檔案信息資源建設及共享模式研究

蔣文輝

摘 要：隨著檔案管理信息化建設進程的加快，電子檔案的數量日益增多，對這些電子檔案資源的管理工作也面臨新要求。本文圍繞檔案信息資源建設和共享的議題進行了探討，概述了檔案信息資源建設的意義，論述了電子檔案收集及檔案信息資源建設路徑和檔案信息資源共享模式，供相關人士參考。

關鍵詞：檔案;資源;共享;信息;模式

1、引言

如今，在互聯網技術的應用基礎上，檔案管理事業進入到快速發展階段。電子檔案日益增多，檔案管理工作面臨新挑戰。以信息數據技術為基礎的檔案信息資源建設以及檔案資源共享的問題成為檔案從業人員研究的重要問題。

2、大數據時代加強檔案信息資源建設的意義

一方面，社會已經整體進入到信息化時代，數據成為重要的生產力資源。人們對于檔案信息資源的關注度日益提高，作為重要的資源類型，檔案也成為各行業快速發展的重要支持力。在這樣的形勢下，檔案信息資源建設成為大勢所趨，是社會進步發展的內在需要。

另一方面，我國的檔案管理事業今非昔比。相對于過去紙質化的檔案管理模式，如進行的信息化模式使檔案管理工作的時效性得到大幅度提升。檔案開發利用是檔案管理工作的重要環節，借助信息數據技術的發展和支持，檔案信息資源共享也成為新時期內檔案管理事業發展的內在需求。

3、電子檔案收集及檔案信息資源建設路徑

首先，統一檔案信息標準。檔案信息資源的來源渠道多樣，檔案的格式和標準存在不一致的情況，這種情況給檔案信息資源建設工作帶來了困難。為了為檔案信息資源建設工作鋪墊順暢的道路，必須從檔案信息標準的建立入手，通過構建統一的檔案信息入庫標準，為檔案信息資源的收集、整理、分類以及后續的資源共享和利用創建必要的前提條件。目前，雖然檔案管理已經邁入到信息化管理的階段，但是在不同的行業、不同的單位之間，仍舊存在檔案信息化管理標準不一致的情況。如檔案的格式不一樣，編碼類型不一樣，數據結構不一樣等，這些差異直接導致在檔案信息資源建設和共享方面存在阻礙。針對這種情況，國家檔案部門應進一步統一檔案信息化管理的具體標準，提升檔案信息化管理的規范性，為檔案信息資源建設工作創建基礎條件。

其次，建立檔案信息集成系統。借助信息技術和數據技術，加快構建檔案自動上傳、自動收集、自動分類、自動歸檔的信息集成系統，提高信息檔案的智能化水平。在統一的檔案信息管理具體標準基礎上，不同來源的檔案信息能夠通過檔案信息管理平臺自動上傳，不僅節省了檔案管理的人工支出，而且為檔案提交人員提供了時間和空間的便利條件，能夠通過網上進行在線提交。檔案信息化管理系統對提交的檔案信息進行格式的初步審核，檔案管理人員對初審合格后的檔案進行內容的再次審核，審核通過后進入到后續的檔案管理環節。對于非涉密的電子檔案，可根據不同的檔案類型和類別設置為自動上傳到到按檔案信息資源庫，這樣就能夠通過聯網的計算機隨時隨地地進行檔案文件的自動上傳，加快豐富檔案信息資源庫。對于傳統的紙質或圖片等實物類檔案資料，需要檔案人員先將實物類檔案轉化為電子檔案類型，然后再上傳到檔案信息資源庫中。根據檔案的類型不同，創建不同的文件夾，做好檔案信息資源庫的分類管理。通過通過按檔案信息集成系統的建立，實現檔案資源的動態化、開放化管理，提高檔案信息資源建設效率。

4、服務民生，檔案信息資源共享模式

檔案信息資源的共享采取開放化的模式。一方面，鼓勵公眾參與到檔案信息資源庫的建設中。通過構建檔案信息資源的具體且統一的標準，為社會資源提供參與共建共享的前提參考，發揮出社會資源的潛在力量，提高檔案信息資源共建共享的效率。通過構建檔案信息資源共享平臺，更充分地了解廣大民眾的實際需求，提升檔案信息資源共享服務的效率。根據廣大民眾的建議和心聲不斷優化檔案信息資源的服務質量，推動檔案信息資源能夠產生更大的經濟價值和社會價值，反哺檔案信息資源共享平臺更好地建設發展。比如，檔案信息資源平臺與當地政府部門信息平臺合作，通過檔案信息資源共建共享，實現1+1>2的信息融合優勢。通過當納信息資源的共建共享，深度挖掘檔案資源的內在關聯和潛在價值，提高當地政府管理和服務水平，為廣大民眾提供更加優質高效的服務，過去民眾需要到政府部門服務大廳或服務窗口進行辦理的服務事項，只需要通過檔案信息共享平臺就可以在線完成，很好地避免了過去“重復提交、重復跑腿”等費時費力的現象，使政府的社會管理和服務成本降低，使廣大民眾的政府滿意度提升。另一方面，順應時代發展的趨勢，大力推廣移動終端服務。隨著5g時代的全面到來，移動終端成為民眾接受和傳輸信息的主要端口。檔案信息資源共享應跟上時代發展的主流趨勢，加快推廣移動終端服務，更好地滿足廣大民眾的需求。通過開發和優化檔案信息資源共享移動終端APP軟件，使廣大用戶能夠通過手機等移動設備訪問、查閱、接受、反饋檔案信息及相關內容，大大提升檔案信息資源的公開使用率，使用戶有跟好的使用體驗。

此外，全面提升檔案信息資源共享服務水平。一方面，完善檔案信息資源共建共享的各項管理機制，設置檔案信息資源的安全管理制度，保障檔案信息資源建設和共享等信息系統的運行安全，降低系統事故發生率。另一方面，以更高的技術和素質標準來要求檔案管理工作人員。圍繞新時期檔案信息資源建設和共享工作的新要求，制定崗位培訓方案，從知識理論、業務技能、道德素養等方面不斷強化，提升檔案信息資源共享服務水平。

5、結語

電子檔案的數量越來越多，為了更好地推動經濟發展和社會進步，檔案信息資源建設和共享成為檔案管理事業新時期內的重要內容。在大數據技術背景下，通過統一檔案信息標準，建立檔案信息集成系統，加快提升檔案信息資源建設的效率。采取開放化的資源共享模式，并提升檔案信息資源共享服務水平，推動檔案信息資源能夠發揮出更多的潛能。

參考文獻

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