新形勢(shì)下高校人事檔案管理的創(chuàng)新改革

【摘要】新形勢(shì)下，高校在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，還存在許多難點(diǎn)問(wèn)題需要解決，具體包括檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到自身工作的重要作用，存在工作態(tài)度不積極的情況。同時(shí)，個(gè)別高校沒(méi)有定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行工作培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員不具備操作先進(jìn)技術(shù)手段完成新時(shí)期檔案資料收集、整理以及管理、開(kāi)發(fā)利用等一系列工作的能力。另外，檔案的真實(shí)性和完整性問(wèn)題也是目前高校需要解決的基本問(wèn)題。而這就對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)工作能力及創(chuàng)新意識(shí)有了較高的要求，高校必須要結(jié)合現(xiàn)階段的實(shí)際工作情況，積極開(kāi)展對(duì)人事檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。

【關(guān)鍵詞】高等院校；人事檔案；管理創(chuàng)新

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

人事檔案當(dāng)中存儲(chǔ)的是一個(gè)人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等基礎(chǔ)內(nèi)容，通常直接決定人才的工資待遇。因此，各行各業(yè)都需要意識(shí)到對(duì)內(nèi)部人事檔案進(jìn)行管理的重要性。本文主要以高校的人事檔案管理工作現(xiàn)狀為例展開(kāi)分析，明確影響檔案管理工作效果的關(guān)鍵因素，研究合理創(chuàng)新工作內(nèi)容和形式的可行措施。

一、新時(shí)期高校人事檔案管理工作的難點(diǎn)問(wèn)題

從實(shí)際工作情況來(lái)看，目前，有許多高校人事檔案的管理工作存在一定的不足之處，直接影響著管理工作的質(zhì)量和效率。主要問(wèn)題可以從以下兩個(gè)角度來(lái)展開(kāi)分析：

（一）工作態(tài)度及能力問(wèn)題

與其他企業(yè)的人事檔案管理工作內(nèi)容不同，高校的檔案管理工作需要分別管理教職人員以及學(xué)生的檔案。這就在一定程度上增加了人事檔案管理人員的工作壓力。同時(shí)，現(xiàn)階段許多人事檔案管理人員都沒(méi)有意識(shí)到自身工作的重要性，存在有工作馬虎的情況。由于新形勢(shì)下高校在不斷的擴(kuò)招擴(kuò)建，需要管理的學(xué)生檔案及教師檔案資料不斷增多。而目前仍然有許多檔案管理人員不具備操作先進(jìn)的信息技術(shù)完成電子檔案管理工作的能力，還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。另外，檔案管理人員只注重管理，沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)和利用，也影響了檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。

（二）材料真實(shí)性的問(wèn)題

材料真實(shí)是人事檔案的生命，是體現(xiàn)人事檔案有效作用的前提。檔案內(nèi)容失真將會(huì)給人事檔案管理和使用造成嚴(yán)重后果，可能會(huì)為人事部門(mén)計(jì)算工齡、核準(zhǔn)退休時(shí)間、晉升工資及組織部門(mén)選拔干部帶來(lái)很多問(wèn)題，也使人事檔案管理失去了意義。其次，人事檔案管理的時(shí)效性功能較弱。人事檔案的形成涉及面寬、來(lái)源廣泛、歷史漫長(zhǎng)。因此，經(jīng)常會(huì)由于人為因素造成檔案記錄不完全的情況，這些都是新時(shí)期高校在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)需要解決的基本問(wèn)題，需要高校從人才管理的角度進(jìn)行科學(xué)的管理。

二、新形勢(shì)下高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新方案

高校在新時(shí)期開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，必須要充分意識(shí)到信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并將檔案管理工作與內(nèi)部監(jiān)管機(jī)制有機(jī)融合起來(lái)，健全管理結(jié)構(gòu)體系，開(kāi)展人才教育培訓(xùn)工作，從而為檔案管理工作的有序運(yùn)行提供支持與保障。

