經(jīng)濟(jì)背景下高校辦公室行政精細(xì)化管理工作研究

劉雨（長春建筑學(xué)院）

高校辦公室行政管理涉及面相對較廣，管理難度大，在新的發(fā)展環(huán)境下，高校辦公室行政管理工作明顯地表現(xiàn)出滯后性，在高校可持續(xù)發(fā)展過程中發(fā)揮的作用捉襟見肘。這就需要基于全新的環(huán)境，推動高校辦公室管理從粗獷時代進(jìn)入精致化管理時代，并根據(jù)高校辦公室行政精細(xì)化管理工作的需要，提高思想認(rèn)識水平，明確高校辦公室行政精細(xì)化管理工作思路，落實精細(xì)化管理措施。

■ 高校辦公室行政精細(xì)化管理工作的必要性

精細(xì)化管理最早應(yīng)用于企業(yè)，并在企業(yè)中受到廣泛的運用。隨著精準(zhǔn)化管理研究的不斷深入，它在高校管理中也得到了應(yīng)用，表現(xiàn)出顯著的應(yīng)用效果。

（一）優(yōu)化辦公室職能的需要

新時代高校面臨著更加嚴(yán)峻的辦學(xué)形勢，社會對高校教育服務(wù)需求不斷升級，需要高校進(jìn)一步深化內(nèi)涵發(fā)展。高校辦公室作為行政管理的一個重要部門，需要積極轉(zhuǎn)變辦公室職能，不斷優(yōu)化辦公室職能，發(fā)揮好管理、助手、服務(wù)、信息等職能，這些離不開高校辦公室行政精致化管理。只有推進(jìn)精致化管理，才能更好地發(fā)揮高校辦公室職能。

（二）推動信息化辦公的需要

信息化是高校發(fā)展的必然趨勢，目前高校信息化管理系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)提升議事日程，并處于不斷完善之中。高校辦公室作為管理的重要組成部門，在管理中形成了大量的信息數(shù)據(jù)，這就需要高校辦公室管理從粗獷式管理向精細(xì)化管理推進(jìn)，從而加強辦公室管理過程中信息采集、分析與處理能力，提高辦公室行政管理效率，推進(jìn)高校信息化辦公。

（三）推進(jìn)規(guī)范化管理的需要

高校辦公室涉及到的事務(wù)多，工作任務(wù)相對復(fù)雜，管理難度較大，無論是事務(wù)的處理，還是資源處置、人員管理等，都與傳統(tǒng)環(huán)境相比更加艱巨。這就對高校辦公室行政管理工作提出更高要求，需要進(jìn)一步提高精致化管理水平，推進(jìn)規(guī)范化管理，嚴(yán)格按照要求、規(guī)范等實施管理，從而確保高校辦公室管理的高效性，讓高校資源得到合理的配置，實現(xiàn)資源的最大價值。

（四）提高工作時效性的需要

高校辦公室在日常工作中發(fā)揮著協(xié)調(diào)、聯(lián)系與溝通等作用，如果一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，勢必影響到其他環(huán)節(jié)工作效率。這就對高校辦公室管理工作提出更高要求，需要高校辦公室能夠推進(jìn)精致化管理，對辦公室各項工作進(jìn)行細(xì)化分解，明確職能，從而在工作過程中能夠根據(jù)具體的情況作出快速的反應(yīng)，提高辦公室工作時效性，避免辦公室工作滯后性帶來的問題。

■ 高校辦公室行政精細(xì)化管理工作的理念

高校辦公室行政精細(xì)化管理工作離不開理念的指導(dǎo)，主要包括工作任務(wù)細(xì)化、工作流程化和工作評價的量化等。

（一）工作任務(wù)細(xì)化

高校辦公室行政精細(xì)化管理工作需要確立工作任務(wù)細(xì)化的思想，根據(jù)辦公室工作目標(biāo)以及工作流程等，對辦公室各項工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，做到工作任務(wù)細(xì)、操作指導(dǎo)細(xì)、評價標(biāo)準(zhǔn)細(xì)等，從而明確責(zé)任，并促進(jìn)各個部分之間的高度銜接，做到全面考慮、統(tǒng)籌安排等。

（二）工作流程細(xì)化

高校辦公室行政精細(xì)化管理工作落實的一個重點是工作流程的細(xì)化，按照高校辦公室工作的需要，根據(jù)各個流程之間的邏輯關(guān)系，通過對工作流程進(jìn)行分析，簡化工作流程，不斷改進(jìn)工作流程，從而做到科學(xué)描述流程，并對工作流程進(jìn)行科學(xué)的分析，最終實現(xiàn)對流程的再造，避免行政管理工作中走彎路。

（三）工作評價量化

高校辦公室行政精細(xì)化管理工作的提升離不開科學(xué)的評價，這就需要高校辦公室管理能夠改變傳統(tǒng)評價方法，積極推動工作評價量化，按照辦公室管理工作任務(wù)、制定的任務(wù)目標(biāo)、工作的具體要求、任務(wù)達(dá)成度等制定明確的評價指標(biāo)，形成具體的數(shù)量，從而發(fā)揮評價在促進(jìn)高校辦公室行政管理中的積極作用。

