構建高職院校政府采購內部控制管理信息平臺的探索和思考

梁盈 唐雪濤

【摘 ?要】針對高職院校政府采購職責劃分不清晰和信息化程度低下的實際情況，提出了以信息化手段實現(xiàn)角色權限設定和采購業(yè)務核心流程的解決對策，實現(xiàn)管辦評分離，落實“放管服”改革政策，強化高職院校采購人的主體責任，實現(xiàn)全過程監(jiān)督和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。

【關鍵詞】政府采購;內部控制;信息化辦公

Abstract：Regarding the practical situation of unclear division of responsibilities and low level of informatization in government procurement of higher vocational colleges， we propose a solution to implement the role authority setting and core process of procurement business by means of informatization， to achieve the separation of management， administration and evaluation， to implement the reform policy of “release of management and service”， to strengthen the main responsibility of purchasers of higher vocational colleges， and to implement the whole process of supervision and statistical analysis of data.

Keywords：government procurement， internal control， information office

引言

自十九大以來，高職院校全面貫徹黨的教育方針，貫徹落實全國教育大會精神和《國家職業(yè)教育改革實施方案》文件精神，獲得的建設投入資金日益提高，政府采購量逐年遞升，如何強化采購人的主體責任，實現(xiàn)采購工作的管辦評分離，落實國家“放管服”改革政策，提高校園的信息化水平，是從事高職院校采購管理人員和專業(yè)建設人員亟待解決的關鍵問題，本文就構建高職院校政府采購內部控制管理信息平臺（以下簡稱“采購內控平臺”）提出建議。

1.構建采購內控平臺的必要性

近年來，國家各級教育部門對高職院校建設的投入力度不斷提升，教學科研設備和各類服務采購需求日新月異，這對采購質量、采購效率以和售后服務保障提出新的要求。目前大多數(shù)院校使用的還是分散的財務管理系統(tǒng)和傳統(tǒng)的Excel表格管理方式，遠遠不能滿足信息化校園建設要求和政府采購內控管理需要，工作效率提升困難，預算執(zhí)行缺乏保障。為了有效提升高職院校政府采購效率，同時完善內部控制制度，縮短項目的申報、審批、采購和驗收時間，聯(lián)通財務管理系統(tǒng)和資產管理系統(tǒng)，實現(xiàn)預算執(zhí)行進度預警，提升預算完成度，構建一個科學完善的采購內控平臺十分必要。

2.構建采購內控平臺的探索

高職院校采購內控平臺的構建需要實現(xiàn)以下幾個目標。一是使得需求部門、各業(yè)務主管部門、校領導、校內外專家等通過一個信息化系統(tǒng)整合辦公，提高行政審批效率，降低紙質辦公消耗，縮短采購周期;二是完善業(yè)務全流程的檔案管理工作，明確各流程階段責任人，統(tǒng)計各采購流程階段耗時，為績效考核管理提供參考數(shù)據(jù);三是對學校自主采購招標結果以及合同進行公示，接受社會公眾的監(jiān)督，同時降低廉政成本和腐敗出現(xiàn)幾率;四是有利于接受在線投標、下載招標文件、發(fā)布招標公告、開展評委打分，減少人為因素對采購工作的影響，落實校內采購招標項目活動的公平、公正、公開。為了構建采購內控平臺，需要完成角色權限設定、系統(tǒng)模塊劃分、功能實現(xiàn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等工作。

2.1角色權限設定

高職院校采購管理業(yè)務主要有8個角色，權限等級從高至低分為1至7級，具體權限設置如下：

（1）系統(tǒng)管理員（1級權限）：配置系統(tǒng)后臺參數(shù);創(chuàng)建其他用戶角色并設置相應權限;用戶注冊審批;維護基礎數(shù)據(jù);管理系統(tǒng)日志;重置所有級別用戶密碼。

（2）校領導用戶（2級權限）：審批采購申請;查看、審批、授權簽訂合同;接收預算執(zhí)行進度預警;查看各采購項目進度和預算資金使用情況;重置2級以下用戶密碼。

（3）監(jiān)督用戶（3級權限）：全流程操作記錄、過程資料、存檔資料查檔權限;各類用戶操作記錄查檔權限;業(yè)務耗時情況查檔權限;評審過程查檔權限;暫時鎖定其他賬戶指定操作權限。

（4）采購管理用戶（4級權限）：接收、退回采購申請;新建、發(fā)布、編輯、刪除招標信息;查看投標情況;發(fā)布中標信息;從專家?guī)熘谐槿≡u委;統(tǒng)計評委結論，公布中標候選人;退標;查看合同;查看歷史記錄并可導出;重置4級以下用戶密碼。

（5）部門管理用戶（5級權限）：審核采購申請;各職能部門分別具有以下獨立權限：①財務部門：審核預算出處、金額、用途等信息，審核采購合同，查看預算執(zhí)行進度，接收預算執(zhí)行進度預警，登記支付信息;②資產管理部門：審核采購需求，參與驗收工作，登記出入庫情況;③審計部門：審核采購報價合理性，審核采購合同。