（一）信息技術(shù)的合理應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)就在于可以便捷的整理檔案數(shù)據(jù)資料，降低員工的工作壓力，提高工作效率。在智能化、自動(dòng)化的工作模式下，人事檔案資料的真實(shí)性和完整性受到人為因素的影響比較小，可以確保新時(shí)期檔案管理工作的穩(wěn)步運(yùn)行。基于此，各個(gè)高校都應(yīng)當(dāng)具備創(chuàng)新檔案管理工作內(nèi)容及形式的意識(shí)，加大資金技術(shù)投入，引進(jìn)計(jì)算機(jī)工作設(shè)備。積極地將人事檔案的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子版資料，并構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，對(duì)不同專(zhuān)業(yè)的教師及學(xué)生的檔案進(jìn)行合理的分類(lèi)，為后續(xù)查找檔案資料提供便利。

（二）健全檔案管理工作機(jī)制

目前，在國(guó)家相關(guān)政策的支持下，人才在高校間的流動(dòng)成為了促進(jìn)高校發(fā)展的主要因素，“人與檔案流動(dòng)相一致”的原則能在很大程度上保證檔案的完整性與安全性。高校對(duì)人事檔案管理的根本目的是為人才的聘用、調(diào)動(dòng)、培養(yǎng)提供依據(jù)，人事檔案作為反映人才工作經(jīng)歷的主要形式，對(duì)高校管理人才有著非常重要的作用。基于此，高校必須要建立健全的檔案管理工作機(jī)制，并結(jié)合人才管理制度的內(nèi)容對(duì)工作人員的行為進(jìn)行有效的約束，避免由于檔案管理人員自身工作馬虎或者工作態(tài)度不積極，而導(dǎo)致教職人員在人事調(diào)動(dòng)時(shí)檔案沒(méi)有及時(shí)調(diào)入或調(diào)出，這將會(huì)影響教職人員參與高校的評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，影響教職人員對(duì)高校人事管理工作的滿意度。目前，在高校內(nèi)部管理工作中，比較常見(jiàn)的管理工作形式就是設(shè)置責(zé)任監(jiān)督機(jī)制，根據(jù)員工的工作崗位職能要求分配工作任務(wù)，并定期結(jié)合員工的工作完成情況，給予獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，對(duì)于不符合高校在新時(shí)期對(duì)人事檔案管理工作要求的員工必須要及時(shí)予以淘汰。

（三）人才的教育培訓(xùn)環(huán)節(jié)

人才是新形勢(shì)下高校人事檔案管理工作有序運(yùn)行的基礎(chǔ)前提，基于此，高校必須要意識(shí)到開(kāi)展人才教育培訓(xùn)工作的重要性。定期對(duì)員工的工作能力及工作素質(zhì)進(jìn)行考核，以思想教育為主，安排領(lǐng)導(dǎo)人員與檔案管理人才進(jìn)行面對(duì)面的溝通交流，從中了解員工的工作優(yōu)勢(shì)及不足，了解員工在工作中遇到的難題，及時(shí)幫助員工解決問(wèn)題。提高員工對(duì)高校的歸屬感和認(rèn)同感，引導(dǎo)員工自覺(jué)規(guī)范自身的工作行為，減輕管理部門(mén)的工作壓力。同時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)先進(jìn)的人事檔案管理技術(shù)的發(fā)展情況，安排專(zhuān)家為檔案管理人才傳授工作經(jīng)驗(yàn)，并面向社會(huì)招聘高技術(shù)、高素質(zhì)的人才，從而組建一支專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，提高整體團(tuán)隊(duì)的工作質(zhì)量和效率，有效解決目前高校檔案管理工作存在的難題。

三、高校創(chuàng)新人事檔案管理工作時(shí)的注意事項(xiàng)

高校在實(shí)際對(duì)人事檔案管理工作的內(nèi)容及形式展開(kāi)創(chuàng)新研究工作時(shí)，還有一些注意事項(xiàng)需要遵守，具體包括以下幾個(gè)方面。

