農業科研院所國際合作信息化管理系統的設計與實現

張超 彭晨 馮敏燕 王冉

摘要：隨著科技改革三十條等政策的落地實施，科研院所的自主權進一步擴大。科技人員出訪、外國專家來訪等活動日益頻繁，傳統的管理方法及效率已經不能滿足需求。對江蘇省農業科學院因公出訪和外事接待管理中的問題進行梳理和分析，從出訪審批和接待審批2個方面對國際合作信息化管理系統進行規范化設計。該系統實現了“讓信息多跑路，讓科研人員少跑腿”，使得國際合作管理全過程清晰化、流程化、精細化，提高了工作效率，為提升國際合作決策部署水平起到了重要支撐作用。

關鍵詞：國際合作;信息化;管理系統;規范化;設計

中圖分類號：G311 文獻標志碼： A文章編號：1002-1302（2020）13-0245-06

收稿日期：2020-03-11

作者簡介：張超（1986—），男，河北棗強人，碩士，助理研究員，主要從事農業國際合作研究。Tel：（025）84392890;E-mail：zcnicky@163.com。

通信作者：王冉，博士，研究員，主要從事農業國際合作、農產品質量安全研究。Tel：（025）84390011;E-mail：ranwang@jaas.ac.cn。隨著江蘇省委省政府出臺的《關于深化科技體制機制改革推動高質量發展若干政策》的實施，科研院所的國際合作氛圍日益濃厚，科研人員因公臨時出國和外國專家來訪數量均大幅增加[1]。長期以來，科研院所的管理部門主要是以人工方式，使用文件夾、表格、文字材料等作為信息存儲和管理的方法，隨著數據量和種類的增多，傳統的管理方式已無法適應新的發展要求[2]。為了加快信息化建設步伐，進一步做好江蘇省農業科學院的國際合作工作，不斷提高管理水平，針對國際合作管理工作的特點，結合相關工作管理程序，在江蘇省農業科學院信息平臺大框架下，設計本研究系統。

1設計背景

1.1出訪和來訪數量的增加制約了管理的質量

自2014年以來，江蘇省農業科學院就一直致力于推進高水平、國際化現代農業科研院所的建設。國際合作交流日益頻繁，因公臨時出訪團組數從2015年的69批128人次，躍升至2019年的110批219人次;外賓來訪量也從每年52批96人次躍升至106批242人次。隨著國際合作中重要出訪和來訪量的增加，管理工作的難度越來越大[3]。傳統管理方式中存在的紙質文檔冗繁、檔案管理易缺失、數據參考利用價值低等問題，無不制約著國際合作管理的質量[4]。

1.2信息化是國際合作管理的趨勢

隨著科技的進步和信息技術的發展，越來越多的管理實現了無紙化、電子化及不見面審批，如江蘇省外事辦公室的出國請示報送、江蘇省科技廳的外國專家項目申請等[5]。此外，很多高校的因公出訪也早已實現了系統化操作。他們利用信息系統良好地管理了數倍于科研院所的國際合作事宜，可見，國際合作管理的信息化也是現代院所建設的必由之路。

2系統總體設計

2.1需求分析

建立國際合作全流程信息化管理系統的目的，是使國際合作管理工作數字化、流程化、信息化，提高流程化管理質量，實現內部審批和統計的規范化和精細化管理[6]。本研究通過對出訪審批和接待審批全流程各環節和現行管理中存在的問題進行梳理和分析，制定出管理流程圖，進而設計開發出管理系統（圖1、圖2）。

2.2系統功能

本研究系統的主要功能如下：（1）出訪審批管

理，包括出國批件申請、批匯核銷管理、回國登記管理、用戶和管理員及權限管理、數據備份及導出等;（2）接待審批管理，包括來訪報批管理、接待記錄管理、報賬審批記錄導出等[7];（3）統計報表，包括出訪來訪統計、合作單位、國別、頻次等分類統計。

2.3功能模塊設計

2.3.1出訪請示模塊由信息錄入員登錄“江蘇省農業科學院信息化辦公平臺”，進入國際合作菜單后，在因公出國（境）欄目下創建出訪申請，并填寫出訪必要性、出訪重點任務、出訪天數、費用和邀請函等字段數據，上傳邀請函及翻譯件、預算審批表和公示結果掃描件等材料，提交給相關研究所國際合作管理員（以下簡稱國合管理員）進行審核，審核通過的提交給該研究所領導審核;審核不通過的必須填寫理由，以方便填報人員查閱。相關研究所領導審核通過后，即提交到國際合作處審核（圖3）。

