規范企業費用報銷管理，助力企業提質增效

摘要：費用報銷是企業財務管理的基礎性環節，一個企業會計信息質量的高低，在很大程度上受費用報銷管理的規范性、費用報銷的準確性及費用報銷的及時性的影響。本文對目前企業財務報銷中存在的問題進行分析，并提出針對性的解決方法，助力于企業提質增效。

關鍵詞：企業費用;報銷;管理;對策

隨著國有企業“提質增效”改革的推進，近幾年來，國資委對各中央企業財務管理方面的要求越來越高。為了提升企業的財務管理水平，作為財務管理基礎性工作的費用報銷是一個重要的抓手，嚴格規范的費用報銷，可以提高企業的資金有效利用率，提升企業財務管理數據的準確性和可靠性，夯實的財務管理基礎可以更好的促進企業發展。

一、企業費用報銷情況介紹

為了適應企業現代化管理工作的需要，提升日常費用報銷效率及企業經費預算管理水平，我公司在2016年開發了網絡報銷系統，并于2017年推廣至所有分公司本部，徹底結束了“一支筆”“面對面”的報銷審批流程。通過將審批流程與審批權限、預算控制數、填寫要求、附件要求以及集團公司履職待遇各項業務規范內置于系統控制，并將費用支出與會計憑證自動轉化相結合，實現了資金支出審批流程化、規范化、財務信息處理標準化，費用報銷效率及經費預算管控水平取得了立竿見影的效果。但是在日常的費用報銷過程中，還是存在一些問題，比如財務管理觀念落后、審核責任制不完善、報銷單據填制不規范等，下面對目前企業費用報銷中存在的問題進行列示說明，并提出針對性的對策及建議。

二、企業費用報銷中存在的問題

1.財務管理思想觀念陳舊。公司很多員工乃至于部分管理人員都認為財務工作完全是財務部門的事，和自己所在的部門及自己沒有多大的關系，將財務與業務人為分裂，殊不知沒有脫離財務的業務，也沒有脫離業務的財務。如果業務人員在日常的業務活動中只注重業務合規，財務人員只負責報銷付款與憑證核對，沒有在業務發生時及時進行業財融合，那么很可能會出現報銷時費用單據不合規、已列示的報銷事項缺乏業務部門監督，真實性有待考量等情況。

2.財務報銷審核責任制有待完善。以目前的報銷流程來看，報銷人員交到財務稽核處的單據，已經由本部門相關人員審批，但是很多審批人員在簽字審批的時候基本沒有和報銷人員確認過業務發生的真實性及報銷金額的合理性，財務稽核人員更無從查證業務的真實性，這就容易給有心之人制造鉆空子的機會，將業務外費用單據或個人消費單據混入業務單據之中，蒙混過關。以至于最后監督檢查發現問題后，財務人員和經辦人員均受到處分。

3.報銷經辦人員缺乏基本的財務知識。企業中絕大部分的報銷經辦人員為非財務人員，由于其缺乏基本的財務知識，導致財務人員稽核中經常發現報銷發票抬頭開錯，增值稅專用發票抵扣聯漏交、丟失或者毀損，報銷收款賬號填成發票稅號，報銷金額填制不準確，原始發票粘貼不規范等問題。而且在電子網絡報銷單據填報中，經常出現將應該歸進差旅費的支出填到通用支出審批中，差旅費支出中又滾入通用支出費用的情況，這大大增加了報銷稽核人員的工作強度，問題單據的退回重新填報也降低了費用報銷的時效性。

4.財務報銷單據提交不及時。有些報銷經辦人員，由于某些原因在費用發生后沒有及時填制報銷單據履行報銷手續，導致本應當計入本期（本月）的費用需要計入下期或者下下期核算，導致期間費用歸集出現了很大的人為的不規范性，降低了財務數據分析的準確性。而且長時間拖著費用不報銷，導致發票期限超出費用報銷規定時間，財務稽核人員不予報銷，經辦人員也蒙受了一定的經濟損失。

5.報銷原始單據交接記錄未建立。報銷人員需在規定的報銷日期將單據狀態為“稽核”的原始紙質發票等材料交由財務稽核人員審核，但是由于出差等特殊情況，有些報銷人員并未在單據狀態到達“稽核”狀態時提交單據，而是提前提交或者在單據狀態達到“稽核”狀態很久以后才提交單據，導致報銷單據在財務稽核審批時間上出現糾紛，財務人員覺得委屈，經辦人員由于費用支付延遲牢騷滿腹。

