機關單位疫情防控工作文件材料歸檔原則探析

姜素蘭 謝永憲

摘要：各級黨政機關和人民團體在疫情防控工作中形成了大量有保存價值的文件材料。對于這些材料的歸檔，要堅持全面性、全程性、及時性原則，確保疫情防控工作文件材料齊全、完整、規范、有序、安全、可用。

關鍵詞：新型冠狀病毒肺炎 疫情防控 文件材料 歸檔 檔案

新型冠狀病毒肺炎（以下簡稱“新冠肺炎”）疫情防控是一場人民戰爭、總體戰、阻擊戰，沒有哪個機關、哪個人可以置身事外。在黨中央的統一領導和及時部署下，經過我國各級黨政機關和人民團體的緊急行動、全力奮戰，疫情防控形勢持續向好，正在擴大疫情防控阻擊戰的戰果。在這個過程中，各個機關單位響應號召，迎難而上，開展了大量扎實、有效的工作，發生了無數感人奮進的英雄事跡，同時形成了數量可觀的疫情防控工作文件材料。

根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《機關檔案管理規定》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等相關法律、法規、規章對檔案工作的相關要求，機關單位疫情防控工作文件材料需要堅持全面性、全程性與及時性原則，實現文件材料的集中統一管理，確保疫情防控檔案的齊全、完整、規范、有序、安全、可用。

一、遵循全面性原則，確保疫情防控工作文件材料齊全、完整

疫情防控工作文件材料歸檔要遵循全面性原則。在疫情防控工作中機關單位形成的所有來源、所有內容、所有類型、所有形式的文件材料都要歸檔，做到應收盡收、應歸盡歸。

（一）文書類文件材料

這類文件材料主要包括紙質文件和電子文件，具體內容包括：

1.中央、國務院及有關部門，市委、市政府及有關單位，市新冠肺炎疫情防控工作領導小組及有關機構關于新冠肺炎疫情防控工作的指示、決定、通知等文件材料。

2.各級領導在疫情防控工作中的重要批示、指示和講話等文件材料。

3.各級領導檢查、調研本單位疫情防控工作時做出的指示、講話等文件材料。

4.上級機關在疫情防控工作中制發的規定、意見、通知，以及召開專門會議的文件材料。

5.向上級機關報送的請求、報告、函及復函等文件材料。

6.本機關和各部門在疫情防控中形成的各項制度、工作方案、應急預案，以及制發的通知、意見等文件材料。

7.記載和反映本機關和各部門疫情防控專項工作的文件材料。

8.記載和反映本機關疫情防控期間復工復產的文件材料。

9.記載和反映本機關支援全國疫情防控的文件材料。

10.本機關防控健康宣傳活動中形成的宣傳圖冊、宣傳畫、戰“疫”作品，以及新聞宣傳報道等文件材料。

11.本機關在人力、經費、物資等保障工作中形成的文件材料。

12.本機關和各部門關于疫情防控工作的全面總結、會議記錄、大事記等文件材料。

13.其他有保存和利用價值的文件材料。

（二）聲像類文件材料

這類文件材料主要包括照片、錄音、錄像等，具體包括：

1.各級領導檢查、調研本單位疫情防控工作中形成的聲像材料。

2.召開的各種會議以及舉辦各項宣傳活動中形成的聲像材料。

3.在疫情防控工作中形成的其他有保存價值的聲像材料。

（三）實物類文件材料

這類文件材料具體包括：

1.各級領導、社會知名人士檢查、調研本單位疫情防控工作中形成的題詞、簽名等。

2.在疫情防控工作中獲得的集體和個人榮譽證書、獎狀、獎杯、錦旗、牌匾、光榮冊等。

3.在疫情防控工作中形成的其他有保存價值的實物類文件材料。

二、遵循全程性原則，確保疫情防控工作文件材料規范、有序

疫情防控工作文件材料歸檔要遵循全程性原則。機關檔案室要全程參與疫情防控工作的文件材料整理，擔負監督、指導的職責，在流程與規范上，確保疫情防控工作中所有時間點上形成的文件材料都符合歸檔質量要求。

