城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的探討

宋云香

摘要：分析目前我國城建事業(yè)單位的城建檔案管理工作開展情況，可以了解到其正逐步由單一的紙質(zhì)檔案管理朝著紙質(zhì)、數(shù)字化檔案聯(lián)合管理的方向轉(zhuǎn)變，以此實現(xiàn)檔案管理工作的變革，促使常規(guī)檔案管理工作開展期間出現(xiàn)的相關(guān)問題可以有效地解決處理，管理工作的質(zhì)量與效率得到極大的提升，所以本文著重對于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效對策作了深入的探究分析，希望本文研究的內(nèi)容可以為當(dāng)前諸多城建單位城建檔案數(shù)字化管理的有效轉(zhuǎn)型與高質(zhì)量、高效率管理工作的開展提供思路方法的指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理;數(shù)字化;建設(shè)

城市建設(shè)在城市的現(xiàn)代化發(fā)展中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，依托相關(guān)規(guī)劃建設(shè)工作的良好開展，促使城市資源可以得到科學(xué)合理的利用、城市格局面貌逐漸趨于合理、人們的生產(chǎn)生活活動可以更好地開展，因此城建單位在具體開展工作期間需要對城市實際發(fā)展情況與規(guī)劃建設(shè)情況進行完整、真實的記錄，編制城建檔案，以此為城市后續(xù)的規(guī)劃建設(shè)工作有序開展提供珍貴的參考資料，確保城市規(guī)劃建設(shè)工作可以保質(zhì)保量的開展，由此可見城建檔案對于城建單位相關(guān)工作開展產(chǎn)生的積極影響較大，需要城建單位可以在日常進行的城市規(guī)劃建設(shè)工作開展過程中，對于城建檔案加強管理，并且要順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，積極利用現(xiàn)代化的先進技術(shù)對檔案作數(shù)字化管理，本文便對城建單位進行檔案的數(shù)字化管理建設(shè)有效辦法進行了總結(jié)分析。

一、城建檔案數(shù)字化管理重要性

對于城建檔案數(shù)字化管理的重要性進行總結(jié)分析，主要為有助于提升城建檔案管理質(zhì)量效率，由于城建檔案屬于城市多年規(guī)劃建設(shè)的歷史資料，具有極高的保存價值，但是城建單位搜集整理的城建檔案非常多，管理難度較大，容易發(fā)生管理不良之下的檔案遺失、破損或者被隨意篡改等問題，而且以往整理的檔案基本為紙質(zhì)檔案，大量檔案的整理與管理工作的工作量大，使得檔案管理人員實際進行檔案管理工作的效率不高，最終導(dǎo)致城建檔案的管理效果不佳，所以通過數(shù)字化的檔案管理工作，便可以對大量的城建檔案進行數(shù)字化的處理，管理人員的工作量顯著減少，基于數(shù)字化管理的城建檔案管理工作可以對城建工作進行時的全部資料數(shù)據(jù)進行完整且真實的錄入收集，避免了檔案資料丟失或被篡改等風(fēng)險，促使檔案管理工作質(zhì)量提高，因此對于城建檔案進行數(shù)字化管理，顯著提升了此項工作的質(zhì)量與效率;有助于增強檔案利用率，城建檔案屬于非常重要的城市發(fā)展戰(zhàn)略性資源，利用價值高，但是以往的紙質(zhì)檔案管理的尋找、查閱、利用程序復(fù)雜，很多時候還會出現(xiàn)檔案無法找到、丟失情況，導(dǎo)致檔案的實際利用率低，所以通過數(shù)字化手段對于城建檔案加強管理，便可以為檔案使用者提供檔案利用的便利條件，促使城建檔案的利用率明顯的提高，使用者可以通過檔案管理界面進行用戶名、登錄密碼的輸入，便可以對相應(yīng)權(quán)限下的城建檔案進行查閱與利用。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)措施分析

（一）重視城建檔案數(shù)字化管理內(nèi)容的宣講工作

城建單位檔案管理部門需要對數(shù)字化檔案管理的相關(guān)內(nèi)容作以總結(jié)，之后使用通俗易懂的語言，面向全體單位職工作以本單位數(shù)字化檔案管理重要性、內(nèi)容、方法及效果等的介紹宣講，以此使得職工對于新時期的數(shù)字化檔案管理工作有著非常多的認(rèn)識和了解，促使城建單位職工的檔案管理意識不斷得到增強提高，在之后的工作當(dāng)中可以積極配合檔案管理人員做好各個環(huán)節(jié)的檔案管理工作，而檔案管理人員通過此項培訓(xùn)活動，可以良好的提升自己開展數(shù)字化檔案管理工作的積極性與熱情，能夠在日常的檔案管理工作當(dāng)中通過多種路徑進行數(shù)字化檔案管理有效辦法的學(xué)習(xí)研究，之后再將所學(xué)習(xí)的內(nèi)容應(yīng)用于本單位的檔案管理工作之中，便可以確保此項管理工作效果和之前相比較有著非常大的提高。

