做合理地把控，節約資源，節儉開支;簡化不必要的工作流程，精簡會議場次和環節，避免重復性工作。

2.探索工作方法的創新。不依賴傳統的辦會經驗，學習探索新型管理模式，積極實踐創新的工作方法。利用網絡會務軟件管理會務工作，如制作電子會議邀請函和電子會務方案，更高效地分配工作任務，把控會議進度，及時并便捷地共享會議信息，從而使會務工作實現自上而下、由內向外的統籌。同時，可借助互聯網、大數據、二維碼轉換器、微信應用程序等新型服務平臺，實現會務工作的智能化推進。

（二）推進制度規范的精細化

會務工作的精細化管理中最基礎的部分就是將制度規范精細化。在常規會務工作管理的基礎上，建立更加完整詳盡的工作機制，制定更加具體的工作標準，強化責任分配，樹立規則意識，使工作有章可循。具體需要從以下三個環節進行把控。

1.會前的精細規劃。會前準備是會務工作的重點。包含制定經費預算，聯系并接待參會人員，準備會議材料，場地的布置等工作，這些工作事無巨細，特別是籌備大型會議，會前準備更是一項復雜而系統的工程。首先，制定一套詳細的會議方案，按照程序最簡、效率最高、服務最優的原則，[2]對與會嘉賓的聯絡、議程安排、會場選擇、預算控制等各個工作環節制定出全面和優化的設計，并在工作開展之后及時反饋進度，關注各項工作環節之間的關聯性和相互影響，準備應對特殊情況的應急預案。其次，嚴格落實會議方案，根據會議規模成立會務工作組，進行工作任務分配和傳達，做好環節之間的協調，保障無縫銜接。最后，進行檢查確認，切實把控具體工作的落實情況，及時找到疏漏，做到會前準備工作的萬無一失。

2.會中的精細服務。如果說會前準備是會務工作的重點，那么會中的精細服務就是會務工作的全面展示。會中是最緊張、最容易出現混亂的階段，任何疏漏都會被一定程度地放大。首先，做好會務接待，高效、有序地安排與會嘉賓的入座和相關會議材料的發放。其次，做好影像設備的調試、發言嘉賓的資料拷貝、會議記錄及攝影攝像、茶歇和用餐準備等工作。最后，妥善處理會議中的應急事件，如發言嘉賓更換、議題內容調整和其他特殊情況。

3.會后的精細化總結。大部分的會務工作在會議結束之后就隨之而結束，缺乏經驗總結的環節。會后的總結誠如下棋后復盤的過程，是會議的延伸部分。對經驗教訓進行梳理，建立問題清單，尋找差距，探索解決問題的更好途徑，才能提高工作的創新性和業務水平。

（三）提升會務人員素質

會議的成功舉辦離不開每一位會務人員的努力。會議人員的管理協調能力、辦會經驗、個體素質水平等因素直接決定了會務工作的質量。具體來說，可從如下三方面開展工作：

1.加強會務人員的精細化管理意識。在日常工作中，逐漸滲透精細化管理的觀念，結合辦公室各項工作的特點和學院的實際情況，對日常工作內容做精確分解，注重細節處理，定期做梳理和總結，摒棄傳統低效的工作方式，培養精細化的工作習慣。

2.培養會務人員的服務意識和團隊協作意識。調動主觀能動性，促進會務人員把相關制度落實到位并內化為自覺的行動。服務意識和團隊協作意識的逐步建立，都源自對所在學院的歸屬感，由此及彼，環環相扣，通過建立對本職工作的榮譽感，才能煥發無比的工作熱情，提供全面周到的會議服務。

3.制定考核標準，實行激勵機制。在會務工作制度精細化的同時，也要設立一套健全、合理的崗位責任體系，[3]完善考核辦法，以此激勵和約束會務工作人員。根據不同的崗位職責設置不同的考核指標，采用年度考核評價機制，根據每次會議工作的考核結果進行年終績效獎金的發放。

綜上所述，提升辦會工作水平，進行精細化管理不能追求一蹴而就，要在不斷探索的道路上勇于創新，總結經驗教訓。要結合學院的實際情況，抓住主要矛盾，循序漸進地推進高校二級學院會務工作的精細化管理。

參考文獻

[1]楊陽.“精細化管理”提升會務管理效率[J].銷售與管理， 2019（9）：94-95.

[2]潘江虹.精細辦會是提高會議效率和質量的保障[J].管理觀察，2019（26）：49-50+54.

[3]張鴻.精細化管理在煤炭企業會務組織工作中的應用探討[J].現代經濟信息，2016（11）：132+134.