高校信息化資產管理系統的設計研究

葉軍偉

0 引言

資產從產生到消失都需要進行監管，對資產的重要指標實時監控預警，實現資產數據與預算和決算的信息共享和數據一致，必須要做到資產管理全面的信息化。對傳統的票據工作模式進行突破，改善信息遲緩的系統設備，加強數據共享，解決傳統管理模式帶來的資產賬實不符，資產管理部門與財務部門賬賬不符，領導監控不力，管理效能低下等問題。信息化時代對完善國有固定資產管理體制有著多方面的有利因素，除了在學校內部對與資產管理工作進行了目標達成外，還有利于教育主管部門和財政主管部門實時監管國有資產和收集統計資產數據。這樣能夠做到各級部門無縫對接，做到從上到下的信息一體化，為更大范圍和更高層級的科學決策提供數據支持。

1 需求分析

高校具有較高的自主權限，部門設置各不相同，但資產管理的流程及制度具有一定的相似性，一般都設置有專門的資產管理部門統一管理全校的資產并向上級主管部門上報本校的資產數據，財務部門管理全校的財務并向上級部門上報本校的財務報表。根據高校資產管理業務流程的共性，可以將資產管理業務分為：部門人員管理、資產入庫管理、資產數據變動、資產移交、計提折舊攤銷、資產處置、出租出借和生成資產報表等八個方面。

總的來說，根據高校資產管理工作的需要，資產管理系統應滿足以下需求：

（1）多級管理，一級為資產系統管理員，二級為資產管理部門、三級為財務管理部門、四級為各使用部門的資產管理人員、五級為普通用戶，各級用戶根據工作需要有不同的權限，在保證數據安全性的前提下，不同級別用戶能方便地完成資產管理操作。

（2）按照上級主管部門的要求提取資產卡片的數據，自動生成各種資產報表。

（3）多條件查詢功能、資產卡片數據批量修改、系統基礎數據（如：人員、部門、存放地點等）和資產卡片數據的導入、導出。

（4）保證系統的安全性。

（5）資產系統管理員能夠根據工作需要對系統功能模塊和人員權限進行設置。

1.1 部門管理功能分析

部門人員管理主要包括部門信息、內設機構、人員和存放地點幾個部分，系統的部門管理功能應包括新建和刪除部門、查詢和修改部門信息、設置內設機構、設置人員信息、設置存放地點信息等五個部分。新建部門時由學校資產管理部門用戶輸入部門信息，系統生成一個的編號作為該部門的唯一標識。在部門內設置內設機構、人員和存放地點時，系統也需要生成編號作為唯一標識。用戶可以根據名稱和編號查詢信息。修改或者刪除數據時，系統都需要進行校驗，比如資產卡片中使用了的部門和人員就不能刪除，部門名稱不能重復等，并能清晰簡潔地提示用戶。

1.2 資產入庫功能

高校的新增資產主要來源有采購、劃撥、捐贈等方式，凡是達到一定標準的資產，不管是從何種渠道獲得都必須入庫。資產管理部門在資產系統中為每項新增資產建立一張資產卡片并將資產的名稱、資產分類、品牌型號、數量、取得日期、取得方式、管理使用部門、使用人、資產原值、存放地點、是否計提折舊、折舊年限、資產使用狀態等信息錄入到卡片中并提交財務部門。財務部門收到資產卡片后再進行報賬，在對應的資產卡片錄入財務入賬日期和會計憑證號，將資產卡片提交給資產管理部門。資產管理部門核對資產信息并入庫，系統對資產信息進行完整性和一致性校驗，并根據資產分類和獲得日期生成唯一的資產編號，將資產狀態設置為已入庫。

1.3 資產報表功能

資產報表模塊能夠提取資產卡片的數據生成資產負債表、固定資產情況表、無形資產表、房屋車輛土地大型儀器設備情況表、折舊表、資產使用情況表、出租出借表、資產分類一覽表等表格，這些表格中的各種合計數據由系統根據資產卡片計算得出，表格可以保存到數據庫以供財務部門和校級領導查詢，也可以打印和導出。

