計算機信息技術在機關檔案管理中的應用

楊舒棋

摘 要：雖然計算機信息技術在機關檔案管理中具有眾多問題，但其對檔案管理的重要性仍不可替代。為此，本文通過分析計算機信息技術在機關檔案管理應用中的問題，并從技術和制度兩方面提出相應的解決對策，以期提升檔案管理人員的現代化意識。

關鍵詞：計算機信息技術;檔案管理;現代化意識

0 引言

計算機信息技術對檔案管理具有重要影響，在面對龐大的檔案數量和眾多分類的檔案，利用計算機技術使檔案管理工作效率得到很大的提升。但大多數單位的檔案工作人員并沒有重視計算機信息技術的應用，導致檔案管理人員缺乏檔案信息化管理意識。為此，本文就這一問題進行研究和分析，對于檔案管理現代化的建設貢獻微薄之力。

1 意義及作用

在計算機信息技術尚未出現時，機關檔案管理工作主要以紙質類目錄記錄為主，當時檔案管理工作任務十分繁重，大量檔案管理工作需要進行人工記錄。科技文明促進計算機信息技術的進步，將其應用于檔案管理之中具有明顯的效果：首先在檔案搜索和查找方面節省了大量人力，其次為檔案臨時查閱打開了便捷渠道。另外通過計算機信息技術，還能夠實現檔案的跨距離傳送，對于檔案的調用和流通提供了便利。總之，計算機信息技術在機關檔案管理中起著十分重要的作用和意義。

2 存在的問題

計算機信息技術在機關檔案管理工作中的應用范圍極廣，且作用巨大。然而計算機信息技術雖然在機關檔案管理工作中具有眾多優勢和作用，但仍存在一定的不足和問題。另外，由于檔案不同于其他數據，檔案具有一定的保密性，并且檔案的真實性對于人們的判斷影響深遠，為此對于計算機信息技術在機關檔案管理應用中存在的問題，我們著重討論真實性和保密性兩方面的問題。

2.1 真實性問題

真實性對于檔案是十分重要的，然而在當前計算機信息技術的應用中，對于檔案信息的修改極為容易，一些不法人員出于自身利益或其它目的的考慮對檔案信息進行修改。由于計算機信息技術的便利，其在對檔案信息進行修改過程中，往往造成修改記錄無法查詢，檔案的真實性無法得到保證。再加上由于操作人員的操作不當等原因造成檔案信息錯誤，如此造成的檔案不真實也無法有效查詢。通過計算機錄入的檔案信息與人工書寫的記錄不同，人工書寫的記錄具有筆記可以查詢，較為容易的尋找到正確信息，而計算機錄入由于沒有蹤跡可循導致錯誤信息極難找回正確信息。如此，也在一定程度上對檔案信息的真實性造成影響。

2.2 保密性問題

檔案的保密性是檔案管理的重中之重，然而在計算機信息技術的應用中，卻較紙質檔案缺乏保密性。計算機信息技術在對檔案信息進行管理過程中，由于電子檔案容易復制和拷貝，以及黑客技術等手段的存在，都會對檔案的保密性造成一定的威脅。在網絡環境中，檔案信息可以由多個信息終端連接，如此也可導致檔案信息的保密性降低。

3 計算機信息技術在機關檔案管理應用中的對策

安全技術的提升是有效杜絕檔案信息造假和泄露的主要手段，但在現階段中，安全技術的提升需要一個較為長期的過程。為此，我們在技術方面的建議主要以可操作性的建議為主。

出于對檔案信息的真實性考慮，在此主要提出檔案信息修改批注管理和檔案信息更改痕跡保存兩方面的建議。

3.1 制度方面的建議

在檔案管理中，通過制定管理制度，將所有有關檔案的修改均應在修改處添加修改批注，注明修改原因和日期，以及修改人員，為方便日后原因查找。在檔案管理制度中，明確規定檔案修改流程和審批程序，并規定檔案修改處應注明原因和修改人員以及修改日期，若違反規定將視情節給予相應的處罰。

3.2 技術方面的建議

在檔案管理修改過程中，采用記錄保存技術，即對檔案修改的痕跡和歷史記錄采用自動保存記錄的存儲技術，在存儲技術方面可以參考辦公軟件的存儲方式。

另外可以通過技術設定，將檔案的修改自動定義為修改模式，隨后對檔案的修改均需要相應的工作人員登錄工作賬號，通過內部員工賬號才能實現對檔案信息的修改。如此，不僅能夠明確顯示檔案的修改痕跡，同時能夠顯示相應的修改人員信息。

參考文獻

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