■ 高校辦公室行政精細(xì)化管理工作的路徑

高校辦公室行政精細(xì)化管理工作需要進(jìn)行系統(tǒng)性設(shè)計，不斷優(yōu)化管理人員素質(zhì)，完善制度建設(shè)與文化建設(shè)。

（一）優(yōu)化行政管理人員素質(zhì)

時代在發(fā)展，高校辦公室行政管理工作環(huán)境發(fā)生了重要的轉(zhuǎn)變，信息化程度越來越高，無紙化辦公成為一個必然趨勢。這就對高校辦公室行政管理人員素質(zhì)提出更高要求，需要辦公室行政管理人員積極轉(zhuǎn)變管理理念，不斷優(yōu)化自身素質(zhì)結(jié)構(gòu)。

首先，轉(zhuǎn)變思想意識。高校辦公室精細(xì)化管理需要轉(zhuǎn)變行政管理人員思想意識，能夠確立大局意識，進(jìn)行通盤思考；確立服務(wù)意識，從傳統(tǒng)的行政推動向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，強化責(zé)任意識，能夠自我提高思想認(rèn)識水平，認(rèn)識到精細(xì)化管理的重要意義。

其次，優(yōu)化素質(zhì)結(jié)構(gòu)。精細(xì)化管理工作模式下，高校辦公室行政管理人員要不斷優(yōu)化自身素質(zhì)結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步提高自身理論素養(yǎng)，掌握科學(xué)的、先進(jìn)的管理方法，能夠根據(jù)精細(xì)化管理的需要，深化行政管理實踐，不斷突破傳統(tǒng)思想的束縛，能夠及時地運用先進(jìn)的管理思想、理念等，提高辦公室行政管理工作實效性，滿足新時期高校辦公室行政管理工作需要。

（二）完善行政管理工作機制

制度具有強制性約束力，也是管理的依據(jù)和憑借等。這就需要高校辦公室行政管理工作能夠進(jìn)一步完善行政管理工作機制，確保精細(xì)化工作落實。

完善行政管理工作機制。高校辦公室要基于精細(xì)化工作的需要，既聚焦宏觀，又關(guān)注微觀，針對行政管理工作的各個環(huán)節(jié)和流程等，完善各項制度建設(shè)，從而使行政管理工作得以規(guī)范，嚴(yán)格按照制度實施管理，從而使工作標(biāo)準(zhǔn)更加明確、工作流程更加規(guī)范，工作要求更加統(tǒng)一，確保高校辦公室精細(xì)化管理的落實。

提高行政管理機制執(zhí)行力。高校辦公室精細(xì)化管理還存在一個突出的問題，行政管理機制執(zhí)行不力，從而導(dǎo)致各項制度得不到較好的落實。因此，高校辦公室行政管理機制建設(shè)要基于這一現(xiàn)狀，將提高行政管理機制執(zhí)行力作為精細(xì)化管理的一個重點，對各項制度執(zhí)行情況進(jìn)行督查，審視行政管理工作流程是否科學(xué)、規(guī)范，崗位職責(zé)是否得到落實等。行政管理機制的執(zhí)行力要與考評有機結(jié)合起來，落實責(zé)任，明確評價細(xì)則等。

（三）培育精細(xì)管理文化氛圍

文化建設(shè)體現(xiàn)出高校建設(shè)的品味，對高校師生發(fā)揮著潛移默化的熏陶作用。高校辦公室行政精細(xì)化管理工作要注重管理文化建設(shè)，營造精細(xì)管理文化氛圍，從而使精細(xì)文化理念成為高校師生的共識。

培育人文情懷。管理是一門藝術(shù)，既需要發(fā)揮制度強制性約束力，又要注重人文情懷。高校是富有人文氣息的場所之一，辦公室行政管理的對象具有特殊性，他們是有思想、有靈魂的生命，尤其在以人為本的管理理念下，高校辦公室行政管理精細(xì)化管理要將培育人文情懷作為一個重點，基于高校精細(xì)化管理需要，提煉核心詞匯，激活高校師生內(nèi)在潛能，從而形成富有辦公室行政管理特色的文化氛圍。

堅持活動育人。高校辦公室行政精細(xì)化管理要堅持活動育人，在形式多樣的活動中有機滲透精細(xì)化管理思想、理念等，從而在活動中讓管理客體獲得豐富的體驗，深化高校師生精細(xì)化管理認(rèn)知，使精細(xì)化管理成為高校師生的基本思維，從而使辦公室行政精細(xì)化管理深入人心，并落實到常規(guī)工作和活動中，在全校形成濃厚的精細(xì)化管理氛圍，促進(jìn)高校辦公室行政管理工作的內(nèi)涵發(fā)展。

■ 結(jié)語

總之，高校辦公室行政管理的環(huán)境發(fā)生了重要的變化，傳統(tǒng)的管理理念、管理模式等已經(jīng)難以適應(yīng)高校辦公室行政管理工作需求。高校要基于自身可持續(xù)發(fā)展需求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變辦公室行政管理思想，積極探索高校辦公室行政管理精細(xì)化實施的路徑，全面提高高校辦公室行政管理工作實效性，為高校教育服務(wù)力提升提供有力的支持，并堅持以精細(xì)化管理為契機，帶動高校全面工作提升，實現(xiàn)高校教育品質(zhì)進(jìn)階，為社會輸送高素質(zhì)的人才。