談人力資源管理中的數據庫

張春梅

[摘 要] 文章就人力資源管理中的數據庫做一簡析，介紹人力資源管理中幾種常見的數據庫類型和它們的結構特點，從而讓人們更好地認識和發揮數據庫在管理工作中的作用。

[關鍵詞] 人力資源管理；數據庫

中圖分類號：C962 文獻標識碼：A

現代企業人力資源管理中，電子化辦公已經成為一種趨勢，它改變著人們的工作方式。文章只重點討論人力資源管理中對各種數據資料信息的管理，對于數據信息的管理正是電子化辦公主攻的方向，也是數據庫在管理中凸顯作用的地方。

一、基本概念

在文章中我們會大量用到數據庫、軟件系統等術語，首先我們來明確一下相關概念：數據庫（database，DB）：是指長期存儲在計算機內的，有組織，可共享的數據的集合。數據庫系統：是指為適應數據處理的需要而發展起來的一種較為理想的數據處理的核心機。一般分為數據庫、硬件、軟件、人員四個部分。

二、現行人力資源管理中數據庫的應用

上文中我們提到文章只討論人力資源管理中對各種數據資料信息的管理，這里的數據資料信息管理又分為靜態管理和動態管理兩部分。所謂靜態管理就是對業已形成的資料信息的管理；所謂動態管理則是對即將發生的或正在發生的事件資料信息的管理。與兩種管理相對應的數據庫分別為靜態數據庫和動態數據庫。

（一）靜態數據庫

常見的靜態數據庫有個人檔案信息數據庫、文書檔案數據庫等；按工作內容分，還常見有外事數據庫、調配數據庫等等。

以個人檔案信息數據庫為例，我們發現數據庫的數據內容是個人紙質檔案全部信息的電子化。個人檔案中一般包括十類材料，十類檔案材料合在一起反映了一個人一生的軌跡，經過互相印證，可以從中提取關鍵信息點和結論，形成一個人基本情況的特征描述。將紙質的個人檔案內容，按類別整理成電子文檔保存，保留目錄的電子可編輯部分，對原始材料進行掃描，從整體架構上設計各種查詢功能就形成了個人檔案信息數據庫，這是很典型的靜態數據庫。

需要注意的是，個人檔案是人的一生履歷的書面呈現，對于在職職工而言，每年都會產生新的檔案材料，所以要有專人在固定的時間對檔案材料進行補充，同時對數據庫進行更新。人事檔案工作講求嚴格的保密制度，所以個人檔案信息數據庫需要專人管理和維護[1]。

個人檔案信息數據庫在招錄工作、政治審查、個人事項公證等工作中都有很重要的作用，是個人信息的基礎來源。檔案信息電子化查閱不但可以很好地保護原始材料，還可以提高辦事效率。靜態數據庫建立的難點在于基礎性工作數據量大，人工錄入的工作量多。具有一定規模的單位一般會選擇和社會公司合作開發數據庫，現在此類數據庫建模較為成熟。靜態數據庫一旦建成，后繼的工作量會相對較少，但仍需要定期維護。

（二）動態數據庫

和靜態數據庫類似，動態數據庫也可以根據管理事件的不同進行分類。在工作中最常用的是統計系統、工資系統、考核系統三個獨立的數據庫，當然還有職稱系統、教育培訓系統等其他內容的數據庫。

動態數據庫的基本數據都是提取于個人檔案信息。任何對事件進行響應的程序都需要基本數據的支撐，對事件的響應就是在基本數據上疊加各種算法以達到對工作目的的要求。

個人檔案中的一些關鍵信息點和結論，支撐了動態數據庫的運行。如個人檔案信息中的姓名、性別、出生年月、參加工作時間、政治面貌、學歷、專業、職稱、職務、獎懲等情況，都是一般動態數據庫所需要的。動態數據庫可以是二維的，也可以是三維的，甚至是更多維的。二維的基本數據庫以字段為基本單位，若干字段組成一條記錄，一條記錄對應一個人，若干記錄組成一個單位的所有人員的信息數據庫。三維或多維的就是加上單位層級、隸屬關系、時間和歷史沿革等[2]。動態數據庫利用程序設計語言，設計多功能界面，把統計、查詢、分析、提取等功能鏈接在基本數據上。

例如工資系統軟件，它是一個最常見的動態數據庫。其中一部分基本的數據存儲是個人檔案信息中與工資相關的信息項，如參加工作時間、學歷、間斷工齡、職稱、職務等，另外一部分存儲的數據是國家的工資標準、單位內部的津補貼標準、各級各類人員工資發放系數等。數據庫利用計算機編程語言工具設計目標項，根據輸入的變化事項按程序要求對已存在的數據進行核定和修改，打印輸出修改后的表單存檔。