6.報銷單據預算科目分攤不規范。為了更好地發揮好經費預算對日常費用分攤的管控作用，報銷人員在填制報銷單據的時候需要選擇預算分攤科目，確定該項費用的支出是在預算中列示過的，但是經辦人員在單據填制過程中會嘗試選擇多個預算分攤科目，看哪個科目有預算額度就確定用這個科目的預算，而不是按照業務的實質選擇對應的科目，這就導致稽核人員在稽核時還需要幫助調整預算分攤科目或者退回報銷單據。

7.原始票據真偽查驗耗時、耗力。財務報銷稽核工作中，原始票據真偽的查驗是一項很耗時、耗力的工作，突出表現在報銷業務量大的單位，原始票據的真偽查驗占據了財務人員很多時間。尤其在科技發展和社會進步的當下，電子發票的出現又為財務人員在發票的驗證和監管方面增加了難度。

8.“老好人”現象。很多企業的員工綜合考評，采用的模式是員工互評，以至財務人員在日常的報銷稽核中怕得罪人而畏首畏尾。

三、對策及建議

1.完善財務報銷管理體制，用制度界定責任。企業可以根據自身實際，在財務報銷方面建立明確的會計信息責任制度，不論是領導、還是部門負責人以及普通會計人員、報銷經辦人，都制定明確的責任和義務，用制度明確責任，用責任倒逼思想觀念提升，加強財務報銷各個環節的控制，把好審核關，提高財務報銷的管理和審核力度。

2.加強審計監督檢查力度。企業可以通過內部檢查及外部審計相結合的監督檢查方式，對企業的各項經濟業務活動進行財務的真實性和合規性檢查。檢查機制可以采用年度普查、專項業務檢查并結合定期檢查和不定期抽查等形式開展，重點關注企業報銷資料的齊全性、報銷手續的完備性及賬務處理的合規性等內容。這樣的監督檢查機制和手段可以形成一定的震懾效果，督促企業加強日常財務報銷管理和保障賬務處理的合規性。

3.提高費用歸口管理力度。費用歸口管理部門要對其歸口管理費用的使用范圍、使用權責、審批流程、預算執行分析及考核等進行統一管理，加強費用歸口管理部門對所管資金的監督管理力度，促進部門和環節之間的相互監督和制衡，從而規范費用報銷。

4.費用報銷專人負責，加強培訓。為了減少費用報銷單據的填制錯誤，提高費用報銷效率，各部門可以選拔一兩名責任心強的員工專門負責本部門費用報銷，財務部將對這些員工進行專門的財務基礎知識培訓和費用報銷注意事項培訓，提高其費用單據的處理水平。這些被培訓過的員工可以在日常的工作中發揮“費用報銷指導員”的作用，對本部門其他員工在費用報銷過程中遇到的問題進行初步的指導幫助，減輕財務部專職財務人員接電話指導報銷單據填報工作量，使其把更多的精力投入到其他財務工作中去。

5.改革會計人員管理體制，實行會計委派制度。企業專職財務人員可以采用上級主管部門委派制度，使財務人員在人事管理方面脫離企業管理的范疇，獨立于企業之外，提高會計負責人或會計主管等會計人員的獨立性，避免企業行政權力的干預，促進會計內部自控能力的提高，提高會計審計工作的透明度和嚴格性，從而有效避免財務報銷出現各種腐敗和不良行為。

6.運用現代科技手段，提高報銷效率。一是改進現有的財務報銷軟件，增加差旅管家等類似功能，待差旅任務結束后及時提醒出差人員履行報銷手續，同時增加報銷單據狀態變更提醒功能，待報銷單據狀態發生變動時及時通知報銷人和待審批人，提高單據的審批效率。二是引進先進的發票查驗工具，實現發票信息的自動錄入、自動保存、自動查重、重復報銷自動提示等，提高發票真偽查驗效率，有效防范財務漏洞，規避財務風險。

四、結語

總之，企業對于費用報銷需要加強重視，要通過制度建設，完善相關機制，從而促進企業費用報銷管理機制的健全和完善。企業還要重視提高財務人員專業技術能力和報銷經辦人員的財務素養，提高費用支出管控水平。夯實的財務基礎工作，可以有效降低企業的各項財務風險，提高企業經濟效益和市場競爭力，促進企業健康穩定發展。

參考文獻

[1]李瓊.企業費用報銷中存在的問題及應對策略[J].時代經貿，2019（21）：24–25.

作者簡介：鄭飛（1985—），女，漢族，河北保定人，對外經濟貿易大學國際商學院在職人員高級課程研修班學員。