試論出版社ERP管理系統(tǒng)的合理化應用方案

摘要：出版社引入ERP管理系統(tǒng)，是為了更加系統(tǒng)及有序化地管理出版流程。本文從管理、服務、協(xié)調(diào)這三個方向簡要論述了出版社管理者如何合理利用ERP管理系統(tǒng)，并論證了出版社通過對數(shù)據(jù)信息的管理，提升管理者對出版流程細節(jié)的掌控能力。出版社應通過簡潔、明確的操作，厘清出版流程中各個環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，增強管理效率。出版社ERP管理中實現(xiàn)流程與業(yè)務對接的最具體表現(xiàn)就是協(xié)同編纂的具體部署，本文簡要闡述了出版社實施協(xié)同編纂系統(tǒng)瓶頸期的問題分析和具體解決方案。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;數(shù)據(jù)信息;質(zhì)量管理;ERP管理系統(tǒng)

中圖分類號： G23? 文獻標識碼：A????? 文章編號：1672-8122（2020）08-0133-03

ERP全稱是Enterprise Resource Planning，誕生于20世紀末的美國。ERP管理系統(tǒng)可以通過對信息數(shù)據(jù)的監(jiān)控和管理，達到統(tǒng)籌及掌控人力資源、生產(chǎn)物資、財務信息等多方面信息的目的。在數(shù)據(jù)化程度越來越高的當代社會，ERP管理系統(tǒng)成了出版社管理的一種重要工具。如何正確合理地使用ERP管理系統(tǒng)，幫助出版社在出版經(jīng)營工作中增強管理效率，降低管理風險，便成了出版社管理者所關(guān)注的重點[1]。本文試從三個方面論述如何利用ERP管理系統(tǒng)進行出版社經(jīng)營工作，并簡要闡述了出版社ERP管理中實現(xiàn)流程與業(yè)務對接的協(xié)同編纂系統(tǒng)現(xiàn)如今處在瓶頸期的問題分析和具體解決方案。

一、管理規(guī)范化

管理的目的是提高出版社經(jīng)營工作的效率，出版所涉及的三個重要環(huán)節(jié)，編輯、印刷、發(fā)行，數(shù)據(jù)繁多冗雜。一個產(chǎn)品從選題申報開始，涉及的數(shù)據(jù)可能就有上百條，每年出版社出版的產(chǎn)品數(shù)目成百上千，僅與產(chǎn)品相關(guān)的數(shù)據(jù)就已經(jīng)以百萬計，再加上相關(guān)的人力資源信息、財務信息等數(shù)據(jù)，面對這樣的情況，出版社管理者擔負著巨大的壓力[2]。信息管理的第一步就是規(guī)范化。

（一）流程規(guī)范化

出版社所涉及的生產(chǎn)服務環(huán)節(jié)很多，既有社內(nèi)部門，也有社外企業(yè)，所以出版流程的規(guī)范化是管理規(guī)范化的重中之重。管理者在ERP管理系統(tǒng)的設(shè)計上，需要清楚地設(shè)置出完整的出版流程所包含的全部環(huán)節(jié)，并明確各個環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，將系統(tǒng)中顯示的流程與實際的生產(chǎn)工作逐一對應。

（二）記錄規(guī)范化

每一個環(huán)節(jié)的工作都會產(chǎn)生數(shù)據(jù)，而ERP管理系統(tǒng)的重要功能，就是記錄每一個環(huán)節(jié)的操作所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對于出版社管理者而言非常重要。管理者可以通過對數(shù)據(jù)的整理和分析，了解并掌握整個出版流程中每一個環(huán)節(jié)的具體情況，同時還可進行預測，統(tǒng)籌出版經(jīng)營工作。

（三）數(shù)據(jù)規(guī)范化

通過ERP管理系統(tǒng)產(chǎn)生和處理的數(shù)據(jù)必須符合規(guī)范。因為規(guī)范化的數(shù)據(jù)能夠讓所有系統(tǒng)的使用者無差別地使用系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，并持續(xù)增添數(shù)據(jù)到系統(tǒng)中。但是，實際情況與理想存在著距離，盡量減少類似下面列舉的問題，才能使數(shù)據(jù)更好地為ERP管理系統(tǒng)服務[3]。

1.系統(tǒng)數(shù)據(jù)不完整

在實際操作中ERP管理系統(tǒng)會出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息不完整的情況。通常來自兩個方面，即基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失和運行數(shù)據(jù)缺失。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在ERP管理系統(tǒng)中占據(jù)非常重要的位置，包括出版物的信息、人力資源信息、客戶信息等。在ERP管理系統(tǒng)的建立中，偶爾會出現(xiàn)出版物信息不完備以及些許出版物并未經(jīng)過ERP管理系統(tǒng)。導致這一結(jié)果的因素包括ERP管理系統(tǒng)在實際操作中跳過了部分設(shè)定環(huán)節(jié)，以及出版企業(yè)只將部分出版物信息納入ERP管理系統(tǒng)。

