事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案

摘要：在社會經濟高速發(fā)展的過程中，信息技術的應用領域也在不斷拓展，在各個行業(yè)領域中都發(fā)揮了重要的作用。在信息技術適用性不斷提升的過程中，事業(yè)單位的檔案管理方式也發(fā)生了很大的變化，以信息技術為依托的信息化管理模式成為現(xiàn)代檔案管理的重點發(fā)展建設方向。但是目前來看事業(yè)單位在實施檔案管理信息化的過程中，也面臨著一些現(xiàn)實性的問題，在很大程度上了限制了信息化管理手段的進一步應用推廣，因此需要從事業(yè)單位檔案管理信息建設存在的問題入手，探討相關問題的解決方案，從而推進事業(yè)單位檔案管理的信息化建設。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設;問題;對策

事業(yè)單位檔案管理信息化建設符合現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢，對于提升事業(yè)單位檔案管理的效率以及全面性具有重要的意義。在我國行政體制下，事業(yè)單位是提供社會服務，推進改革建設的重要節(jié)點。推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設也是現(xiàn)階段改善社會治理，提升行政能力的重要舉措。但是在實施檔案管理信息化建設的過程中也遭遇了很多問題，導致檔案管理信息化建設成效較差，現(xiàn)有的信息化水平難以滿足實際工作的需求，在這種情況西下，亟需對現(xiàn)有的建設方略進行優(yōu)化創(chuàng)新，從而充分發(fā)揮檔案管理信息化在提升事業(yè)單位服務能力方面的作用。

1事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

1.1檔案管理信息化配套不佳

檔案管理信息化建設需要信息化的硬件設施作為支撐，但是從現(xiàn)實的情況來看，很多單位檔案管理的設備較為落后，難以滿足檔案管理信息化建設的相關要求。我國事業(yè)單位人事檔案管理部門的人員流動性往往較大，因此很容易出現(xiàn)人事檔案管理疏忽問題。且對于檔案管理部門資金投入不足，導致檔案管理相關設施完善性不足，這就在很大程度上影響了檔案管理信息化建設的進程。

1.2信息技術應用水平不足

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，有大量的工作環(huán)節(jié)需要人工完成，因此難以保證檔案管理的效率，同時在工作中也會因為操作失誤出現(xiàn)誤差。通過應用信息化的技術手段實施檔案管理，能夠減少大量人工操作環(huán)節(jié)，提升檔案管理的效率。但是檔案管理信息化需要高水平的人才隊伍作為支撐，確保。檔案管理相關人員能夠熟練掌握信息化的設備以及軟件，從而充分發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢。但是目前來看，事業(yè)單位檔案管理部門人員往往難以適應信息化的管理手段，檔案信息錄入熟練度不足，信息化的管理軟件應用率較低，導致檔案管理信息化的優(yōu)勢無法得到充分發(fā)揮。

1.3信息安全問題亟待解

事業(yè)單位的檔案信息包含大量的敏感數據以及隱私信息，應用信息化的管理方式能夠提升檔案管理的效率，但是也帶來了一系列的網絡信息安全風險，不法分子可以利用網絡漏洞或病毒盜取檔案信息，從而帶來較大的信息安全風險。因此，在發(fā)展檔案管理信息化的過程中，也需要重視信息安全防護，但是目前來看，尚缺乏有效的檔案信息安全解決方案，而該問題也在一定程度上限制了檔案管理信息化建設。

2推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設的相關措施

2.1加強配套建設

完善的配套建設是實施檔案管理信息化建設的前提。因此，事業(yè)單位需要加大對檔案管理信息化配套建設投入，完善檔案管理部門的軟硬件配置，為推進檔案管理信息化創(chuàng)造良好的條件。此外，在推進檔案管理信息化的過程中，不僅需要重視硬件配套建設，同時也需要重視制度配套建設，依據檔案管理信息化的內容以及特點，完善相關管理制度，優(yōu)化管理流程，加強對檔案管理人員的監(jiān)督。確保相關管理人員能夠應用信息化的手段規(guī)范的實施檔案管理，從而充分發(fā)揮信息化管理方式的管理效能。

2.2重視信息化管理技術的應用

信息化管理方式與傳統(tǒng)管理方式最大的不同在于，在管理的過程中應用了大量信息技術，并應用軟件功能代替大部分人工操作環(huán)節(jié)，從而提升工作效率。因此，在加強事業(yè)單位軟件管理信息化建設的過程中，需要確保信息化的管理技術能夠得到有效應用。在這個過程中，需要根據信息化管理的特點，明確培訓的內容，讓工作人員通過有針對性的培訓，能夠熟練掌握信息化管理技能。在培訓完成后，還需要重視對工作人員進行考核，確保相關工作人員的信息化技能，能夠滿足檔案管理信息化的需求。從而為信息化管理手段的應用創(chuàng)造基礎條件，落實檔案管理信息化。

2.3強化信息安全防護

在推進檔案管理信息化的過程中，需要特別重視信息安全防護，防止出現(xiàn)信息竊取以及信息泄露等信息安全事故，切實保護事業(yè)單位檔案信息的安全性。這是推進檔案管理信息化建設的客觀要求。因此，在實施檔案管理信息化建設的過程中，需要聘請專業(yè)機構來強化管理系統(tǒng)的安全防護水平。重視對管理系統(tǒng)的安全防護性能進行評估，在此基礎上加強安全防護技術的應用。確保能夠在保障信息安全的前提下，實施檔案管理信息化建設，確保檔案管理信息化建設能夠穩(wěn)妥推進。

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[3]孫要男.事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務，2018（04）：75.

作者簡介：

姓名：陳芷倩;性別：女;出生年月日：1991年10月31日;貫籍：海南海口

民族：漢;學歷：本科，學士學位;職稱：檔案管理員;研究方向：檔案