（6）采購需求用戶（6級權限）：上傳采購申請;查看采購進度;查看采購歷史記錄;查看合同。

（7）投標用戶（7級權限）：查看招標信息;應標報名，下載采購文件;上傳標書;查看中標信息;上傳合同。

（8）評審專家用戶（7級權限）：接受、拒絕評審安排;查看投標文件;按招標文件評分方式提出評審意見或打分。2.2采購業(yè)務核心流程

在每個年度初期，由相關職能部門向平臺上傳必要的年度采購計劃、專項資金下?lián)茴A算情況等信息，以便作為預算執(zhí)行進度審核的基礎數(shù)據(jù)。

（1）采購申請階段：采購部門指定專人做好采購論證和采購計劃審批工作，向平臺上傳必要信息和附件，發(fā)起采購申請流程。

（2）審核階段：由需求部門和各職能部門對采購申請相應方面進行審核，全部審核完畢報送校領導審批。

（3）審批階段：由校領導對采購申請的審核流程及內容進行審批，審批后允許采購管理用戶上報采購計劃。

（4）采購實施階段：采購管理用戶上報采購計劃，并根據(jù)采購方式組織采購工作（平臺根據(jù)不同采購方式進入不同采購流程），依次完成采購信息發(fā)布、接受投標報名、發(fā)放采購文件、接受投標文件、抽選評委、組織評審、上報采購結果審批、發(fā)布中標通知。

（5）采購合同簽訂階段：中標企業(yè)作為投標用戶提交合同初稿，通過審核上報，完成合同簽訂審批，上傳合同掃描件，發(fā)送支付信息到財務部門作為支付依據(jù)。

（6）驗收階段：由需求部門發(fā)起驗收流程，由相關職能部門指定專任參與驗收并上傳驗收相關資料和提交驗收結論，審批備案。

（7）結算階段：根據(jù)驗收情況發(fā)送結算通知，并實時提供可查的項目進度和資金支付進度信息，更新預算使用信息。

（8）信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計歸檔階段：提供所有流程上報、審核、審批、備案信息，根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)提供預算執(zhí)行進度預警，并定期按部門按時間段公示采購數(shù)據(jù)，對照績效指標采用KPI進行項目評估。

3.構建采購內控平臺的思考

3.1提高認識，加大政策宣傳

在平臺搭建的同時，各級用戶的培訓極為重要。除了對平臺使用的培訓外，應更注重采購政策的學習，提高各級管理人員的認識程度，設置獨立部門開展政策把關和宣傳的工作越發(fā)重要。

3.2明確職責，簡政放權提效

由需求來自上級轉為需求來自一線，將個人決策轉為集體決策，分工審核各自職權范圍內的要素，上級領導審核業(yè)務流程完成度和規(guī)范性，適應二級和三級管理模式，將“管”和“辦”合理拆分。

3.3動態(tài)監(jiān)管，提高服務水平

獨立設置督查用戶，實現(xiàn)采購流程全過程跟蹤監(jiān)督管理，有效將“評”獨立于“管”、“辦”之外，將監(jiān)控貫穿始末，做好監(jiān)督者的同時及時做好“扯扯袖”的工作。

3.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計，實現(xiàn)資源共享

為保證采購數(shù)據(jù)存檔更易于實現(xiàn)，應做好歸檔制度的完善，對各級給類文件的編制和上傳提出具體要求。

3.5創(chuàng)新思維，解決核心問題

原流程中，多方互動、信息對稱、建檔歸類、政策施行均難以落實到位，特別是業(yè)務效率低下的問題凸顯。采用信息化手段解決以上問題極為有效，并于校內財務管理平臺和資產管理平臺的銜接尤為重要，能大大提高校園信息化水平和跨部門協(xié)作效率，促進信息的一致性。

另外，通過過程數(shù)據(jù)有效統(tǒng)計和分析，利于績效考核，為績效分配實現(xiàn)多勞多得、優(yōu)績優(yōu)酬提供技術保障。

4.結束語

高職院校采購內控平臺建設，有助于完善學校采購內控制度建設，有助于學校更好的落實績效機制管理。緊跟校園管理信息化發(fā)展趨勢，加強數(shù)字化校園的各模塊建設，提高職業(yè)院校高水平發(fā)展的重要抓手。構建高性能、高融通、高效率的采購內控平臺是提高專業(yè)建設質量的有力保障，這不只是信息化管理和無紙化辦公的實現(xiàn)，同時是防范貪污腐敗的重要手段。我們仍須從采購工作實際出發(fā)，不斷從內部控制管理實踐中積累經驗，發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各種問題，采用新一代信息技術手段，不斷創(chuàng)新，構建更高質量的高職院校采購內控平臺，為高職院校的教育事業(yè)發(fā)展服務。

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基金項目：2019年度廣西高校中青年教師科研基礎能力提升項目“高職院校政府采購內部控制機制研究”資助（項目編號：2019KY1492）

作者簡介：梁盈（1983—），女，廣西南寧人，助理研究員，從事政府采購相關工作。

唐雪濤（1983—），男，北京人，講師，從事信息技術教學和管理。