（二）編制健全且完善的城建檔案數(shù)字化管理工作制度

城建單位檔案管理部門為了良好的開展管理數(shù)字化建設(shè)工作，需要結(jié)合數(shù)字化檔案管理特點，進行相應(yīng)管理工作制度的編制，以此通過制度當(dāng)中的相關(guān)內(nèi)容對于數(shù)字化城建檔案管理工作作以指導(dǎo)，促使管理工作可以有序開展。總結(jié)分析新編制的數(shù)字化城建檔案管理工作制度的內(nèi)容，可知其中對于城建檔案數(shù)字化管理范圍、管理方法、管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化管理注意事項、檔案安全管理、管理責(zé)任制等內(nèi)容作以了明確的說明，之后檔案管理人員便可以參考制度中的內(nèi)容開展數(shù)字化檔案的管理工作，如果在管理期間發(fā)現(xiàn)相關(guān)的問題，要第一時間作出處理，尤其是數(shù)字化檔案管理工作開展期間，極容易發(fā)生檔案管理系統(tǒng)平臺受到病毒、木馬程序、黑客等惡意攻擊所致的檔案資料遺失、損毀、被竊取等問題，一旦發(fā)生給城建單位造成的危害非常大，所以需要管理人員有效做好新時期的數(shù)字化檔案管理工作，利用新型的管理理念與方法提升檔案管理工作開展的價值。

（三）做好數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)平臺建設(shè)

城建單位需要在城市規(guī)劃建設(shè)工作開展期間，對于數(shù)字化檔案管理工作的重要性不斷加強認(rèn)識與把握，促使自身的數(shù)字化檔案管理意識不斷得到提升，之后可以為該管理工作的良好進行提供更多的資金、技術(shù)支持，可以委托具有軟件開發(fā)專業(yè)水平的企業(yè)機構(gòu)，來到本單位檔案管理部門進行專門的城建檔案管理系統(tǒng)平臺的構(gòu)建，促使檔案管理人員在工作期間，可以將調(diào)查所得到的全部資料信息上傳到系統(tǒng)平臺之中，確保大量的資料信息可以得到完整的保存，發(fā)生遺失或者隨意修改的風(fēng)險小，并且城建單位檔案管理部門要進行專門的檔案管理室的建設(shè)，在系統(tǒng)日常工作期間加強對檔案管理系統(tǒng)平臺的管理，確保系統(tǒng)平臺可以正常穩(wěn)定的運行，降低系統(tǒng)平臺運行故障風(fēng)險，此外檔案管理部門需要對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，不斷提升平臺的軟硬件水平，促使系統(tǒng)平臺的運行穩(wěn)定性與可靠性強，檔案信息遺失或者惡意攻擊泄漏的風(fēng)險得到了較好的規(guī)避控制。

（四）組建一支高水平、高能力的檔案數(shù)字化管理團隊

城建單位檔案管理部門需要招聘一大批具有豐富的數(shù)字化檔案管理知識與經(jīng)驗、較強的檔案管理能力的管理人員，來到本單位從事專門的檔案管理工作，與其他管理人員一道組成一支具備專業(yè)水平的管理團隊，來對本單位日常進行城市規(guī)劃建設(shè)工作時產(chǎn)生的大量檔案資料作以有效的管理，避免再次發(fā)生人為因素所致的檔案管理質(zhì)量、效率等方面的問題，并且在這些優(yōu)秀管理人員的帶動下，使得本單位的其他檔案管理人員可以轉(zhuǎn)變固有的工作態(tài)度，促使自身的工作積極性與熱情大大提升，可以和優(yōu)秀的檔案管理人員一道做好本單位的檔案管理工作。同時檔案管理部門需要定期邀請專門從事城建單位檔案管理工作研究的專家學(xué)者，來到本單位對于全部的檔案管理人員作以數(shù)字化檔案管理知識、方式方法及數(shù)字化管理平臺操作能力的教育培訓(xùn)，促使檔案管理人員經(jīng)過學(xué)習(xí)可以不斷加深對于城建檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識與了解，自身的數(shù)字化檔案管理工作能力強，未來可以良好地完成本單位的數(shù)字化檔案管理工作。

三、結(jié)語

目前城建檔案管理工作開展期間的數(shù)字化建設(shè)工作非常重要，通過該工作可以為城建檔案的良好管理提供保障，促使檔案管理工作成效較之于以往不斷提高，檔案利用價值高，所以城建單位的檔案管理部門需要高度關(guān)注城建檔案的數(shù)字化管理工作，充分認(rèn)識到該管理工作進行數(shù)字化建設(shè)的重要性，之后再使用本文所研究的策略開展城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作，便可以確保城建檔案數(shù)字化管理工作有條不紊開展，獲得滿意的管理成效。