會計電算化對財務管理內部控制的要求

范瑋

摘? 要：會計電算化也叫計算機會計。它是指以電子計算機為主體的信息技術在會計工作中的應用。具體地說，是指利用會計軟件，用各種計算機設備來指導手工完成或難以手工完成的會計工作過程。會計電算化是現代電子技術和以電子計算機為基礎的信息技術在會計中的應用。它實現了數據處理的自動化，提高了會計工作人員的效率，保證了會計處理信息的準確性與及時性，使傳統的手工會計信息系統向電算化會計信息系統發展。會計電算化是會計發展史上的一次重大革命。它既是會計發展的需要，也是經濟、科技對會計工作的要求。然而，會計電算化在帶來高效數據處理的同時，其風險性也對財務管理內部控制提出了新的要求。本文就會計電算化對財務管理內部控制的影響以及提出的新要求做出論述。

關鍵詞：會計電算化;財務管理;內部控制;要求

內部控制關系到企業財產資料的安全、完整，關系到會計制度能否正確反映企業經濟活動。為了實現管理目標，企業必須建立一套內部控制制度，保證企業健康有序發展。會計電算化是指用計算機代替手工記賬、報賬，部分代替大腦完成會計信息的分析、預測和決策的過程。財務電算化的內部控制不僅包括原始的手工會計處理過程，還包括程序設計和會計電算化處理的過程。然而，會計處理高度集中在計算機上，其處理自動化程度高。會計信息的重要載體已成為一種磁性媒介，因此，在會計電算化條件下，原來行之有效的人工條件下內部控制系統已難以發揮其作用。

一、會計電算化對財務管理內部控制的影響

會計電算化導致會計內部控制形式、自身稽核機制、存儲方式等發生了很大程度上的改變，造成原來運行正常的內部控制系統已經落伍。

（一）處理過程自動化導致內部控制形式發生變化

在手工會計業務處理系統中，會計處理工作是很多人協作完成的，人員之間存在著“互相監督，互相制約”的關系。當前面的財務人員發生錯誤與紕漏時，后面的財務人員較容易發現數據的錯誤從而進行及時的補救。但會計電算化使得這種人員之間的聯系變成人與電腦之間的聯系，原有的建立在崗位職責分工基礎上的內部控制及制度失去了作用，處理過程已成為在程序控制下完成數據錄入、計算、匯總和形成賬簿的過程，就會出現當計算機錄入的原始數據一旦發生錯誤，計算機發現不了原始數據的錯誤，就會根據輸入的原始數據得到錯誤的報表。可以看出處理自動化其實是一把雙刃劍，可以提高工作效率，但其缺點也成為財務管理的一大隱患。

（二）授權方式的改變導致內部控制稽核機制被削弱

在手工會計業務處理系統中，處理每一筆經濟業務都要經過對應的審批手續以及得到相應人員的簽字與印章，財務管理內部人員職責分明，權限眾多，相互牽制，從而形成了把關嚴格的內部稽核機制。會計電算化里，各種手續通過計算機統一處理，原來手工會計業務處理系統的崗位分工、授權方式發生了很大程度的改變，業務處理被簡化為用戶名與密碼登錄的工作模塊，內部牽制、審查、稽核機制無法進行;甚至會出現用戶名與密碼被非法盜竊，造成不必要的財務損失。

（三）存儲方式的改變導致內部控制嚴肅性降低

在手工會計業務處理系統中，配備完善蓋章制度的紙質存儲用來存儲各種憑證。會計電算化電子存儲代替紙質存儲，雖然減少了存儲空間與工作負擔，但是降低了財務管理內部控制的嚴肅性，具體表現在：

1、會計電算化將各種信息轉化為數字形式，存儲在磁（光）介質上，不法分子便于下手，數據丟失和賬實不符現象層出不窮。

2、以電子數據的形式存儲會計信息，網絡數據可以復制、共享使得會計信息的安全威脅更嚴峻。

3、手工情況下錯賬劃線的更正方法不再適用。會計電算化中使用反記賬或清算功能，對會計賬簿安全性影響較大。

（四）財務內部控制范圍變大導致內部控制難度增加

在手工會計業務處理系統中，會計的業務與財務管理內部控制主要針對于交易處理，會計人員只需要掌握專業的會計知識。會計電算化的應用，給傳統手工會計業務工作里增加很多新的工作內容，造成財務管理內部控制的范圍增加。同時電算化系統的構建與運行比較復雜，所以在掌握會計專業知識的前提下，會計人員還必須掌握相關的計算機、程序、網絡等知識，這就增加了財務管理內部控制的難度。

綜上，會計電算化的實現給財務管理內部控制體系造成了一些影響，使得原有內部控制不能滿足會計電算化的要求，在會計電算化系統下原有內部控制會出現一些問題，如工作分工的喪失、權限的降低;由于主觀或技術因素導致的非法操作或操作錯誤;會計軟件的安全性和保密性較低等。因此，有必要加強會計電算化管理，建立嚴格的財務管理內部控制制度。

二、會計電算化對財務管理內部控制的要求

傳統的財務管理內部控制已經不具備滿足電算化系統下內部控制的條件，要想利用會計電算化帶來的便利并規避其帶來的風險，就必須實行高要求的財務管理內部控制系統，在這給出幾點滿足會計電算化對財務管理內部控制的新要求：

