社交媒體文件歸檔及保障策略研究

劉爽

摘 要：互聯網時代下，社交媒體軟件在人與人溝通交流中發揮著重要作用，因此，社交媒體平臺上積累了大量涉及人們工作、生活的信息。社交媒體文件歸檔是指在社交媒體平臺中篩選出具有保存價值的文件，進行有序管理。但現階段檔案管理部門及公眾對社交媒體文件歸檔不夠重視，因此未能進行有效管理。本文立足這一背景，分析社交媒體文件歸檔的難點以及保障措施。

關鍵詞：社交媒體;文件歸檔;社交媒體文件;檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 16-0-02

一、引言

社交媒體軟件在各類功能與形態的平臺上被社會組織、機構、群體與個人應用于發布信息，處理日常事務等，成為開展工作的重要窗口，形成海量記錄人類社會活動的證據和信息資源。微博平臺中各用戶間屬于網狀結構，不需要好友關系即可查看他人發布的信息，微博上信息傳播速度極快，不一會可能就成為微博熱搜、熱門話題，引起熱議。微信公眾號更多注重功能性，是很多政府機構、企事業單位、團體等發布信息、處理工作的一個重要宣傳窗口。微信號、QQ則是現今最廣泛的溝通方式，好友間采用語音或視頻隨時隨地的溝通，在朋友圈里可以發布個人狀態，也是展示個人的窗口。微博、微信、QQ聊天記錄等社交媒體文件具有記憶價值，從不同程度和角度反映了這個時代政治、歷史、文化，是一個時代生活和意識形態的縮影。有些社交媒體文件還具有憑證價值，在處理爭端和案件時發揮重要作用，法律中將這類電子數據等作為證據使用。只有科學管理社交媒體文件才能保證其發揮價值，保證人類記憶不缺失。

二、社交媒體文件歸檔管理的難點

國內外普遍認同社交媒體文件具有歸檔價值和必要性。相關專題的研究也取得了一定的進展，但社交媒體文件歸檔依舊處于探索階段，深度和廣度還遠遠不夠，也未形成具有指導意義的標準化方案，對社交媒體文件歸檔管理存在難點。

（一）可信性

社交媒體文件歸檔是將有保存價值的社交媒體文件經過整理后從無序分散狀態轉化為有序，文件管理權交由檔案管理部門后保存的過程。傳統檔案是一種權威、可信的信息資源，社交媒體檔案也應具有絕對的可信度。但當下社交媒體參與門檻低，用戶尚未完全實名制且言論自由，導致大量虛假信息在社交媒體平臺傳播。社交媒體平臺上消息來源和渠道也不明確，作為檔案保存時完整性和可信性存在問題，因此不是所有社交媒體文件都要歸檔，應先進行篩選再整理。對可信度和完整度十分明確的社交媒體文件如官方認證的政務微信和微博發布的信息，可初步篩選為可歸檔信息，再根據其價值等判斷是否歸檔。對無法確定和判斷可信性和完整度的，但可能具有保存價值的社交媒體文件，可先作為資料保存，之后如果可以確定真實性和可靠性，則再作為檔案歸檔。對于無保存價值的社交媒體文件，如亂碼等，直接刪除。

（二）根據價值性判斷歸檔范圍

歸檔的本質是對歸檔對象價值選擇的過程，歸檔的第一步就是明確歸檔對象和范圍。判斷社交媒體文件的歸檔范圍要從發展的角度和歷史的角度分析擬歸檔的社交媒體文件是否具有政治、經濟、文化等價值，是否能夠反映時代的典型或代表特征，具有一定的時代感和歷史意義。對于政務社交媒體文件歸檔，可參照《機關文件材料歸檔和不歸檔范圍》，將反映職能活動和基本歷史風貌的、具有憑證意義的、具有參考價值的信息等進行歸檔，與本機關職能無關的社交媒體文件則不予以歸檔。對于非政務社交媒體文件的歸檔，主體更加多元，主題、形式更為多樣，歸檔范圍確定更為復雜。歸檔時強調擬歸檔文件的原創屬性與價值屬性，評斷過程中要考慮文件內容與發布主體是否匹配，同時還要考慮文件所具有的價值，根據內容的不同而做出不同的評判。

（三）社交媒體文件收集方法

檔案收集工作是開展各項歸檔工作的基礎，只有收集檔案才能開展后續工作。檔案人員要對檔案及時、全面的收取，才能保證館藏資源。社交媒體文件收集可分為主動收集和被動獲取兩種方式，主動收集是指檔案管理部門主動向社交媒體平臺收集相關電子數據文件，被動獲取是指定期接收運營商等保存的社交媒體文件信息。

