對(duì)高職院校科研項(xiàng)目檔案收集不齊全問(wèn)題的思考

孫文靖

摘要：為了更好發(fā)揮高職院校科研項(xiàng)目檔案應(yīng)有的作用，學(xué)校科研管理、檔案管理部門(mén)和科研人員應(yīng)重視科研全過(guò)程材料的收集歸檔。針對(duì)當(dāng)前高職院校“重科研工作、輕科研檔案收集”的共性問(wèn)題。本文結(jié)合高職院校科研檔案實(shí)踐工作，就科研項(xiàng)目檔案收集不齊全問(wèn)題、成因進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高職院校;科研項(xiàng)目檔案;收集;問(wèn)題;解決對(duì)策

高職院校科研部門(mén)對(duì)科研項(xiàng)目檔案收集齊全、完整、系統(tǒng)性的把握在科研管理工作中容易輕視。學(xué)校檔案部門(mén)在檔案收集工作中也往往側(cè)重于文書(shū)、教學(xué)、會(huì)計(jì)、設(shè)備、基建等傳統(tǒng)門(mén)類檔案的收集。學(xué)校科研檔案是高校科技檔案的重要組成部分，是指在高校科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成且具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像等載體材料，是高校科研工作的重要組成部分。理論上講，高校科研管理和檔案管理工作對(duì)高校科研檔案都提出了歸檔材料符合完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的要求。高職院校科研項(xiàng)目檔案收集歸檔工作的好壞，能夠反映出高校科研檔案資源庫(kù)建設(shè)完整情況和高校科研管理工作的水平。做好學(xué)校科研項(xiàng)目檔案的收集工作，能夠豐富高校檔案信息資源，為廣大師生開(kāi)展科研工作提供指導(dǎo)查考服務(wù)。

一、高校科研項(xiàng)目檔案收集不齊全問(wèn)題的現(xiàn)狀

按原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)〔1987〕6號(hào)），科研項(xiàng)目檔案內(nèi)容主要包括下面這些內(nèi)容：一是研究準(zhǔn)備環(huán)節(jié)：主要有項(xiàng)目課題立項(xiàng)、獲批材料，如申報(bào)課題通知、立項(xiàng)結(jié)果通知、申報(bào)書(shū)、任務(wù)書(shū)、委托合同書(shū)、課題預(yù)算等。二是研究實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)：課題研究實(shí)施方案，研究實(shí)施中各類原始記錄材料和數(shù)據(jù)（包括圖紙）、樣品等。三是檢查、結(jié)題環(huán)節(jié)：有中期檢查材料、結(jié)題報(bào)告、相關(guān)論文專著成果，專家評(píng)審結(jié)論、結(jié)題鑒定證書(shū)、總結(jié)材料等。四是獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)環(huán)節(jié)：有成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)審批材料、獲獎(jiǎng)材料、專利申請(qǐng)書(shū)及證書(shū)原件。五是推廣應(yīng)用環(huán)節(jié)：有轉(zhuǎn)讓合同協(xié)議書(shū)，推廣應(yīng)用說(shuō)明、反饋意見(jiàn)、科研成果宣傳報(bào)道材料等。

從高職院校科研檔案實(shí)際收集歸檔結(jié)果看，申報(bào)課題通知、立項(xiàng)結(jié)果通知文件、結(jié)題鑒定證書(shū)或驗(yàn)收通過(guò)文件、橫向課題合同委托書(shū)、專利證書(shū)復(fù)印件等材料比較齊全，其他材料科研管理部門(mén)均沒(méi)有收集后向檔案部門(mén)移交。整體而言，科研項(xiàng)目檔案收集情況不理想，歸檔材料較少，“重立項(xiàng)審批、結(jié)題鑒定等結(jié)論性文件材料，輕研究實(shí)施過(guò)程、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用、成果轉(zhuǎn)讓等諸多材料的收集歸檔”問(wèn)題突出。這部分未收集歸檔的科研項(xiàng)目材料正是科研項(xiàng)目檔案的重點(diǎn)部分，缺失后大大影響后期對(duì)科研項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)利用，科研項(xiàng)目檔案的查考指導(dǎo)作用得不到發(fā)揮。

二、高職院校科研項(xiàng)目檔案收集不齊全的原因

（一）學(xué)校科研教職工對(duì)科研項(xiàng)目的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不清，將材料據(jù)為己有

接受學(xué)校的任務(wù)或主要利用學(xué)校的物資、材料支撐、軟硬件條件并獲取學(xué)校科研獎(jiǎng)勵(lì)后所完成的科研成果均為“職務(wù)成果”，高校教職工所承擔(dān)的科研項(xiàng)目應(yīng)歸屬于學(xué)校所有，而非教職工個(gè)人所有。按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：學(xué)校各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門(mén)科研人員及時(shí)整理檔案和立卷，交本部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)移交。規(guī)定中對(duì)高校科研人員進(jìn)行了明確的整理歸檔要求。現(xiàn)實(shí)中由于從事科研工作的教職工對(duì)產(chǎn)權(quán)歸屬不清晰，在完成負(fù)責(zé)科研任務(wù)后，將應(yīng)該立卷歸檔的科研項(xiàng)目材料留在自己處，不向?qū)W校科研管理部門(mén)移交。