（一）加強組織管理

加強組織管理就要建立新型崗位責任制度，對財務部門的崗位進行明確分工;建立合理的系統的會計電算化管理制度，規定操作規范與業務處理流程。在這給出一條分工思路：將財務管理部門劃分為三大塊，一部分是原有的會計崗位，主要負責會計入賬、出賬、驗算、稽核等;第二部分是專門的會計電算化崗位，其主要負責系統管理、數據收集等。最后一部分是電算化系統維護崗位，電算化系統維護工作也是一個很重要的部分。在確定各崗位人員的工作時，各崗位人員既要定期輪換又得保持相對穩定，在輪換中尋求一個穩定的狀態;同時維護電算化系統的人員與操作電算化系統的人員應該嚴格分離;審核記賬崗位與出賬崗位由不同人員擔任，并且審核崗位人員不能審核自己賬單的憑證。加強組織管理可以確保在工作中互相監查，降低因粗心導致的工作錯誤現象的發生概率。

（二）加強權限控制

上文說授權方式的改變導致內部控制稽核機制被削弱，那么會計電算化普及下就必須加強財務管理內部的權限控制。按照每個工作崗位的職責與機制，合理授予崗位職工相應的權限，保證接觸電算化系統的財務人員有一定的權限但又得在系統管理員的管理下，在系統管理員的分工與授權下，在限定時間內注冊登記自己崗位的用戶名和密碼，這樣可以明確每個崗位的責任并能提高密碼安全性。在這給出一條加強權限控制的思路：系統管理員崗位最起碼需要兩個人配合起來工作，在系統管理員下設各崗位的管理員，定期更換各崗位管理員的登錄密碼，同時建立電算化上機記錄制度，用日志記錄下每個會計職員的計算機機號、上機時間與操作記錄等信息，設立獨立崗位定期對這些日志檢查，檢查是否有異常操作境況。

（三）加強檔案管理

在會計電算化背景下，加強檔案管理的有效措施如下：首先，為了保證會計數據的安全，必須建立有條有理地的檔案管理機制。例如，在歸檔紙質會計檔案時，檔案管理人員先按不同類型檔案的時間線進行分冊，然后經由會計主管、系統管理員、檔案管理員審核并取得簽字蓋章后，才能錄入檔案。保存電子版會計檔案時，需要選擇安全的保存場所，并安排相關人員定期檢查電子會計檔案。其次，備份好多份會計檔案。會計電算化系統需要經常升級來保持與時俱進，在這個過程里電子會計檔案容易收到修改和丟失，因此必須做好會計檔案備份工作。值得注意的是會計檔案電子版的存儲經常在U盤，或者計算機硬盤里， 這就要保證電子版存儲介質所處環境必須適宜，紙質版的會計檔案存儲環境應該注意防潮且防火。最后一點對于會計檔案的借閱，要有相關完善規定來保證借閱的安全問題。

（四）提高財務人員的綜合素質

會計電算化要求財務人員具有更高的綜合素質，涉及財務會計知識、計算機應用等方面的知識。為了達到這一要求，第一可以積極組織會計人員培訓活動，學習計算機相關知識。第二可以采用招聘來吸納具有相關知識的員工，為企業注入新鮮血液。這兩點可以使得財務人員的綜合素質不斷提高，推動企業手工會計系統一步步向智能型會計系統轉變。

（五）優化電算化系統的軟、硬件系統

選擇較好的應用軟件和硬件來優化電算化系統的軟硬件系統。會計電算化應用軟件缺陷帶來的隱患對財務內部管理影響巨大。因此，為了保證其應用的可靠性和安全性，必須把選擇優良的電算化系統里的軟、硬件系統。軟件是程序運行的環境，盡量選擇口碑好，品牌大，售后服務周到的財務軟件。硬件是保障軟件能運行的前提，是一切電算化實行的基礎。財務部的機房應該專門設立，機房設置在安靜、不濕、不干的環境里。機房內的計算機必須性能優良以便導致因為計算機性能差影響工作效率，每個人員配備自己專門的計算機，在重要系統要配備備用計算機或雙機系統。對所有設備進行病毒檢測，配備防病毒系統防止病毒侵入造成財務損失。

（六）加強財務內部的審計監督

內部的審計監督是內部控制制度的重要一環，發揮著至關重要的作用，在會計電算化里更要加強財務內部的實際監督。會計電算化中如何加強財務內部設計監督，最重要的就是滿足內部審計崗位與金融機構相獨立的原則，兩個崗位人員相互獨立，不可以使得員工即從事審計監督又參與金融業務，兩個部門管理者之間可以相互制約。在堅持這個原則的大前提下，建立內部審計監督制度，保證職工在處理會計數據時下一級處理人員可以對上一級人員的會計數據進行監督審查，保證了數據的準確性，最終防止產生較大的會計漏洞。

三、結語

計算機技術的高速發展為我們的生產生活帶來了很大的便利，在這種情況下會計電算化技術應運而生，為財務處理帶來了便利，但是電算化的風險性也給財務帶來了隱患，這就對財務管理內部控制提出了更高的要求，使用必須重視電算化的風險，加強電算化管理從而更好的發揮電算化在財務管理中的作用。

參考文獻：

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作者簡介：

范? 瑋（1982.12-）;性別：女;民族：漢;籍貫：安徽省無為市;學歷：本科;職稱：助教;研究方向：會計教學。