主動采集又可分為人工采集和自動采集方式。人工采集通過人工篩選方式對待歸檔文件進行屏幕快照、網頁另存為歸檔。之后將圖片批量轉換成PDF格式，對條目進行著錄、添加元數據，客觀上增加了工作量且著錄時候存在一定的誤差率。自動采集多為利用網絡爬蟲或API技術歸檔，制定好相應的規則后進行篩選和存檔。人工方式篩選有價值的社交媒體文件時，比自動采集方式更靈活，能夠及時調整篩選方式，遺漏有價值信息的概率會減少。自動采集與人工采集方式比較，工作量小，歸檔文件的元數據也可一起下載下來，但是如何確保歸檔信息的完整性和可用性是一個難點。自動采集方式也存在缺點，如社交媒體運營商對API進行次數限制，有些歸檔對象也存在信息保護，歸檔內容也存在語言不兼容等現象。

被動獲取是運營商或社交媒體管理部門主動提供的數據，可能會存在數據冗余、無法從海量數據中心挑選出需要的內容和技術能力不足等問題。可在前期運營商或管理部門整理數據時，專業檔案人員及時對其進行指導和監督，避免有價值信息的遺漏。

在選擇歸檔方式時，可根據實際情況選擇單一的歸檔方式，也可以對數據劃分，采取多種收集方式組合方式進行歸檔，盡可能對有價值信息應收盡收。在收集社交媒體文件過程中，專業檔案人員要及早參與，抽查數據是否達標等，發現問題及時調整。

三、實現社交媒體文件歸檔的保障措施

（一）完善相關法律法規

現在國內外對社交媒體文件歸檔相關的法律法規存在滯后與不協調的現象，國家檔案管理部門應發揮主導作用，號召各級檔案部門積極參與法律的制定與修改工作，同時政府、團體以及個人等不同社會角色也應從自身角度和工作方式對相關法律提出建議，完善《檔案法》等法律法規，將法律中歸檔對象延伸至社交媒體文件，把社交媒體文件的歸檔管理納入其中，保證社交媒體文件歸檔的必要性。

（二）出臺文件歸檔政策

相關部門要加快出臺全面指導社交媒體文件歸檔的政策，以此確保歸檔工作能夠有序開展。政策制定者要有頂層設計，對社交媒體文件歸檔工作進行全局統籌謀劃，保證政策的全面性，明確目標、原則。也要結合實際和基礎，考慮到社交媒體文件的歸檔主體、歸檔范圍、技術方法等具體的細節，保證政策的可執行性，還應充分考慮技術變化及時更新歸檔工具、技術人員指導培訓等支持政策。

（三）建立協調機制，開展多方合作

由于社交媒體文件歸檔的多樣性和數據量巨大，依靠單一的檔案部門無法完成社交媒體文件歸檔工作，不僅檔案部門建立完善的內部協調機制，也要建立多部門、多主體參與的廣泛的合作機制，讓社會和個人等都進行參與，培養專業的檔案人員，充分共享技術和研究成果，盡可能全面地對社交媒體文件歸檔。

（四）擴大資金來源，控制項目成本

社交媒體文件歸檔是一項長期且系統的工程，保證充足的資金投入是保證社交媒體文件歸檔工作順利開展的前提。構建一個充足、穩定且持續投入的經費保障體系，是實現社交媒體文件歸檔工作可持續發展的關鍵。社交媒體文件歸檔項目的公益性使政府資金投入應是主要來源，其次歸檔文件具有一定的學術價值，部分資金投入可尋求基金會、學術機構的贊助。另一方面也要控制項目的成本，保證經費合理地運用到歸檔工作中，避免資源的浪費。

四、結語

社交媒體軟件代表的網絡社交方式正在改變和影響著人們的生活，在改變生活方式的同時也對檔案歸檔工作產生重大影響。社交媒體文件內容十分重要和珍貴，具有一定的時代特色。同時，社交媒體文件也存在遺失等特點，應對相關文件歸檔予以重視，及時歸檔。隨著相關捕獲工作、保存和安全保障技術的發展，以及國家檔案管理部門和學者的重視和研究，相信不久的將來，一定會構建科學合理的歸檔流程，實現社交媒體文件的妥善處理和保管。

參考文獻：

[1]陳祖芬.檔案部門在社交媒體時代文化傳承功能的發揮[J].檔案管理，2015（3）：8-10.

[2]肖秋會，詹欣然.我國政務微博信息的歸檔范圍和歸檔流程研究[J].檔案管理，2018（1）：52-54.

[3]王七琴.守護數字時代的記憶：政務微信檔案化保存研究[J].電子政務，2015（10）：70-75.

[4]朱曉東，張寧.基于證據視角的社交媒體檔案管理——以微信為例[J].檔案學研究，2017（2）：63-67.

[5]何思源.社交媒體文件歸檔保存研究[J].檔案時空，2017（006）：18-21.