做好失業(yè)人員檔案管理工作的途徑分析

褚慶海

摘要：新時期，我國人事制度正不斷進(jìn)行改革，而人事檔案管理在其中的地位也是越來越突出，尤其是對于失業(yè)人員更是如此。下崗失業(yè)人員的檔案管理工作，關(guān)系著下崗失業(yè)人員的相關(guān)利益，影響著國家有關(guān)政策的制定和實(shí)施。要想提升下崗失業(yè)人員的檔案管理工作整體水平，就必須面對檔案管理工作中出現(xiàn)的間題，研究和探索相應(yīng)的管理策略，力求改變現(xiàn)有的不良狀況，提升下崗失業(yè)人員檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化。本文就失業(yè)人員檔案管理工作的有效途徑進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：失業(yè)人員;檔案管理;有效途徑

失業(yè)人員是指那些失去正常工作、不能自給自足的社會弱勢群體，如果不能對失業(yè)人員檔案進(jìn)行之有效的管理，就會給社會帶來很大的連鎖反應(yīng)，比如增加工作的不穩(wěn)定性、不利于改善民生、不利于社會主義和諧社會的建設(shè)等等，這給中國的發(fā)展帶來了巨大阻礙，為改變這種狀況，各有關(guān)部門做了大量的嘗試，但見效甚微，本文就不同方面論述對失業(yè)人員檔案進(jìn)行管理的科學(xué)措施。

一、下崗失業(yè)人員檔案管理工作現(xiàn)狀

1、檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。

（1）檔案材料不全。如缺招工錄用、轉(zhuǎn)正定級手續(xù)，歷次調(diào)資手續(xù)不全，勞動合同不連續(xù)，解除勞動合同協(xié)議書沒有裝入個人檔案。有的復(fù)轉(zhuǎn)軍人只有安置手續(xù)，入伍、退伍檔案仍滯留在武裝部或民政局，沒有并入職工個人檔案，對工齡的連續(xù)計(jì)算造成很大困難，在企業(yè)改制按工齡發(fā)放經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金時出現(xiàn)了很多上訪的現(xiàn)象。

（2）對同一事項(xiàng)前后記錄不統(tǒng)一。如職工名字、出生時間、檔案年齡與身份證不一致、參加工作時間、工種記錄不清、從事特殊工種時間等，導(dǎo)致下崗失業(yè)人員不能按規(guī)定辦理退休，直接侵害了職工的合法權(quán)益。

2、檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

隨著失業(yè)人員的數(shù)量增加，要求要有更大的檔案資料庫存空間和其中的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備等等，這些問題沒有處理好就會影響檔案管理的質(zhì)量和工作效率。大部分的檔案都是由紙質(zhì)做成的，所以說并且比較容易受潮，這就要求檔案資料庫房內(nèi)必須要保持干燥，這就需要利用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備來保證紙質(zhì)檔案不易受到潮濕而變質(zhì)。一些基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障問題也會為檔案管理埋下安全隱患，因此這就需要完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。

