文書檔案管理中存在的問題及其對策

歐艷芳

[摘 要] 單位在發展過程中必然會涉及到諸多文書檔案，尤其是在現今市場環境日益嚴峻的形勢下，文書檔案的涵蓋面愈來愈廣，其管理工作對于單位的發展起到了決定性的作用，能夠為單位今后的發展提供方向指引。所以，單位相關工作人員需要基于現今的信息技術手段之下，進一步完善單位的文書檔案管理工作，用以提升單位的日常管理效率，文章以不同的角度作為切入點，分析了現今我國單位文書檔案管理工作中的不足，同時提出針對性的解決措施，以供各位同仁參考。

[關鍵詞] 文書檔案；管理；問題對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文書檔案是體現一個單位發展歷程的重要方式之一，通過文書檔案，不僅能夠使外人對單位的成長過程有所了解，同時還能夠在以往經驗的基礎上，明確單位下一步的發展方向，在單位的日常運行期間起到了極為重要的作用。為了確保文書檔案能夠發揮自身應有的作用，需要單位針對文書檔案管理工作中的不足，采取針對性的整改措施，用以提升文書檔案管理效率。

一、當下單位文書檔案管理中的不足之處

（一）檔案管理人員職業素養有限

由于文書檔案管理工作與單位內其他工作存在較大的不同，其綜合性較強，需要管理人員具備較高的工作能力。并且某些單位管理者不重視文書檔案管理，他們認為這項工作與單位的經濟效益并不存在直接聯系，這主要是由于文書檔案管理工作并不會直接為單位帶來收益，因此部分領導者為了確保單位的經濟效益，經常會縮減文書檔案管理資源。與此同時，部分單位領導者認為，文書檔案管理工作僅僅是整合單位在發展過程中涉及的資料文獻等等，對于這項工作的認知不完全，使得下屬基層員工的文書檔案管理意識也難以得到有效提升，從而影響了文書檔案管理質量。基于此，不難看出，工作人員的職業素養與文書檔案管理之間有著緊密的聯系，一般情況下，文書檔案管理工作起步較晚，缺少相應的比較成熟實用的管理經驗，使得文書檔案管理質量受到了一定的影響。與此同時，由于上級管理者對于這項工作的重視程度較低，因此導致這一崗位多由其他非專業的人員擔任，使得文書檔案管理工作成為了可有可無的存在[1]。

（二）工作銜接不到位

將文書檔案管理工作進行細化，能夠分為兩個方面，通用文書管理與檔案管理，現今大部分單位對這兩者的銜接工作做得不到位，使得文書檔案管理工作受到了影響。主要是因為受到現今崗位分離觀念的影響，阻礙了二者之間的工作銜接，導致了文書與檔案無法進行有效結合，盡管在這一觀念下能夠顯現出二者的特征，但是同樣也影響了文書與檔案之間的協同發展。

（三）文書檔案管理信息化程度較低

由于現今單位發展的速度較快，因此涉及到的文書檔案信息也越來越多，普通的管理模式難以應對日益提升的市場需求，因此基于信息技術的電子化管理方式逐漸走進了人們的視野。但是在實際管理期間，仍舊有一部分單位沒有及時更新自身的管理觀念，仍舊沿襲著以往的管理方式，從而影響了單位文書檔案管理質量。并且在查閱檔案的過程中，僅僅依靠傳統方式會耗費大量的人力物力，與當下的市場發展需求無法達到統一。另一方面，盡管有些單位在文書檔案管理期間雖然采用了先進的技術手段，但是由于維護工作以及工作人員的專業水平較低等原因，使得信息化的管理難以發揮其最大作用[2]。

（四）文書檔案管理專業化程度較低

文書檔案管理是單位管理工作中的重要組成部分，在單位發展期間起到了一定程度的推動作用。但是由于單位領導者的文書檔案管理觀念淡薄，導致單位相關管理人員對于文書檔案管理工作的重視程度較低，大部分單位仍舊沿襲了以往的管理方式，不僅占用了較大的人力、物力，同時也無法確保文書檔案管理工作質量。

