計算機檔案管理前期基礎工作的重要性

【摘 ?要】檔案管理是每個企業都必不可少的部分，而檔案管理又被分為建檔、保存和管理、利用和服務三個方面，其中最為前期也最為基礎的工作就是建檔工作。雖然聽起來只是簡簡單單的建立檔案，但事實上這樣基礎工作的工作量極其巨大，不僅需要對基礎的信息進行核對和整理，同時還需要各部門負責人的配合和簽字，最終形成書面內容，保存在一份完整的檔案之中。因此，檔案管理前期的基礎工作，建檔部分必須作為計算機檔案管理工作的核心和重點。本文將對計算機檔案管理前期基礎工作的重要性展開探討和研究。

【關鍵詞】計算機檔案管理;前期工作;基礎工作

引言：

計算機檔案管理最重要的工作是在前期向計算機輸入準確的數據信息，如果不能保證信息的準確，就會讓整個檔案體系的工作變得凌亂不堪，因此，對于計算機檔案管理的前期基礎工作就是輸入工作。在前期的輸入工作中，保障數據的準確以及數據輸入的速度，是保障計算機檔案管理工作正常運行的有效保障。

一、計算機檔案管理前期工作的現狀

計算機檔案管理的前期工作大多分為三個方面：軟件、硬件和數據。而作為軟硬件而言，準備也較為容易，并且耗時比較短，這樣的工作相對比較輕松和簡單，只需要檔案管理工作者在挑選軟硬件的時候，依據具體的工作情況進行選擇即可。但基礎工作中的數據部分就比較繁瑣，因為數據工作是整個基礎工作中耗時最長的工作，在檔案管理工作人員進行數據整理和分析的時候，必須對數據的準確性進行落實，確保其有效性。并在輸入數據的過程中進行分類和校正，以免在后期出現不規范、不標準的問題，如果不能正視數據信息的規范管理，會直接影響到檔案管理工作的后期運行，檔案管理人員必須要保障整個計算機系統的聯網狀態，同時信息輸入對計算機軟件的要求并不是很高，但對數據的要求比較關鍵，以下將對計算機檔案管理的前期基礎工作的問題展開具體的討論。

二、計算機檔案管理前期工作的問題

1.檔案內容沒有規范

首先，對于紙質版的檔案資料，很多數據都是通過人工手寫，在內容上沒有進行具體的規范，同時檔案文件中的內容也不夠詳盡，在進行數據錄入的時候回頭找尋相應的數據信息十分困難，并且難度極高，甚至因為年代久遠，很多數據已經無從查證，對計算機信息錄入的工作造成了極大的困難。

2.資料整理不夠具體

另外，在進行數據整理的過程中，傳統的資料整理也不夠具體，因此進行計算機輸入的時候也面臨較多的困難，諸如字跡不清晰或者潦草的問題，因為沒有專門的檔案整理規范，也就直接影響計算機檔案錄入的整體效果。

3.檔案卷宗不夠統一

在進行計算機輸入工作的時候，傳統的紙質檔案并未對檔案進行統一的要求，因此在進行檔案輸入時檔案厚薄不均，最終在進行錄入的時候很容易出現資料丟失或者資料錄入不全的問題。

4.類目分組不夠清晰

此外，在進行計算機輸入時因為紙質檔案并未進行有效分類，因此在進行信息錄入的過程中也會出現不知道如果分類的情況，同時因為某些類目的內容比較相近，沒有進行細分就會影響整個檔案數據的分類。

5.傳統檔案頁碼丟失

對計算機檔案信息進行管理，首要的任務就是將前期的所有數據錄入到電腦軟件之中，但因為紙質的檔案可能因為年代久遠，導致部分頁碼丟失，這樣計算機檔案信息錄入就很難詳盡和完善，不完善的和頁碼丟失的檔案錄入都會成為計算機檔案信息錄入的極大障礙。

三、計算機檔案管理前期工作的策略

根據前文提到問題可以發現計算機檔案管理的優勢，想要將計算機檔案管理工作做得更好，就需要對檔案的基礎工作做出一定的規范和章程：

1.保障數據錄入的真實性

對于計算機檔案管理的基礎工作，必須要保障數據錄入的真實性，對數據信息不夠完善和不夠清晰的部分，檔案工作人員必須將其進行核對并整理錄入，并保證這些數據的真實有效，如果出現數據殘缺不全的問題，相關工作人員還需要對檔案管理工作進行配合，完善數據，進而保障后期檔案管理工作的正常運作。

2.建目錄并做出檔案分類

計算機檔案管理的目的就是為了后期進行查找和調取更為方便，因此，在初期進行檔案錄入的過程中，應該對每一份檔案的類別進行甄別和篩選，做出有效的分類，同時編撰目錄，讓檔案的每一項類目都能通過目錄和索引快速查找到，這樣的方式才能讓計算機檔案管理工作落到實處。另外，對于類目中比較相同的部分可以進行細分，做出更精細的分類，并在目錄中做出細分的部分。

3.做好檔案管理監督工作

計算機檔案管理工作必須落實到人頭，對檔案管理工作人員進行相應的管理和約束，對于工作人員所負責的部分應該承擔相應的責任，一旦工作人員所管轄的檔案部分出現問題，應該接受相應的懲罰。同時檔案管理工作中的數據也應該受到一定的監督，負責人進行定期檢查，對不夠完善和不夠清晰的數據進行補充和查證。

4.提高檔案管理人員素質

作為計算機檔案管理工作人員，必須具有職業操守，對自己所錄入的每一份數據都要保證其真實有效，因此對檔案管理工作人員的素質和專業能力必須進行培訓和提高，切不可因為某些數據不清晰而進行自我猜測，隨意上傳和輸入數據，同時也是缺乏素質的表現。因此，在進行計算機檔案管理工作之前，必須對所從事此項工作的人員進行監督和培訓，同時進行安全意識和端正工作態度的培養，以保障檔案管理工作的正常運行。

四、結束語

綜上所述，計算機檔案管理工作是當下時興的檔案管理工作，但依然離不開與傳統檔案工作中相同的部分和重點，因此對檔案管理，基礎工作的監督和管理、人員的配備和培訓等，都是企業需要考慮的重點，只要能有效保障檔案管理基礎工作的正確運行，就能為后期的檔案管理工作奠定良好的基石。

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作者簡介：

譚貴，男，漢族，1998.08.24出生，中國人民解放軍軍事科學院系統工程研究院，研究方向：檔案管理、計算機操作與維護。