二、做好失業(yè)人員檔案管理工作的有效途徑

1、加強(qiáng)對失業(yè)人員檔案管理的重視度，不斷完善檔案管理體制。

檔案管理部門要加強(qiáng)對失業(yè)人員檔案管理重要性的認(rèn)識，將檔案的移交管理工作放到重要的位置，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律的規(guī)定，不斷完善失業(yè)人員的檔案管理制度，避免檔案移交過程中檔案的缺失，做好失業(yè)人員檔案的完整收集工作，避免檔案的遺漏。檔案管理部門還要督促其他部門對失業(yè)人員的檔案進(jìn)行及時的移交，保持和就業(yè)部門的聯(lián)系，要加強(qiáng)督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要及時查清事實(shí)，分清責(zé)任，嚴(yán)肅處理，決不能姑息遷就。對檔案管理的相關(guān)工作人員要根據(jù)其情節(jié)的輕重給予一定的處罰和處分，并對出現(xiàn)的問題進(jìn)行積極的整改，盡量減少因?yàn)闄n案管理不當(dāng)對個人造成的危害。與此同時，也要加強(qiáng)失業(yè)人員自身對檔案的重視程度，對自己的檔案要及時跟蹤，緊密聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)問題后及時尋求解決的辦法。另外，目前失業(yè)人員的管理體制還不是十分的健全，應(yīng)該制定出科學(xué)的管理制度，強(qiáng)化對失業(yè)人員檔案管理監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷完善管理體制，使下崗失業(yè)人員檔案管理工作走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、法制化軌道，為了更好地為失業(yè)人員進(jìn)行服務(wù)，要對現(xiàn)行下崗失業(yè)人員檔案管理進(jìn)行改革和完善，協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立即進(jìn)行解決。

2、對檔案進(jìn)行比較規(guī)范和科學(xué)的管理。

在進(jìn)行收集失業(yè)人員的檔案信息之前，首先將收集來的信息進(jìn)行一個大致分類，并且要詳細(xì)記錄好每一部分的內(nèi)容，要針對不同人員的檔案進(jìn)行分類做好記錄工作，可以大致做一個提綱方便以后查找。并且盡量選擇空間比較大、通風(fēng)性比較好的檔案管理庫，還要配備相關(guān)不易變質(zhì)的檔案柜，要充分考慮檔案管理庫的通風(fēng)性、防火、防蛀蟲、防腐、防高溫、防毒等等的安全設(shè)備和措施。首先要從保護(hù)檔案為基礎(chǔ)目標(biāo)，這樣就可以增加其檔案保存的年限。除此之外，還可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，也就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，要將人為的工作與計(jì)算機(jī)相結(jié)合工作，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更加高效?？梢詫⑹I(yè)人員的個人信息保存到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，并且還要定期檢查，將失業(yè)人員的檔案放在計(jì)算機(jī)管理，同時也要做好分類工作，這樣方便以后查找。

3、明確檔案管理工作職責(zé)。

各級政府部門要不斷加強(qiáng)對下崗失業(yè)人員的檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理職責(zé)，實(shí)行有效的責(zé)任追究制度，定期檢查和修改檔案管理工作中的不完善地方，及時查清事實(shí)責(zé)任，嚴(yán)肅處理檔案管理工作中的不作為現(xiàn)象。在檔案管理工作中出現(xiàn)審查不合格的人員，要給與批評或紀(jì)律處分，堅(jiān)決杜絕偽造檔案材料、提供假證明的現(xiàn)象，確保檔案的真實(shí)性和完整性。針對檔案管理工作中出現(xiàn)的違反法律和道德規(guī)范的人員，絕不能姑息縱容，要堅(jiān)決撤離或辭退，問題嚴(yán)重的更是要追究責(zé)任。同樣，對于下崗失業(yè)人員檔案管理工作中出現(xiàn)的良好行為和現(xiàn)象要給予表揚(yáng)，發(fā)揮優(yōu)秀人物的榜樣作用，起到引導(dǎo)工作新風(fēng)尚的良好效果。

三、結(jié)語

總之，失業(yè)人員的檔案管理工作是一個關(guān)乎社會穩(wěn)定的大事，對檔案管理的科學(xué)程度決定了檔案管理效率的高低。所以相關(guān)檔案管理人員要做好失業(yè)人員的檔案管理工作，保障失業(yè)人員的權(quán)益。務(wù)必要加強(qiáng)檔案管理部門的責(zé)任意識，加強(qiáng)對檔案工作人員責(zé)任心和職業(yè)道德的培訓(xùn)，增強(qiáng)其基本的業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)企業(yè)與檔案管理部門之間工作的銜接度，保持檔案移交的完整性。加強(qiáng)對檔案室現(xiàn)代設(shè)施的引用，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

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