二、提升單位文書檔案管理水平的有效策略

（一）培養員工的文書檔案管理觀念及技能

想要有效提升單位的文書檔案管理水平，僅僅依靠制度的約束是遠遠不夠的，需要從根本入手，在思想層面上提升員工以及管理者的文書檔案管理意識。使得管理者能夠對文書檔案管理這項工作有一個明確的認知，這樣才能夠為后續的發展奠定堅實的基礎。與此同時，提升員工的文書檔案管理技能也是至關重要的一個環節，在進行職業素養培訓期間，首先需要讓基層員工認識到文書檔案管理工作對于單位發展的重要意義，將其與員工的切身利益掛鉤，使其明白文書檔案管理工作與單位的經濟效益息息相關。其次，為了能夠進一步提升員工的文書檔案管理觀念，單位還可以組織相關員工定期觀摩其他兄弟單位的管理流程，這樣能夠使員工直觀地認識到自己工作期間存在的問題。最后，還需要制定相應的考評體系，同時實施獎懲制度，用以提升員工的工作積極性[3]。

（二）采取科學化銜接流程

由于近年來單位發展所涉及的文書檔案越來越多，因此怎樣在確保文件檔案質量的前提下開展相應的管理工作，這已經成為了相關管理人員需要面對的問題之一。基于數量龐大的文書檔案下，單位需要進一步提升各部門之間的協調合作，使得通用文件與檔案之間的銜接工作能夠更加科學化、合理化。換一種說法，就是要求管理人員對單位內部的文書資料進行集中化的整理，然后對這些資料進行系統的劃分，通過信息技術錄入到服務器終端，方便日后進行查找，并且單位內的其他部門也需要在文書檔案管理期間發揮自身的積極作用，盡可能的配合文書檔案管理人員，確保文書檔案管理工作能夠順利開展[4]。

（三）加強信息化管理水平

由于我國科學技術水平的不斷提升，在單位文書檔案管理工作中融入信息技術已經成為了必然的發展趨勢，但是怎樣才能夠確保信息技術能夠在管理工作中發揮其積極作用，這是廣大管理人員需要探索的一個重要問題。為了確保文書檔案管理工作的信息化建設工作能夠順利進行，需要單位加大投資力度，進一步完善其信息管理系統，以先進的計算機設備作為基礎，以此來保障單位文書檔案管理工作能夠順利進行。通過信息化的管理手段能夠避免人為管理所帶來的誤差，符合現今現代化的發展理念，與此同時，單位還可以建立相應的文書檔案管理系統，對單位的文書檔案進行集中化的管控。但是在這一過程中，需要管理人員能夠做好系統的防竊取工作，確保單位內部文件的安全性，這樣才能夠達到文書檔案信息化管理的最終目的。

（四）完善文書檔案管理隊伍與制度

高效的團隊是確保單位文書檔案管理工作順利進行的基礎，通過完善單位文書檔案管理隊伍，能夠確保單位文書檔案管理的科學性與合理性，隊伍成員需要分工合作，對文書檔案進行集中化處理，根據單位的發展需求進行合理的分類，同時還需要做好后期的管理，能夠在單位有需求的情況下，第一時間調取相應的文書檔案。在進行文書檔案管理期間，需要工作人員將更多的精力放在文書檔案的保存上，確保每一份資料的安全性。同時還需要定期對團隊內的成員進行考評，確保其具有足夠的能力應對文書檔案管理工作中的突發情況。與此同時，單位還可以建立相應的文書檔案管理機制，通過制度與思想的雙重約束來提升文書檔案管理質量，構建科學化、合理化的檔案管理制度，要求相關工作人員以制度為工作準則，對于文書檔案的查閱需要制定嚴格的審批流程，確保單位內部資料的安全性。如果存在未按時歸還的情況，需要派專人進行審查，確保文書檔案能夠及時歸檔。同時還需要按時進行文書檔案的檢查，實行統一化、集中化的管理.

三、結語

綜上所述，為了提升單位日常管理效率，確保單位能夠在長遠發展的道路上越走越遠，需要管理者提升對于文書檔案管理工作的重視度，從某一角度來看，文書檔案管理工作的優劣會直接反映出一個單位的經營情況，因此，在新時代的背景下，需要管理者帶領單位的基層員工，共同培養自身的文書檔案管理意識，以先進的科學技術手段作為基礎，構建文書檔案管理制度，推動單位實現長遠發展。

參考文獻：

[1]冮媛.高校文書檔案管理中存在的問題與對策研究[J].明日風尚，2019（10）：136-137.

[2]袁玉霞.適應新時期發展需要做好文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（21）：69.

[3]王峰.廣播電視臺文書檔案管理存在的問題及優化方法[J].傳播力研究，2018，2（31）：215.

[4]凌瑞英.“互聯網+”背景下高校文書檔案管理的問題及對策探討[J].蘭臺內外，2018（06）：33-34.