當今圖書出版全流程數字化管理探索

戰琦

摘 要：當今，人們為了追求更高、更快、更精細的生產效益而提出了數字化管理。數字化理念從提出到全面推進建設，再到企業實踐應用，都是邊摸索邊實踐，縱使途中荊棘叢生，始終沒有停止前行的步伐。近年來，數字化管理逐步完善，在各行各業中都得到了相應實踐證明，那么作為出版行業我們也更應該與時俱進，要借助數字化管理提升出版業的發展轉型速度，本文將探索當今圖書出版全流程如何實現數字化管理。

關鍵詞：出版;數字化管理;管理

中圖分類號：G230 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 16-00-02

當今，采用圖書出版全流程數字化管理，既是傳統出版業務管理的需要，也是傳統出版轉型的基礎。適合的，才是最好的，才是行之有效的，如何做到真正意義上的圖書數字化管理全流程，不僅僅是軟件技術上的突破，更重要的是需要出版社要有數字化管理的精、準、細的需求思維。

一、出版全流程數字化管理現狀

從20世紀90年代末起，不少出版社和出版集團就已逐步開始了對出版全流程數字一體化管理進行探索，應運而生了如北京云因、江蘇云想、北京平章等類似的，或功能接近的與出版社業務相關的ERP系統。這些系統各具自己的特點，有的是綜合出版業務，形成整體系統設計運行;有的按功能區分，獨立成系統。

二、圖書出版管理系統應具備哪些功能

（一）傳統紙質圖書出版的管理流程功能

（1） 編務流程模塊。圖書出版的編務工作主要涉及選題申報、發稿、合同管理、申領書號和CIP、成書信息上傳、樣書送交等方面的工作。ERP編務流程模塊應該具備如下功能：在申報選題時，編輯將信息按系統提示進行規范填寫和申報，各層級的批復信息需在系統上顯示;在選題上報、發稿申領書號和圖書在版編目（CIP）數據、上傳成書信息的時候，ERP系統應能將圖書信息自動導入國家新聞出版署相關管理系統，做到系統無縫對接，同時能定時或實時讀取批復信息，并能自動從國家系統導入本社ERP系統;該系統還應具備統計、分析、日志管理等功能。

（2） 出版流程模塊。隨著圖書出版數字化轉型的升級，ERP系統的出版模塊不僅要有紙質圖書出版流程模塊，還應融合數字化出版的內容。ERP出版流程模塊應具備如下功能：該模塊能與排版制作公司、紙張公司、印刷公司等與出版社相關協作單位的信息系統對接，如圖書出版時，ERP系統可根據接收到的印制信息，自動篩選出版模塊內符合出版相關要求的紙張公司和印刷公司，并將核算好的紙張和相關印制信息提供給符合要求的公司進行招標，中標信息應由ERP系統自動通知中標單位和排版制作公司，制作公司收到相關信息后，可在圖書版權頁錄入相關信息，并將制作的原文件和印刷文件導入系統保存，中標的印刷公司即從自己的系統客戶端下載文件進行印刷;數字出版部門能在該系統同時下載圖書內容電子檔，進行出版物數字化存儲與利用，這樣不僅能整合現有圖書出版信息資源，更要為數字出版提供二次加工做好儲備。

（3） 營銷流程模塊。圖書營銷流程應涉及社內管理和外部管理。社內管理主要指內部流程和基礎信息管理，包括銷售方式、合作渠道、定價、銷售收入、收入分配等方面的管理;外部管理主要指對外的宣傳、數據對接、銷售等方面的管理。ERP營銷流程模塊應具備如下功能：營銷模塊的內部管理主要涉及銷售人員折扣管理和對經銷商的折扣、欠款額度管理，故系統應根據預錄入折扣、欠款額度信息對業務員和經銷商進行限制，低于相應折扣或超出欠款金額，倉儲部門須在得到相應的授權后，才能接收相關的發書信息;圖書的倉儲情況和貨運情況等相關信息，相關人員能在系統實時查詢。營銷模塊的外部管理主要涉及的是對外營銷方面，系統應能自動鏈接相關平臺，并可按要求導入相關信息用于經銷商的相關采購平臺、出版社網站等用于營銷。

（4） 財務數據管理模塊。財務數據管理應涵蓋費用管理、數據分析、賬目管理、權限管理、報銷業務管理等流程管理，故ERP財務數據管理模塊應具備如下功能：所有財務數據流程要能在系統里體現;要有獨有的安全協議;出版社各部門能獨立查詢本部門財務數據功能;訂單數據自動分拆整合功能（對外以出版社一個窗口與外單位結算，對內根據圖書歸屬部門，財務數據自動計算到不同部門）;財務部門能輕松統計不同時段圖書的庫存、銷售、結算數據。

（5） 項目管理模塊。21世紀以來，國家加大了對公益性出版項目的投入，先后啟動了國家出版基金、民文資金、國家古籍出版項目、文化產業項目庫等出版項目資金支持。為此，項目管理也納入了出版管理流程，故ERP項目管理模塊應具備以下功能：應建立項目庫，儲備單位所有擬申請項目，并根據不同主題予以分類;對已獲得資金資助的重點項目分類實時進行項目監管，包括項目進展和資金使用等的監管;完成項目的結項流程（與編、印、發、財務系統相關數據鏈接）;能與國家相關項目管理系統對接。

