新時期事業單位檔案管理工作的優化策略探究

苑超

【摘 ?要】事業單位是我國經濟社會發展中非常重要的組成部分，事業單位中檔案管理工作能否有序地開展，對于事業單位發展、社會經濟穩定，都有著非常重要的作用。只有不斷地提升檔案管理水平，才能夠確保事業單位實現順利、穩定的發展。因此，為了提升檔案管理工作的實際效率和質量，當前需要對實際工作中存在的問題進行分析和研究，通過制定出針對性的問題解決策略，確保檔案管理水平能夠實現提升，更好地適應新時期背景下事業單位工作需求。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;優化策略

1. 事業單位檔案管理工作存在的不足

1.1 重視程度不足

針對事業單位中的檔案管理工作來說，普遍存在不重視管理的情況，并且這種意識上的欠缺，在檔案管理工作中具備比較明顯的針對性。在這種情況下，容易造成相關工作人員工作態度比較消極，在工作質量和效率都存在一定的不足。根據當前事業單位中開展的檔案管理工作情況來看，雖然在事業單位從業的人員專業知識、文化水平等方面都比較強，但是大部分人員在管理能力上都存在一定的不足。加上當前我國事業單位正處于比較關鍵的轉型期，而檔案管理工作的薪資情況并不具有一定的誘惑力，在事業單位中也不是重要的崗位。因此很多從事檔案管理的人員個人工作意識比較薄弱，大部分工作都無法有效地開展，嚴重影響了工作的質量和效率。

1.2 制度不夠完善

完善的制度能夠確保工作更加順利地開展，為各項工作行為提供標準參考，事業單位中的檔案管理工作也需要完善的制度給予支持，才能夠真正有效地提升工作質量和效率。而根據當前事業單位中檔案管理工作的實際情況來看，在制度上還存在比較明顯的不足，相關工作沒有參考的標準和規范，造成員工在工作匯中無法規范自身的行為。這種在制度上的不足，不僅容易導致相關人員工作意識淡薄，無法更加有效地開展工作，提升工作質量，同時對于事業單位的發展，也產生了非常不好的影響。

1.3 基礎投入欠缺

檔案管理工作想要有效地開展，不僅需要對人員的專業能力、素質等進行要求，同時也要及時地對基礎設施進行完善，這就要求事業單位需要將一部分的建設資金投入到檔案管理中。而實際上，很少有事業單位能夠真正對檔案管理工作的硬件、軟件設施給予重視，不僅無法及時地為檔案部門配備對應的電子設備，提升工作的效率，同時在人員培訓方面也沒有給予充分重視。

2. 新時期事業單位檔案管理工作的策略

2.1 完善管理理念，創新服務內容

在新時期事業單位中開展的檔案管理工作，需要將各種全新的管理模式引入到工作中，通過完善管理的理念，結合全新的技術手段，創新意識、服務，才能夠保證檔案管理工作更加有效地開展，體現出自身具備的積極作用。因此，針對檔案管理工作來說，最先要做的就是要將全新的管理理念應用在工作中，不僅需要對工作內容、服務等方面進行創新，同時也要加強對于檔案管理的重視程度。以此保證檔案管理工作能夠更加積極地開展，為事業單位的積極發展提供支持。首先，在大數據時代中，檔案管理在模式上需要朝著智能化、現代化、自動化發展，這就要求檔案管理人員需要緊跟時代發展的潮流，提升自身的文化知識水平同時，積極轉變管理理念，在繼承傳統管理模式優勢的同時，研究出全新的管理方式，通過各種全新技術的有效應用，保證工作更加高效地開展。其次，為了保證能夠發揮出檔案的作用，創新服務的內容，真正凸顯出檔案的作用，需要改善服務模式，全方位地對服務體系進行健全，保證重要信息安全的基礎上，對檔案的公開性進行逐步擴大，及時地更新信息，拓展服務的途徑。以此保證社會大眾能夠更加快捷、方便、安全地接觸檔案相關資源，從中獲取更多的有用知識。最后，需要加強領導以及全體人員對于檔案管理工作重要性的認知，通過對資源配置進行有效優化，確保管理工作能夠順利開展。

2.2 優化管理機制，完善工作制度

事業單位中的檔案管理工作的有效開展，對于管理人員的實際業務能力、專業素質等方面，都提出了比較嚴格的要求，在實際工作中，需要通過不斷的完善相關管理機制，健全檔案管理工作制度，才能夠確保各項工作有效地開展。因此，針對事業單位中的檔案管理工作來說，需要從管理體系入手，制定出針對性的管理制度，細化管理辦法，確保管理工作能夠更加有序地開展。首先，需要從統籌規劃、整體局勢等方面，制定出全新的制度框架，對現有的檔案管理工作制度進行全面調整，提升管理制度的完善程度和制約能力，為后續各項工作更加有效地開展提供基礎支持。同時，在實際工作中，相關管理人員需要注重完善“持續管控”相關工作，保證檔案管理工作更加可靠地開展。此外，在內部管理工作上，也要將自我監督、內部監督、社會監督結合在一起，通過共同的努力，營造出一個以事業單位為核心的全新管理體系。其次，針對檔案內容的歸納、整理以及積累等工作，需要在開展工作之前，做好對應的調研工作，對各個崗位的職責進行明確。通過對職責管理制度進行完善，結合不定期的突擊檢查工作，以及相關的考核機制，真正建立起完整的檔案質量管理體系，發揮出制度的約束和促進作用，進而保證管理工作能夠實現深化發展。

2.3 增加投入成本，加強基礎建設

在新時代的背景下，當前檔案管理工作對于信息技術、計算設備以及網絡環境具備比較強的依賴性，通過合理有效地引進全新設備和軟件技術，能夠確保工作更加高效地開展。這種全新的工作方式不僅能夠減輕工作人員的工作負擔，同時也能夠減少事業單位在檔案管理工作中的人工成本投入，為事業單位節約更多的運行成本。因此，針對事業單位中的檔案管理工作來說，需要加強在各種基礎設施方面的建設工作，增加在信息化工作環境方面的成本投入情況，并且積極地開展人才建設工作，保證檔案管理工作的質量和效率。首先，事業單位需要按照當前單位的實際服務類型、工作要求、資金情況等，合理地對軟件、硬件設備進行完善。如針對與人力資源檔案相關的事業單位，就需要加強在基礎建設方面的建設力度，大量地引進信息設備，保證能夠提供更好的社會服務，如人力資源相關部門等;而針對一些常規的事業單位，可以在滿足單位自身檔案管理工作需求的基礎上，對各種信息設備進行引進和應用。這樣不僅能夠合理地配置資源，節約國家資金，同時還可以實現工作效率最大化。其次，企業需要適當地對負責檔案管理工作的人員薪資情況，按照國家的要求進行調整，通過給予一些福利的形式，將更多的人才留在事業單位的檔案工作中。同時還可以通過外聘專業檔案管理人員的方式，將一些專業、擁有全新工作理念的人才引入到事業單位中，通過加強在人才方面的建設，確保檔案管理的質量和效率都能夠實現提升。

3. 結語

在社會不斷發展的新時期背景下，事業單位需要對檔案管理工作給予充分的重視，不斷地完善管理制度，合理結合信息技術手段，以此保證能夠有效提升檔案管理的質量和效率。這樣不僅能夠保證事業單位中的檔案管理工作更加有效地開展，發揮出檔案自身具備的積極作用，同時也可以為事業單位實現份更好的發展提供支持，進而促使社會能夠更加和諧、穩定地進步。

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