2.3.2院發文流程模塊由國際合作處（以下簡稱國合處）專辦員審核、請示并制作院請示文件，提交給國合處領導審核。若出訪團員中有處所級領導干部，系統會自動檢測并提交給國合處、人事處、科研處進行三方領導會審。通過后，由分管院領導簽發請示文（圖4）。

2.3.3批匯審批流程模塊在獲得江蘇省政府電子批件后，國合處專辦員將批件上傳至系統，同時系統自動發送提示短信給填報人員。在出國人員線下辦理完因公護照和簽證后，自行購買政府采購機票，并將政府采購機票和查驗單上傳至系統，如參加國際會議，還需上傳會議注冊費中英文材料。另外，根據出訪國別及城市、天數進行外匯預算申報。系統自動根據國家用匯標準，計算出此次出訪所需外匯數額。信息錄入完畢后，由出國人員提交給研究所國合管理員審核。通過后，由研究所領導提交給國合處審核，最后由會計中心批匯專員審核結束（圖5）。

2.3.4回國登記管理模塊當到達填寫的回國日期后，系統自動觸發回國登記流程，同時發送提示短信給填報人員，提醒出國人員及時歸還因公護照，并在系統中勾選實際出國人員，上傳出訪報告、反饋表、公示結果和出訪活動圖片（圖6）。

2.3.5外匯核銷流程模塊回國登記流程結束后，出國人員方可填寫外匯核銷信息。此時，系統會自動展示批匯數據，對比填寫的實際外匯開支，多退少補，一目了然。當會計中心的核銷專員審核結束后，該條出國記錄流程結束（圖7）。

2.3.6接待報批流程模塊由信息錄入員登錄“江蘇省農業科學院信息化辦公平臺”，進入國際合作菜單后，在外賓來訪欄目下創建接待報批申請，并填寫外賓人員信息、抵離日期、是否引智項目、接待預算、行程說明等字段數據，提交給相關研究所國合管理員進行審核。通過后，由相關所領導提交給國合處審核（圖8）。

2.3.7接待記錄管理模塊接待完成后，系統自動發送提示短信給填報人員，提醒其在系統中填寫接待記錄， 包括實際接待人員相關信息、接待情況、互

贈禮品資料、實際開支、英文報道及活動圖片等。當國合處審批結束后，該條接待記錄流程結束。填報人員如需報賬，可以一鍵打印審批流程留痕記錄，作為報賬附件材料（圖9）。

4討論與結論

國際合作信息化管理系統的建設，極大地提高了江蘇省農業科學院國際合作管理的工作效率，有助于將科研人員從繁瑣的審批手續中解放出來，縮短了審批時間，且可以實時了解審批進度。同時，該系統還可將內部數據進行統計分析，整合報告、圖片等檔案資料，為制定工作目標、優化管理服務提供決策依據。最新問卷調研結果顯示，該系統獲得江蘇省農業科學院各部門外事管理人員以及科技人員的一致好評，是目前江蘇省農業科學院信息化辦公平臺中使用頻率最高的平臺之一，系統用戶滿意度高達100%。

當然，該系統未來還有許多待完善之處，如：需加強國際合作項目申報、外國專家管理、國際合作成果錄入等功能，以更好地推動“管理服務科研”理念實施，助力高效管理和優質服務再上新臺階[8]。

參考文獻：

[1]解蕾，盧永紅，狄光智. 基于C/SQL Sever的高校外事管理系統的設計與開發[J]. 山西大同大學學報（自然科學版），2016，32（4）：13-15，50.

[2]張海濤，何學洲，王楊剛. 地質調查科技與國際合作項目信息管理系統設計與實現[J]. 北京測繪，2016（5）：39-42，27.

[3]曾媛，劉淑儀，唐其展，等. “互聯網+”思維下農業科研院所外事信息系統建設[J]. 農業科技展望，2016（12）：56-59.

[4]王翠翠. 農業科研單位外事管理工作探討——以中國熱帶農業科學院橡膠研究所為例[J]. 農業科研經濟管理，2019（2）：22-25.

[5]韓艷清，岳保榮，范瑤華，等. 淺談信息管理系統的建設和應用[J]. 中國輻射衛生，2011，20（1）：51-52.

[6]張海波. 優化高校外事工作平臺探析[J]. 黑龍江教育學院學報，2014，33（5）：7-8.

[7]朱光祥. 山東大學外國語學院國際交流與合理系統的設計與實現[D]. 濟南：山東大學，2012：1-60.

[8]吳長付，付廣青，杜平，等. 科研項目全流程信息化管理系統的設計與實現[J]. 江蘇農業科學，2019，47（12）：338-342.國帥，司海平. 基于本體的農村信息化服務平臺用戶模型[J]. 江蘇農業科學，2020，48（13）：251-256.doi：10.15889/j.issn.1002-1302.2020.13.051