（一）提前介入，全程進行“線上”業務指導

疫情期間，為了更好地記錄和保存機關單位戰“疫”實況，檔案室可以通過電話、微信、視頻會議等方式，開展疫情防控文件材料歸檔工作的業務監督指導，使各部門檔案員明確歸檔責任和任務，熟悉工作流程、標準和要求，具備完成工作的業務技能和意識，做好前端控制。檔案室黨員干部要發揮帶頭模范作用，值班值守，確保疫情防控期間檔案工作的每個流程安全、規范、科學、無誤。

（二）明確重點，加強歸檔文件材料質量控制

疫情防控歸檔文件材料的質量控制貫穿始終。歸檔文件材料質量應滿足《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等相關規范性文件的質量要求。第一，歸檔文件材料須為原件，題名、時間、作者等要素要準確。第二，紙質歸檔文件材料應字跡清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水、復寫紙書寫。第三，歸檔文件材料不能含有易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。第四，電子文件應與其元數據一并歸檔，且確保元數據齊全完整，無遺漏或殘缺，電子文件與其元數據應建立持久有效的關聯。第五，電子文件應采用符合國家規定的、適合長期保存的文件存儲格式歸檔。第六，歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

三、堅持及時性原則，確保疫情防控工作文件材料安全、可用

疫情防控工作文件材料歸檔要堅持及時性原則。在疫情防控工作的文件材料整理過程中，機關檔案室要及時發現問題、解決問題，為歸檔文件材料的安全、可用提供專業技術保障。

（一）及時跟進，確保疫情防控工作文件材料安全

疫情防控工作中，各部門、每個人都處于高度忙碌和緊張狀態，加之有些部門對文件材料歸檔工作不熟悉，容易產生忽視文件材料歸檔工作的情況。機關檔案室應具有全局性眼光，明晰機關疫情防控工作的整體布局，清楚形成重要文件的關鍵節點，掌握應歸檔文件材料的分布、運轉和管理情況，制定單位疫情防控文件材料歸檔范圍及疫情防控檔案保管期限表，及時開展收集工作，留存具有保存價值的文件材料，避免散失。

（二）隨時歸檔，確保疫情防控工作文件材料可用

習近平總書記在中共中央政治局常務委員會上指出，“各級黨政領導干部特別是主要領導干部要堅守崗位、靠前指揮，在防控疫情斗爭中經受考驗，深入防控疫情第一線，及時發聲指導，及時掌握疫情，及時采取行動，做到守土有責、守土盡責”。疫情防控檔案是疫情最真實、最可靠的信息源，是各級政府部門快速、及時做出判斷、采取行動的重要參考依據。因此，疫情防控工作文件材料要做到及時歸檔、隨時歸檔，保證歸檔過程的有序化和條理化，將機關檔案室打造成為疫情防控工作的可靠信息源。

四、結語

檔案是連接過去、現在和未來的橋梁。疫情防控工作檔案可以真實、完整地再現機關單位戰“疫”歷史場景，使之留存于后人，傳播于世界。習近平總書記在中共中央政治局常務委員會上指出，“疫情防控不只是醫藥衛生問題，而是全方位的工作，各項工作都要為打贏疫情防控阻擊戰提供支持”。檔案工作者要認真領會總書記的疫情防控工作精神，把思想和行動統一到黨中央的部署上來，把歸檔工作抓實抓細抓到位，始終做到守土有方、守土有責，奮力奪取疫情防控阻擊戰的最終勝利，服務防疫工作大局。

*本文為北京聯合大學“普通本科專業核心課程建設項目——檔案管理學”“研究生學科特色課程建設項目——現代檔案管理理論與實踐”兩個階段性研究成果。

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作者單位：北京聯合大學