（二）學(xué)校科研部門(mén)工作人員認(rèn)知不足或責(zé)任性不強(qiáng)，未及時(shí)收集科研材料

按照規(guī)定，科研項(xiàng)目在鑒定驗(yàn)收時(shí)應(yīng)通知檔案部門(mén)參與，但由于高校科研項(xiàng)目數(shù)量較多，檔案部門(mén)人員匱乏，項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收往往由學(xué)校科研部門(mén)組織實(shí)施。加上科研部門(mén)個(gè)別工作人員科研檔案認(rèn)知不足或責(zé)任性不強(qiáng)等諸多原因，輕視了科研項(xiàng)目驗(yàn)收應(yīng)提交全過(guò)程材料的要求，只注重上述部分材料的提交情況就予以驗(yàn)收通過(guò)。其他重要材料就被科研教職工據(jù)為己有，有些教職工本人也不知道需要移交歸檔，隨著時(shí)間的流逝，很多材料丟棄不知去向，導(dǎo)致相當(dāng)數(shù)量的科研項(xiàng)目材料得不到妥善地歸檔保存。

（三）檔案工作人員對(duì)科研項(xiàng)目檔案歸檔工作的重視不夠，未按科研檔案歸檔規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行

高校檔案機(jī)構(gòu)由于檔案人員隊(duì)伍配置嚴(yán)重不足，工作人員一人身兼數(shù)崗，特別是高職學(xué)院檔案機(jī)構(gòu)隸屬于學(xué)校辦公室，編制僅一人，還要擔(dān)當(dāng)著辦公室其他一些雜事工作，根本沒(méi)有精力和時(shí)間專門(mén)從事門(mén)類眾多的檔案管理。年度歸檔中只能滿足于主要檔案材料能移交歸檔的程度，無(wú)暇嚴(yán)格按照檔案完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性等要求去審核材料是否符合科研檔案歸檔要求。

三、解決高職院校科研項(xiàng)目檔案收集不齊全問(wèn)題的對(duì)策

（一）科研管理部門(mén)應(yīng)將科研人員檔案移交情況與教職工年終個(gè)人績(jī)效掛鉤

與經(jīng)濟(jì)收益掛鉤歷來(lái)就是一種效果較好的舉措，如果年度內(nèi)材料移交不齊全，不完整，科研管理部門(mén)進(jìn)行評(píng)判后，直接反饋給高校人事部門(mén)。人事部門(mén)按照學(xué)校科研檔案管理考核機(jī)制，直接扣減相應(yīng)績(jī)效工資。處罰只是手段，目的是督促其主動(dòng)移交歸檔。

（二）做好高職院校科研工作政策和知識(shí)宣傳解讀，讓教職工知曉科研項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)歸屬

這一點(diǎn)非常重要，科研管理部門(mén)可通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、微信公眾號(hào)等新媒體，宣傳、解讀科研項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)歸屬方面的知識(shí)、科研項(xiàng)目檔案材料內(nèi)容及考核機(jī)制，讓科研人員主觀上積極主動(dòng)做好科研項(xiàng)目材料的積累、保存、移交歸檔，解決材料不齊全的突出問(wèn)題。

（三）高職院校科研管理部門(mén)和檔案部門(mén)應(yīng)增強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案收集意識(shí)，嚴(yán)格按照科研檔案管理制度執(zhí)行

學(xué)校科研部門(mén)工作人員應(yīng)熟知科研項(xiàng)目檔案內(nèi)涵及相關(guān)管理規(guī)定，增強(qiáng)責(zé)任心，及時(shí)督促科研人員上交全過(guò)程檔案材料，并做好審查核對(duì)，確保科研項(xiàng)目檔案材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。檔案部門(mén)工作人員要盡可能克服人員不足困難，主動(dòng)與科研管理部門(mén)溝通，積極參與到科研項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)中。科研部門(mén)應(yīng)將檔案材料驗(yàn)收情況直接納入項(xiàng)目驗(yàn)收意見(jiàn)中，材料不齊全的不予通過(guò)驗(yàn)收。

【參考文獻(xiàn)】

[1]薛冰.科研項(xiàng)目檔案公開(kāi)現(xiàn)狀的調(diào)查與分析[J].檔案學(xué)研究，2016（3）：74-77.

[2]李嘉怡.高校科研項(xiàng)目檔案收集工作存在問(wèn)題及對(duì)策[J].北京檔案，2017（2）：26-27.

[3]蘇全玉.完善高校科研檔案的收集與利用[J].山東紡織經(jīng)濟(jì)，2015（5）：21-22.