舉一個簡單的例子：一個擁有500人的事業單位，按要求對年終考核合格的人員，每人晉升一個薪級。這是個常規的工作事件，在沒有數據庫幫助的情況下，需要人工輸入500人的新的工資標準，手動修改、打印、存檔；在有數據庫幫助的情況下，只要執行一個統一的操作指令，系統就會自動核對每個人的薪級，自動累加，自動生成新的工資表單，工作人員只要批量打印和存檔即可。

把數據交給數據庫處理，這樣的電子化辦公大大減少了由于人為輸入而帶來的犯錯機率，工作的正確率和效率都得到了大幅提升。在這里需要注意的是，系統對統一規范的指令操作沒有問題，但對于個別特殊現象和問題的處理可能沒有達到足夠的智能，需要人工進行情況區分并加以處理。例如，一個人因年終考核不合格，不能正常晉升薪級工資，那么在這個單位統一執行正常晉升薪級工資操作的時候，要把這種特殊情況挑出來，進行特殊單獨處理。

當然動態數據庫和靜態數據庫一樣都要對數據進行維護，不同的是靜態數據庫需要定時維護，而動態數據庫則需要實時維護。因為動態數據庫是為響應處理事件而存在的，它的數據必須是最新的。因此，對動態數據庫而言，對數據的實時維護就顯得尤為重要。

動態數據庫建立的難點在于機動性強，要求響應的事件往往是多種條件的組合，也就是說在建立動態數據庫時一定要把可能出現的情況盡量想全，用窮舉的方法把可能發生的事件全部羅列出來，這樣系統開發出來后，不會因為功能的缺陷而影響使用。對于可用條件篩選，邏輯計算出來的事件，系統一般做成開放式的，這樣更便于使用人員靈活運用。

在人力資源管理的其他工作中，數據庫同樣可以大顯神通。在年終考核中，不同層次人員對應不同的考核內容，不同的考核內容對應不同的分值，最后分值的計算，加權的結果，都可以在統一的考核數據庫平臺上操作并查詢；對各年齡段人員職稱、職務的統計，對各學歷層次人員專業的統計，對人員流動趨勢的統計等工作，都可以在統計數據庫中完成；在教育培訓中，對每個人教育培訓學時的統計，對培訓人員的安排，課時的分配等工作，都可以在教育培訓數據庫中完成；在招聘考試中，可以將題庫做成數據庫，針對不同的學歷、專業要求，調用不同的試題，同時實現在線的考試和分值統計；現在由于網絡的廣泛應用，遠程的實時數據管理已經成為了一種現實。

三、數據庫在管理工作中應用的展望

作為人力資源管理的從業者，我們看到，數據庫在人力資源管理中應用的領域越來越多，并且前景越來越好。隨著電子化、數字化的辦公理念逐漸深入，我們發現了數據庫越來越多的可能性，越來越多的延展性。

（一）各種應用小程序

由于現代辦公軟件都有強大的編輯功能，本身就可以完成小規模的數據存儲、維護、更新和利用等工作。臨時性、重復性，數據量大的工作，都可以嘗試讓各種小程序幫助我們完成。

（二）組織專業團隊

要多學習和了解數據庫知識是很有必要的，特別是一些特殊行業和單位，在管理上有自身的特點，社會化的功能軟件并不適用，那么依據自身特點，開發和利用數據庫來解決實際工作問題，會讓管理工作更能得心應手。現在很多單位都設有專門的網絡信息部門，它幫助如人力資源管理等業務部門進行數據庫的建設和開發，隨著專業團隊的加入，單位管理電子化、數字化的水平越來越高，相信在不遠的將來，數據庫在各種管理工作中的應用會越來越廣泛。

四、結語

數據庫研究跨越了計算機應用、系統軟件和理論三個領域，計算機的高速處理能力和大容量存儲器提供了實現數據管理自動化的條件。數據庫系統的出現是計算機應用的一個里程牌，它使得計算機應用從以科學計算為主轉向以數據處理為主，并從而使計算機得以在各行各業乃至家庭普遍使用。

認識數據庫，利用數據庫，可以使我們的工作效率提高，事半功倍。在現代管理工作中每一個功能系統其核心都是數據庫理論，隨著越來越多的功能模塊在我們的工作頁面展現，會利用數據庫的人能更好地完成工作，會做數據庫的人能更好地簡化工作，數據庫的應用讓我們的工作變得越來越輕松。

參考文獻：

[1]（美）弗羅斯特.數據庫設計與開發[M].北京：清華大學出版社，2007.

[2]新華社.干部人事檔案工作條例[S].北京：中共中央辦公廳，2018.