（6） 辦公系統管理模塊。出版社辦公系統管理模塊應具備人力資源管理、檔案管理、勞資管理、物資管理、車輛管理、考勤管理等常規辦公管理功能。

（二）圖書編輯數字化及數字資源管理功能

（1） 能在系統里直接對書稿內容進行排版、編輯、校對等再加工工作，是其對書稿的編輯環節完全實現數字化、網絡化。該系統編輯完成的數字內容，可根據印刷要求直接用于紙質圖書的出版，同時其電子文件能進行各種格式的轉換，可直接用于網絡平臺、APP、微信公眾號等多渠道數字資源的發布。

（2） 能具備圖書數字資源的管理功能，即出版社圖書核心資源數據庫的功能。能對圖書掃描的圖片文件（TIF格式）、圖書的文本的XML文件、壓縮后的圖書PDF文件以及其他原始圖書格式、視頻文件、音頻文件、期刊、圖片等資源進行存儲并實現格式轉換;能全文檢索數字資源并可碎片化這些資源進行再加工利用。

三、市面上出版數字化流程ERP系統存在的不足

對國內出版社使用ERP系統的情況進行了一些調研，發現現有系統在使用中存在不同的短板，主要問題如下：

（1） 眾多ERP系統更多的僅僅是簡單的網絡系統輔助管理，使用的一些信息系統或軟件只是解決某一部門、某一具體業務的管理問題。縱觀國內出版社信息化管理常用的云因、科迪通、云想等系統，凸顯出來的各功能模塊設置分散，各環節的信息關聯性弱，不同環節之間存在信息重復錄入。

（2） 在目前互聯網技術高速發展的時代仍局限在局域網內使用，出版管理缺乏整體性。以移動APP為例：隨著技術的發展，移動網絡發展迅速，借助于移動終端來處理工作事宜，已經成為智能管理的需要。但目前市面上都沒有一款完全實現真正意義上出版管理全流程的APP，無法在手機、iPad等移動端實現完整的數字化出版管理流程。

（3） 目前市面已有的系統絕大部分不是按照特定某個出版社的特有的工作環境、業務流程、管理制度來操作，尤其是由出版集團各個出版社共享的ERP系統，由于各圖書出版社自身的內部管理結構不同、出版物分類側重點不同、銷售渠道和分配方式等有個體差異，導致流程不適應、數據不統一、管理不一致。

四、出版數字化全流程系統個性化設計的必要性

為便于集團化管理，當前很多出版社使用的ERP系統，要么是集團統一定制的系統，要么是購買的現有的成熟系統，使用這些系統優勢在于便于集團統一管理，或者購買成熟軟件比新開發軟件價格便宜。但由于各個出版社自身出版特色及本身管理和流程上的差異，最終是使用者不得不根據軟件已固有的程序調整自身的原有流程，是人將就軟件，而不是軟件去貼合使用者的需求。

由此可見，如果經濟條件允許，出版ERP系統最好量身定制，即使是集團定制，也應該在系統設計上考慮各出版社自身需要，在上報集團對接口徑設計一致的基礎上，對各出版社子管理系統根據各社具體情況進行貼合的專有設計。

五、定制出版數字化全流程系統應注意的問題

（1） 重視需求調研：不同出版社，由于管理方式和管理層級有設置的差異，圖書出版內容專業性也不同，其內部出版流程也會存在一定差異，故需求調研的準確性、服務性、便捷性將直接關系著該系統是否能被使用者接受，是否能切實提高工作效率，它是一個系統開發的核心。

（2） 關注歷史數據導入：無論是圖書出版編、印、發數據，還是財務數據，能否將出版社這些歷史數據準確、無遺漏導入定制系統，是該系統能否進行各模塊全流程運轉的關鍵。

（3） 權限設置要精準，保證數據安全：各個層級、各個部門到每一個人，一定要進行權限的精準設置，這種設置，既保障了個人、部門工作的私密和數據安全，也便于各層級領導進行管理、監督。

（4） 注重數據精準對接：數據對接包括與國家新聞出版署相關管理系統的數據對接，如選題、書號申領、CIP數據對接;與上級主管部門管理系統數據對接;社內編務、財務、出版、發行、辦公等模塊的數據對接;與協作單位如排版印制、新華書店、館配等的數據對接。

（5） 注重操作簡便、人性化：使用者對該系統沒有抵觸情緒，簡便的操作、人性化的界面、高度智能化、準確的操作性、高效的工作效率，是該系統是否成功的衡量標準。

（6） 重視圖書內容資源文件格式是否兼容或能無損轉換：內容資源不同，如文種、圖片、樂譜等的不同，會存在不同的文件格式，在定制系統時一定要注意是否具備這些文件格式在不受損的情況下進行格式轉換、碎片化提取等功能。

六、結語

當今，出版社要在激烈的市場競爭中走在出版的前列，求高速的發展，利用信息化管理軟件提升自己的管理水平，是提高工作效率，增強競爭力必不可少的管理模式。只有基于精準的出版流程需求調研，個性化的定制服務軟件，才能科學有效地實現圖書出版全流程數字化管理，才能真正切實做到互聯網+無紙化辦公。

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