城建檔案數字化問題的思考

任鵬

摘 要：隨著現代技術水平的進步和網絡技術的發展，信息化已滲透到工作、生活的方方面面。以往大量的、傳統的紙質保存方式，一定程度上妨礙了人們對城建檔案資源的利用，加之城市規劃和建設的迅速加快，傳統的城建檔案管理方式需要進行提升和優化，以滿足現代社會需求，這要求城建檔案來提供信息支持。所以，推行城建檔案數字化勢在必行。

關鍵詞：城建檔案;數字化;信息

我國城市化進程中城市建設檔案發揮著重要的作用，同時城市建設檔案的數量也在急劇增長，如何高效快速管理和利用城建檔案，是各地城建檔案管理機構面前的一個重要課題，運用信息化數字化技術成為提高城建檔案管理利用效率的一個重要手段。

1 傳統城建檔案管理中存在的問題

1.1 傳統介質的城建檔案管理困難

傳統介質的城建檔案主要是紙質文檔、微縮膠片、硫酸紙質底圖，這些文件為了便于管理和利用通常需要分類管理，分類存放，比如城建檔案通常分為十八大類，在庫房中我們需要為這些大類需要在庫房分區保存，如果分區預留不合理會導致某一個分類存儲位置不足，某個分類有大量剩余的問題，為了解決這個問題需要花大量人力物力調整分區修改目錄，人工查閱目錄效率低下查找檔案需要大量時間。

1.2 傳統介質很難實現資源共享

傳統介質城建檔案每次利用都需提取原件，通過原件復制。如該檔案被借閱，則不能被查閱，更不能滿足及時遠程分享，而且傳統介質檔案不便于攜帶。

1.3 傳統介質抗損性差

紙質檔案，微縮膠片、硫酸紙底圖在復制過程中容易受到損壞，并且還需要考慮防潮防蟲防高溫有害生物等問題，而且一旦遇到損壞很難修復，館舍遇到災害時傳統介質檔案很難得以保全。

2 城建檔案數字化的意義

傳統城建檔案管理不能滿足時代要求，傳統臺賬式管理，人工查找方式操作落后，在各行各業數字化、網絡化、信息化的大前提下顯得古板脫離時代，各種借閱不能及時準確，某個項目是否歸檔在傳統模式下，需要大量時間去核實。數字化則可以做到快速準確，提高檔案管理效率，減少了浪費在查找、調整分類、整理庫房、修改目錄卡片的時間，也大幅提高了城建檔案的利用率，減少對傳統介質的損壞。

3 城建檔案數字化中存在的問題

住建部在“5.12”汶川地震后，在全國范圍內大力推行城建檔案異地備份工作。住建部在《關于積極防御地震等自然災害充分發揮城建檔案作用的通知》（建辦檔[2008]39號）文件中明確指出各地城建檔案館要適時、有序推進館藏檔案數字化，并加強與其他省市建設（規劃）行政主管部門之間的聯系與協作，通過東西結合、南北合作以及省市之間的協作，積極開展本地重要城建檔案的電子化、數字化載體在異地備份的相關工作。在這個文件中城建檔案的數字化工作從各地自發的行為上升到全國推進的形式。在全國城建檔案數字化進程中還存在著一系列的問題。

3.1 城建檔案數字化管理的穩定性

在數字化進程中，各地在軟硬件的選用以及操作人員的素質上存在一定差異，往往服務器的性能，軟件運行環境，設備存放環境，電網的穩定性，城建檔案管理軟件功能設計上是否合理，依托的數據庫產品運行可靠性決定了城建檔案數字化管理的穩定性，操作人員的專業素養和職業操守等人為因素也是影響穩定性的一個重要方面。所以，在一些因素的影響下數字化城建檔案是存在穩定性風險的，一些嚴重的情況可能造成文件丟失的嚴重后果。

3.2 保密方面的問題

城建檔案直接關聯城市規劃和建設，查閱人只能查閱和個人相關的文檔，城建檔案也具有一定的保密性，有的甚至涉及法律問題。紙質資料在保存過程中所擁有的數據和文字都是比較穩定的，是不容易被改變的。但是在城建檔案的數字化過程中，資料就非常容易受到

外界的干擾，有的檔案信息容易被篡改，這樣的做法就使檔案信息容易被泄露，有的甚至可能會涉及到法律問題，這就增加了城建檔案數字化管理的風險。

3.3 數字檔案缺乏統一標準

在將紙質資料轉化成數字化管理的過程中，是需要進行文件掃描、電子文檔題名的編輯條目關鍵字索引。同時，在數字化轉化過程中，不同的單位所使用的標準也是不同的，這在之后檔案使用的過程中可能會存在版本不同、無法相互兼容的情況，使資源不能實現共享。

4 做好城建檔案數字化工作的合理舉措

要想提高城建檔案數字化管理水平，需要合理解決現存的問題，結合一定的條件來進行，通過合理方法提高城建檔案管理數字化的水平。

4.1 做好數字化規劃

城建檔案的數字化工作必須要有一個規劃，不是全館所有資料一窩蜂都來搞數字化。按照資料的利用率，利用高的先做，利用低的后做，按年度從新進館的到年代久遠的有序開展數字化工作。根據原始檔案材質分類制定數字化方案，一般文件用什么掃描儀，圖紙用什么掃描儀還有膠片、硫酸紙每件都要有方案，對于數字化過程中可能出現的損壞要有補救修復預案。

4.2 要有科學系統的標準

首先，檔案數字化后原始檔案不必按照十八大分類分區存放，只需要按照進館時間按介質存放，因為數字檢索擁有很高的速度和準確性，傳統介質沒有分區存放的必要，所以要制訂合理的檔案存放的標準。服務器配置工作環境，供電也要有合理的標準，根據使用人數，每年產生的數字檔案數量確定服務器的配置，確保供電穩定，運行穩定。管理系統的選用上一定要選用有實力的軟件開發企業，確保服務的穩定性。軟件開發商一是要滿足使用單位的實際需要開發管理系統，二是要建立長期服務機制確保維護日常化，備份日常化，故障處理及時化，即使遇到嚴重故障也能當日恢復，建立一套高效可行的軟件服務標準。數字化過程中應該遵循國家標準和國家檔案局相關文件精神，加強數字化場所的管理，選擇可靠數字化文檔格式，比如雙層PDF防止數字化文件被人篡改。

4.3 提高城建檔案數字化管理人員素質

城建檔案的數字化管理和紙質文件管理有很大的不同，普通的城建檔案管理時，只需要工作人員進行檔案查找和擺放。但城建檔案數字化工作和傳統的檔案工作有很大的不同，這需要管理人員有一定的計算機能力，同時還需要一定城建檔案業務水平。在日常的工作中，可以快速地整理文檔數據，并且可以有效的進行數字化文件的管理。傳統城建檔案工作人員可能不具備這樣的能力，因此就需要參加一些針對性的培訓課程來提高檔案工作人員水平，為城建檔案數字化工作提供更加優秀的人才。 城建檔案管理數字化建設是時代的要求，提高城建檔案工作的數字化水平可以有效地提高檔案管理效率。即使現在的城建檔案管理存在一定的問題，但只要努力工作，就一定可以改正現在的問題，為城建工作做出更好的貢獻。

參考文獻

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