1.4 資產移交

資產使用過程中，資產的管理部門和使用人可能會發生改變。如果管理部門不變，僅是使用人改變，叫作部門內移交；管理部門也發生改變的，就叫作跨部門移交。

部門內移交：資產使用人進入資產移交模塊，建立資產移交卡片，添加需要移交的資產卡片，選擇移交日期、資產接收人，系統按照操作日期生成唯一的移交卡片編號，資產接收人進入系統資產移交模塊確認接收，資產管理部門進入資產移交模塊，審核無誤后提交，系統校驗后更改資產卡片信息。

跨部門移交：各部門管理員在資產移交模塊中建立資產移交卡片，添加需要移交的資產卡片，選擇移交日期、新的使用人、管理部門，系統生成唯一的移交卡片編號。資產接收人、接收部門負責人確認接收，資產管理部門審核后提交，系統校驗后更改資產卡片信息。

1.5 資產處置

遺失或者沒有使用價值的資產，需要進行資產處置。二級用戶在資產處置模塊中新建處置卡片，添加需要處置的資產卡片，填寫處置日期、同意處置的文件編號、處置收益、處置方式、經辦人等信息，系統進行校驗并生成唯一編號，將資產處置卡片的狀態設置為等待銷賬；財務部門辦理銷賬，并在資產處置卡片上填寫相關信息，系統將資產處置卡片的狀態改為完成處置，學校資產管理部門將處置的資產卡片下賬。

2 資產管理系統的設計

2.1 系統拓撲結構

根據權限的不同把用戶分為五個級別，其中一級用戶擁有最高權限，具有用戶管理、數據庫還原等權限；二級用戶擁有資產入庫、資產信息變動、移交、處置、部門人員管理、資產報表生成等權限。一級用戶和二級用戶權限高，操作復雜、數據量大，同時用戶少，人員地點相對固定，因此采用C/S 模式，客戶端可以安裝在學校資產管理部門的專用電腦上。三級、四級和五級用戶權限受限，對數據安全性的要求較低，數據量也不大，但是數量眾多，分布廣泛，因此采用B/S 模式，可以不受地點的限制通過互聯網隨時訪問系統。

采用B/S 與C/S 混合模式既能滿足高校資產管理系統數據量大、安全性高的特性，又能具有信息交互方便及時的優點，還便于系統的升級維護，只需要對服務器端軟件和資產管理部門的客戶端軟件進行操作。

2.2 系統功能模塊劃分

桌面客戶端可劃分為部門管理、卡片查詢、資產入庫、資產信息變動、資產移交、資產處置、對外使用資產管理、資產報表和系統管理模塊等九個模塊，B/S 模式的瀏覽器客戶端有以下六個功能模塊：財務報賬、資產移交、處置銷賬、資產報表查詢、個人信息設置和資產卡片查詢如下圖所示。

圖1 資產管理系統功能模塊劃分

由于資產管理的復雜性，以上功能模塊之下還需要設置子模塊，比如資產入庫模塊就由資產卡片導入、新建資產卡片、批量建立卡片和卡片入庫4 個子模塊構成。新建資產卡片模塊用于建立一張卡片，批量建立卡片模塊和資產卡片導入模塊用于大批量資產入庫，用戶可根據實際情況選用不同的功能模塊。每個模塊都需要具有校驗功能，以保證資產數據的正確性和完整性。

3 安全性分析

（1）網絡安全：資產系統可以通過高校的校園網連接進入互聯網的，因此可以利用學校的防火墻設備和監控系統，保證網絡安全性。

（2）權限管理：嚴格控制網絡客戶端用戶的權限，用戶可以進行查詢操作，資產使用人可以申報修改本人名下的資產信息，或者申報移交本人名下的資產，由二級用戶通過桌面客戶端進行審核。桌面客戶端安裝在資產管理部門的專用計算機上，學校資產管理部門指定系統管理員和學校資產管理員作為一級和二級用戶。

（3）數據安全：數據若有變動，系統記錄下變動前的數據，以及變動時間、經辦人等信息，如果因操作失誤造成資產信息有誤，也能查找源頭并恢復數據。還需要按時進行本地數據數據庫增量備份和異地數據備份，遇到設備損壞或者自然災害等異常情況也能保證數據的安全。