（一）以人為本原則

高校在新時(shí)期的發(fā)展過(guò)程中，必須要以科學(xué)的發(fā)展觀作為創(chuàng)新高校人事檔案管理制度和模式的指導(dǎo)原則。在這個(gè)環(huán)節(jié)的核心要求就是要以檔案管理工作人員為基礎(chǔ)，從政工教育的角度出發(fā)，結(jié)合黨和國(guó)家的思想政治方針，對(duì)員工進(jìn)行教育。引導(dǎo)檔案管理人員不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)目前的管理工作內(nèi)容及形式提出修改意見(jiàn)，結(jié)合高校發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)整，為提高員工的工作積極性奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，管理工作應(yīng)當(dāng)與文化建設(shè)結(jié)合起來(lái)，利用校園文化定期組織員工開(kāi)展文化交流活動(dòng)，將活動(dòng)的主題與思想教育工作的基本內(nèi)容融合在一起。在活動(dòng)當(dāng)中潛移默化地影響檔案管理人員的思維意識(shí)，從而達(dá)到創(chuàng)新發(fā)展的基本要求，促進(jìn)員工個(gè)人和院校的共同發(fā)展進(jìn)步。

（二）公平性的原則

在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，必須要遵循公平性和規(guī)范性的原則。比如，在涉及到對(duì)教職人員或者對(duì)學(xué)生進(jìn)行評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)工作時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)將評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)公示出來(lái)，并應(yīng)當(dāng)將參與評(píng)選的人員名單也公示出來(lái)，讓全體師生都參與到評(píng)選環(huán)節(jié)當(dāng)中，從評(píng)選人員的日常表現(xiàn)以及檔案資料兩個(gè)方面進(jìn)行綜合分析，發(fā)揮出人事檔案的應(yīng)用價(jià)值，確保高校評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)工作的客觀公正。這些都是新形勢(shì)下高校在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則。

（三）安全管理工作

檔案資料的安全性問(wèn)題是高校在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，基于目前檔案管理工作形式主要以電子檔案為主，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存放管理不同，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有復(fù)雜多變的特點(diǎn)，這就給安全管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，檔案管理人員必須要做好信息安全防護(hù)工作。首先，應(yīng)當(dāng)從人事檔案管理平臺(tái)的安全設(shè)置角度出發(fā)，設(shè)置每位員工登錄平臺(tái)的權(quán)限，一般來(lái)說(shuō)，教職人員及學(xué)生只能查看個(gè)人資料，而且不具備修改的權(quán)利，只有檔案管理人員才能在后臺(tái)對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行修改；其次，高校要為系統(tǒng)安裝相應(yīng)的安全防御軟件，避免系統(tǒng)平臺(tái)受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊而陷入癱瘓。同時(shí)，還要避免不法分子入侵系統(tǒng)盜取人事檔案資料。

四、結(jié)論

在新形勢(shì)下開(kāi)展高校人事檔案管理工作，必須要從加大資金技術(shù)投入，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的角度入手，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，降低管理人員的工作壓力。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校內(nèi)部的人才管理制度完善人事檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，避免由于人為因素影響檔案的應(yīng)用價(jià)值。另外，高校應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展人才教育培訓(xùn)工作，從思想教育和工作能力兩個(gè)方面培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。人事檔案創(chuàng)新改革環(huán)節(jié)中，遵循以人為本的工作原則，做好檔案安全管理工作，為高校各項(xiàng)工作的穩(wěn)步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]高譚.以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)改革創(chuàng)新高校人事檔案管理工作[J].赤子（上中旬），2015（21）.

[2]朱小菊.高校人事檔案管理模式改革與思考[J].新西部：中旬·理論，2015（7）.

[3]羅小燕.探討新形勢(shì)下高校人事檔案管理創(chuàng)新改革[J].長(zhǎng)江叢刊，2019（1）.

[4]婁楠.高校人事檔案管理的現(xiàn)狀與創(chuàng)新探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016（9）.

[5]苑伊彬.新時(shí)期高校人事檔案管理創(chuàng)新分析[J].中國(guó)管理信息化，2018（10）.

[6]蔡慶紅.新形勢(shì)下高校人事檔案管理工作創(chuàng)新思考[J].儷人：教師，2016（5）.

作者簡(jiǎn)介：尚紅玉（1987-），女，漢族，河南省鄲城縣，碩士研究生，高校從事人事檔案管理工作。