檔案信息化管理的必要性措施和創新途徑探討

顏冬英

【摘要】隨著信息化時代的到來，對檔案進行信息化管理是檔案管理未來的發展方向，因此，對檔案信息采用大數據技術，政府相關部門要加大資金的投入，不斷體現檔案信息化管理的作用。本文從檔案信息化管理的實際情況出發，探究檔案信息化管理的必要性措施及創新途徑。

【關鍵詞】檔案信息化管理;必要性作用;創新

對檔案信息的利用是促進我國社會發展的一個重要因素。因此，在信息科學技術發展的過程中，要對檔案進行信息化管理，合理融入現代信息技術對檔案信息資源進行數字化、網絡化管理。檔案管理人員要針對檔案信息化管理的實際情況以及現代經濟發展的方向，對檔案信息提供針對性的服務，從而促進我國經濟社會快速發展。在對檔案進行信息化管理的過程中，一定要跟隨國家發展的腳步進行創新，不斷創新檔案信息化管理的途徑，從而更好地實現檔案的信息化管理。

一、檔案信息化管理的概述

（一）檔案管理的未來發展方向就是信息化管理。隨著我國科學技術的不斷發展，傳統的檔案管理已經不能和現在科技發展的需求相匹配。因此在信息技術以及網絡技術不斷發展的今天，需要進行檔案信息化管理。檔案信息化是檔案管理的發展方向以及重要戰略，同時也是實現我國信息工程的重要組成部分，對我國社會的發展有著巨大的影響。對檔案進行信息化管理，在一定程度上能夠有效開展檔案管理工作。信息技術的使用能夠促進檔案信息的交流和共享，對傳統的檔案管理工作有一定的突破，并且提高了檔案管理工作的質量以及工作的效率。在信息化管理的過程中，需要檔案管理部門不斷針對自身檔案管理的實際情況，完善檔案管理技術，根據時代發展的要求，不斷對檔案信息進行開發和利用，從而促進檔案事業的發展。

（二）對檔案進行信息化管理，大數據技術是基礎。在科學技術不斷發展的現代社會，大數據技術得到了廣泛的應用，因此對檔案進行信息化管理離不開大數據技術。從工作效率來看，大數據技術能夠有效保證整個檔案管理工作高效運行。在檔案管理的過程中，合理利用計算機技術、網絡技術以及檔案管理軟件，并且檔案管理工作者有現代化的管理手段，從這些層面上能夠保證整個檔案管理工作的質量及效率。在檔案管理的過程中，利用大數據技術能夠保證檔案管理的精準性。在傳統的檔案管理過程中，基本都是采用人工方式，這種方式的工作效率比較低下，并且對大量的檔案信息資源進行管理有一定困難。如果在檔案管理過程中合理利用大數據技術，能夠保證檢索、利用以及開發檔案信息的可信度，從而提高整個檔案管理工作的精度。在檔案管理的過程中，合理利用大數據技術能夠促進檔案的長久保存，對于傳統的檔案管理來說，是很大的改進及創新，利用先進的計算機存儲系統以及不同的媒介，可以實現信息以及載體的分離，從而不斷提高檔案信息的存儲容量。

（三）檔案信息化管理的重要性。隨著科學技術發展的速度增快，對檔案進行管理必須要采用信息化管理的模式，這在一定程度上能夠提高整個檔案管理的工作效率以及辦公自動化程度。而且在經濟快速發展的現代社會，對檔案進行信息化管理能夠節約一定的成本。而且在對檔案進行信息化管理的過程中，能夠實現檔案管理的自動整理編目、自動統計、自動檢索等過程，而且會按照不同的要求提供不同的服務，能夠實現檔案各個層次的標準化管理。

二、促進檔案信息化管理的措施

在對檔案進行信息化管理的過程中，檔案管理部門以及財政部門要不斷加大檔案管理的資金投入。在對檔案進行信息化建設的過程中，必須要購置一定的硬件以及軟件設備，并且檔案管理人員要根據實際的檔案信息化建設情況進行資金的籌集以及計劃使用。從資金的角度來滿足信息化建設的基礎要求，能夠滿足檔案信息化管理的基本要求。除此之外，在檔案信息化管理的過程中，要不斷對檔案管理工作者進行培訓，不斷提升他們的管理水平。由于我國檔案信息化管理工作的質量參差不齊，不能嚴格做到電子文件的歸檔管理，所以在檔案信息化管理的過程中，要對管理人員進行相應的培訓，從而實現信息化管理的規范性以及科學性。在實現檔案信息化管理的過程中，當地政府一定要給予重視以及支持。我國檔案信息化管理相對于其他國家起步比較晚，但是發展的速度快。隨著我國檔案信息化設備以及網絡技術的不斷進步，很多電子文件需要存在不同的電子媒介中。傳統的檔案管理儲存所占用的空間比較大，最終所產生的保管費用比較高，與現代科學技術發展的方向不一致。因此針對我國檔案信息化管理的實際情況，政府需要給予高度的重視，不斷增強檔案信息化管理以及建設的責任感，對檔案信息化管理的整個過程進行統籌規劃，從而實現科技的創新發展。

三、對檔案信息化管理進行創新的途徑

（一）對思想觀念進行創新促進檔案信息化管理的基礎設施建設。在對檔案信息化管理創新的過程中，檔案管理部門要深刻認識到檔案信息化管理的必要性以及作用，從自身出發，不斷轉變觀念，將檔案信息化建設的經費列入年度財務預算中，而且要根據部門以及單位發展的需求，不斷增加經費的投入，并且要根據實際的情況，引進先進的管理設施設備以及軟件。從檔案信息化管理的基礎建設出發，對基礎建設過程中所遇到的問題進行及時解決，從而有計劃地開展檔案信息化建設和管理工作。

（二）對組織機構進行創新，為技術型檔案信息化管理奠定基礎。相關的檔案管理機構一定要根據實際的檔案信息化管理的要求，建立合理的組織架構，引進高素質的檔案管理人員，在檔案信息化管理的過程中，建立相應的規章制度。在對組織架構進行創新的過程中，檔案管理部門一定要根據檔案信息化管理的實際情況引進相關的專業人才，并且采取多種多樣的途徑，不斷對管理人員進行培訓教育，讓相應的管理人員對檔案信息化管理的基本理論以及基本技能進行掌握，不斷提高管理人員的綜合素質，從而將檔案信息化管理手段由手工型轉變為技術型。

（三）對管理的模式進行創新，實現數字化、網絡化、信息化管理。對檔案進行管理，一定要采用統一領導、分級管理的管理制度，從管理模式的角度來保證檔案信息的完整性以及準確性。實現檔案規范化、標準化以及科學化的管理，就必須要從現代技術的角度出發，科學合理地利用計算機技術以及網絡技術不斷對檔案信息化進行建設，而且在建設的過程中，要用科學的手段對檔案信息資源進行管理以及利用，將檔案數字化、網絡化、信息化管理模式與傳統的實體檔案管理模式進行替換，在一定程度上就能夠避免實體檔案的損壞。

四、結語

在科學信息技術的發展過程中，對檔案的管理一定要采取信息化的管理模式，不斷探索新媒體條件下的檔案利用途徑，從微博以及微信等新型媒體的角度出發，不斷為檔案信息化管理提供更為方便的條件，從而促進檔案管理部門傳遞信息，并且在檔案信息化管理的過程中，一定要跟隨時代發展的腳步，不斷促進檔案信息化管理的創新。

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