2.系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)不及時

及時有效地獲取數(shù)據(jù)，是確保ERP系統(tǒng)管理順暢進行的必要條件。出版社在ERP系統(tǒng)運行的過程中，對數(shù)據(jù)獲取時效性的關(guān)注度直接影響了ERP系統(tǒng)的管理效果。常見的問題就是出版物在按流程操作與核算時，無法及時獲取數(shù)據(jù)信息。管理者從ERP管理系統(tǒng)中無法及時監(jiān)控流程，導致出版物的發(fā)行滯后，嚴重影響經(jīng)營管理。

3.系統(tǒng)收納了錯誤的數(shù)據(jù)信息

出版物的數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)誤差，對于ERP管理系統(tǒng)是十分致命的。如果ERP管理系統(tǒng)收納了錯誤的數(shù)據(jù)信息，并流入系統(tǒng)中進行加工，最終會產(chǎn)生無法估量的影響。例如，造成出版物經(jīng)濟效益核算的誤差、圖書發(fā)行數(shù)據(jù)混亂等不良后果。

二、服務立體化

在信息社會中，出版社服務體系應脫離書面管理模式，轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)與人力資源、數(shù)據(jù)與生產(chǎn)物資的立體化方式。利用ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理功能，將實際操作環(huán)節(jié)與數(shù)據(jù)信息結(jié)合起來，使得服務更加立體、高效。

（一）立體數(shù)據(jù)管理

上文講到，數(shù)據(jù)的管理將各個環(huán)節(jié)的信息統(tǒng)籌整理，形成了多個點以及多條線的立體化數(shù)據(jù)管理體系。這樣的信息處理方式避免了數(shù)據(jù)的混雜以及重疊，使得管理者可以縱向及橫向匯集整理每個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。建立多個數(shù)據(jù)庫，為管理提供數(shù)據(jù)信息保證。

1.數(shù)據(jù)分類

管理的第一步，是將龐雜的數(shù)據(jù)進行分類并標記。依照數(shù)據(jù)本身而言，龐雜的規(guī)模并不會對管理提供太多幫助，只有先將數(shù)據(jù)進行有效地整理分類，才能夠讓使用者有足夠的時間去處理問題。

2.數(shù)據(jù)匯總

數(shù)據(jù)分類只是ERP管理系統(tǒng)的起點，在調(diào)用數(shù)據(jù)之前，還要將它們進行匯總。將數(shù)據(jù)集中存放，便于查詢或調(diào)用。在提升數(shù)據(jù)處理速度的同時，對數(shù)據(jù)全程跟蹤服務。

3.數(shù)據(jù)更新

上文講到，ERP管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)在于對數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控，那么數(shù)據(jù)的及時更新和實時導入便成了衡量一套ERP管理系統(tǒng)能否順利運行的標志。實際操作中，出版社的管理者需要用制度來約束系統(tǒng)使用者，對數(shù)據(jù)進行實時上傳，并設(shè)立監(jiān)督部門，確保數(shù)據(jù)的正確性。

（二）出版流程全面監(jiān)控

當數(shù)據(jù)管理達到了預期目標，建立了完整的立體數(shù)據(jù)管理體系，管理者就可以對出版流程進行全面監(jiān)控。在過程中實時發(fā)現(xiàn)并糾正問題，將原有點對點的監(jiān)控模式轉(zhuǎn)向立體化，提高效率。

三、協(xié)調(diào)流程

ERP管理系統(tǒng)另一個突出的優(yōu)點就是對整個出版生產(chǎn)流程的協(xié)調(diào)。在設(shè)計和使用系統(tǒng)時，可以根據(jù)各個環(huán)節(jié)具體的實際情況，以及大量的信息源，對流程提供多樣化的調(diào)整管理。讓流程更加順暢，各個環(huán)節(jié)能夠?qū)崿F(xiàn)無縫對接[4]。

（一）建立制度

對于流程的協(xié)調(diào)，更重要的是建立一套合理的協(xié)調(diào)管理制度。對于出版流程中可能遇到的情況進行預設(shè)，對已經(jīng)產(chǎn)生的問題進行總結(jié)并及時補充到制度中，使得管理者使用系統(tǒng)進行協(xié)調(diào)時，有明確的條例可以參考使用，讓管理更加平衡、高效。

（二）質(zhì)量管理體系

出版物的質(zhì)量是評價出版社管理體系優(yōu)劣最關(guān)鍵的一個指標。使用ERP管理系統(tǒng)的目的，也是建立一套完整、有效的質(zhì)量管理體系，以確保通過這個體系監(jiān)督生產(chǎn)的出版物，能夠達到質(zhì)量管理體系所要求的標準。這對于整個出版社的發(fā)展建設(shè)有著重要的意義[5]。

四、協(xié)同編纂實操應用方案

在融媒體時代，協(xié)同編纂的工作模式日益受到出版業(yè)的重視。出版社ERP管理中實現(xiàn)流程與業(yè)務對接的最具體表現(xiàn)就是協(xié)同編纂的具體部署。現(xiàn)如今，出版社在推廣實施協(xié)同編纂系統(tǒng)的過程中出現(xiàn)了許多問題。

（一）協(xié)同編纂解釋

協(xié)同編纂是跨地域地滿足作者與編輯之間、編輯與校對排版人員，以及編輯與印制和出版管理之間協(xié)同與合作，并為讀者大規(guī)模地提供個性化的數(shù)字內(nèi)容服務的作業(yè)平臺[6]。協(xié)同編纂系統(tǒng)使編輯工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相融合，不僅可以提升其工作效率，而且給編輯的操作帶來了極大的便利。廣義的協(xié)同編纂幾乎涵蓋了出版的全流程，通常借助出版企業(yè)的ERP系統(tǒng)得以實現(xiàn)[7]。

（二）協(xié)同編纂作用、優(yōu)勢

協(xié)同編纂是順應互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字出版時代潮流的新的編輯工作模式，代表出版產(chǎn)業(yè)先進生產(chǎn)力的發(fā)展方向。在傳統(tǒng)出版與新興出版融合發(fā)展的新業(yè)態(tài)下，基于互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字出版技術(shù)的協(xié)同編纂工作模式在內(nèi)容資源庫的建立、動態(tài)發(fā)布、跨平臺出版等方面，都顯示出傳統(tǒng)編輯工作模式不可比擬的巨大優(yōu)勢，這種優(yōu)勢不僅會促使協(xié)同編纂工作模式的不斷完善和進步，而且也會推動傳統(tǒng)出版流程升級。

（三）協(xié)同編纂推廣瓶頸

協(xié)同編纂系統(tǒng)的推廣實施涉及編輯工作流程的再造以及編輯工作習慣的改變。在推廣實施過程中有以下幾方面的問題：一是編校工作的質(zhì)量直接決定出版物的質(zhì)量。協(xié)同編纂復雜的工作模式會導致編校人員的思路頻繁中斷，造成基于電子文檔的協(xié)同編纂工作效率低下且更容易出現(xiàn)差錯。從而導致編校工作的質(zhì)量，甚至是出版物的質(zhì)量下降;二是版本一致性控制問題，也是痕跡留存問題。相對于協(xié)同編纂系統(tǒng)中的電子文檔，在紙質(zhì)文檔編校工作模式中，作者和編校人員均可直接用筆進行標記，每一次的編輯和校對均留痕清晰、完整，且不同人員的筆跡具有唯一性，難以偽造和涂改。因此，紙質(zhì)文檔更易于責任認定且紙質(zhì)文檔的責任認定也更易實現(xiàn);三是在電子文檔的協(xié)同編纂工作模式中，視力疲勞成為特別突出的問題。在目前的協(xié)同編纂系統(tǒng)中，需要編校人員通過軟件生成相應的標記符來對電子文檔進行標記和修改，如果一本稿件內(nèi)容較多，長時間面對電子文檔就容易造成編校人員的視力疲勞問題。

（四）具體解決應用方案

要在出版社推廣實施協(xié)同編纂工作模式前，首先，需要選擇一個與出版社本身實際情況相符合的軟件，是延續(xù)在出版社原有的ERP管理系統(tǒng)上進行深層次的開發(fā)，還是另選其他的協(xié)同編纂的軟件;其次，除了需要通過需求調(diào)研形成規(guī)范化的編輯業(yè)務流程，還需要根據(jù)出版社的出版需求進行貼合度調(diào)查。如版式一定要跟著編輯流程走，協(xié)同編纂軟件一定要與出版社使用的排版軟件完美地結(jié)合且需要根據(jù)圖書元數(shù)據(jù)標引的要求，必須對編輯的協(xié)同編纂工作提出一定的要求;最后，在推廣實施協(xié)同編纂系統(tǒng)前需要考慮到圖書流程不能正常運轉(zhuǎn)等眾多因素。

如出版社要實施協(xié)同編纂系統(tǒng)，出版社需結(jié)合自身的資源優(yōu)勢和特點，選擇適合本社的協(xié)同編纂系統(tǒng)，在保有原來市場優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，在業(yè)務模式和流程上力求創(chuàng)新，這也是圖書出版業(yè)者面臨的長期的、迫切的任務。

五、小結(jié)

數(shù)字化時代使得出版行業(yè)發(fā)生了巨大的變化，越來越多的數(shù)據(jù)需要管理，并指導經(jīng)營工作。利用好ERP管理系統(tǒng)，管理者能夠全面掌握出版社經(jīng)營生產(chǎn)，并準確定位出版社的自身實力。這對于出版社的經(jīng)營發(fā)展而言，是非常重要且有益的，能夠使出版社在市場競爭中立于不敗之地。

參考文獻：

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[7]張慧，蘇穎杰.從編輯視角看協(xié)同編輯[J].出版廣角，2016（3）：32-34.

[8]葉延春.協(xié)同編纂系統(tǒng)在出版社的應用[J].出版參考，2014（33）：21-22.

[責任編輯：楊楚珺]

收稿日期：2020-04-21

作者簡介：徐菁，女，陜西新華出版?zhèn)髅郊瘓F陜西人民教育出版社網(wǎng)絡(luò)出版中心編輯，主要從事數(shù)字出版研究。