干部人事檔案數字化建設準備工作的思考

劉美紅

摘要：科學規范的干部人事檔案工作是落實新時期嚴格干部管理要求的有效措施。對進一步建設一支高效、高素質的人才隊伍具有重要作用。檔案資料作為干部人事檔案的物質載體，其真實性和完整性直接關系到干部人事檔案自身的價值，高效檔案工作者要遵守黨中央關于干部人事檔案工作精神的指示，干部人事檔案的收集要嚴格、科學、規范，從源頭上控制和發揮價值證明價值、價值依據和文獻資料。在此基礎上，本文著重指出了數字化建設前期準備的幾點工作，希望能夠為干部人事檔案數字化建設的順利開展起到借鑒作用。

關鍵詞：干部人事;檔案數字化;準備工作

中圖分類號：G270.7?文獻標識碼：A?文章編號：1672-9129（2020）05-0108-02

Abstract：scientific?and?standardized?cadre?personnel?file?work?is?an?effective?measure?to?implement?the?requirements?of?strict?cadre?management?in?the?new?period.?It?plays?an?important?role?in?further?building?an?efficient?and?high-quality?talent?team.?As?the?material?carrier?of?cadre?personnel?archives，the?authenticity?and?integrity?of?archives?are?directly?related?to?their?own?value.?Efficient?archivists?should?abide?by?the?Party?Central?Committee's?instructions?on?the?work?spirit?of?cadres'?personnel?files.?The?collection?of?cadres'?personnel?files?should?be?strict，scientific?and?standardized，and?the?value?proof?value，value?basis?and?literature?should?be?controlled?and?exerted?from?the?source。On?this?basis，this?paper?focuses?on?the?preparatory?work?of?digital?construction，hoping?to?play?a?reference?role?for?the?smooth?development?of?digital?construction?of?cadre?personnel?archives.

Key?words：cadre?personnel;archives?digitization;preparatory?work

1?人事檔案工作中實行數字化建設的重要性及必要性

網絡信息技術的普及推動社會各個工作部門開始實行相應的數字化建設策略，為了促進數字化建設工作的發展，讓信息化技術與各個部門的工作體系深度融合，在人事檔案工作管理中，管理人員更應利用數字化科技改善傳統的人事檔案工作結構，給枯燥繁瑣的檔案工作注入新的科技活力。由此可見，無論是從時代方面還是從實際工作方面考慮，開展人事檔案管理工作數字化建設都是十分重要的。數字化檔案管理不僅能夠大力拓展人事檔案的信息容量，更能夠充分保障人事檔案信息的安全性和穩定性，是現代人事檔案工作的必要建設工作之一。

2?干部人事檔案數字化建設準備工作

2.1籌集資金投入基礎設施建設。在開展干部人事檔案數字化工作時，要嚴格按照《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T33870-2017）的要求進行操作，按相關標準測算需求配齊硬件。如服務器、高清掃描儀、計算機等設備，對照規范做好數據存儲、交換、驗收、備份等工作。這些基礎設備的建設都離不開資金支持，有了資金保障才能滿足數字化建設過程中技術、設備和人力等支出。應統籌充足的資金投入建設，對照檔案庫房建設標準規范，嚴格落實檔案保管“十防”要求，著力改善干部檔案保管環境，大力推進干部檔案管理基礎設施規范化建設[1]。

2.2選優配強干部檔案工作力量。干部檔案數字化工作建設，最終都要靠人來落實，沒有高素質的檔案員，要做好干部檔案數字化工作無從談起。《人事檔案條例》第十六條規定：“人事部門要明確干部人事檔案的責任組織。一般每管理1000份檔案，應配備一名專職人員。承擔專業指導任務的干部人事檔案工作機構還應當配備相應的專業指導人員”。因此，各級組織人事部門按照《人事檔案條例》的規定要求，選派具有政治可靠、作風優良、有責任心、有擔當的黨員干部充實檔案工作隊伍。

干部檔案管理部門要重視管理人員業務知識培訓，加強專業素質的提升;還要加強檔案管理人員的計算機技能方面的培訓，為下一步干部人事檔案工作的數據庫建立、軟件操作、維護打好基礎，從而盡快培養出一支熱愛檔案事業、忠于職守、業務水平和計算機工作技能兼備的高素質人才隊伍。

2.3健全檔案管理信息系統功能。實現干部人事檔案數字化管理，要開發和運用好《干部檔案管理信息系統》，才能實現檔案信息資源共享。目前由相關技術公司提供給管理干部檔案單位使用的《干部數字檔案采集軟件》，這套采集軟件只有基礎功能，只能用于人事檔案數據向上報送和同級交流業務，無法形成人事檔案信息資源庫，無法滿足后期數字化建設發展要求，與實現信息資源共享還存在很大的差距。

要做好干部人事檔案數字化工作，應配備功能相對齊全的《干部檔案管理信息系統》。各單位應根據自身工作需求，進一步完善《干部檔案管理信息系統》功能。在日常管理自動化的基礎上，再進行檔案數字化掃描工作，并提供數字檔案服務，逐步建成檔案數字化管理平臺[2]。

2.4充實豐富干部人事檔案材料收集。檔案資料的收集是干部檔案工作的重要環節。根據干部的管理權限和干部人事檔案的收集范圍，主要收集針對干部自身的德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據社會經濟發展和組織工作的需要，逐漸落實和完善干部人事檔案的內容。這項工作需要注意的是，要盡可能及時將近年形成的年度考核表、學歷材料、職稱材料、干部任前考察檔案審核表、入黨材料、獎懲材料、工資表、干部任免審批表和事業單位續聘合同等材料收集齊全完整，并對之前短缺的檔案材料及時補充收集，認真鑒別后整理歸檔，確保數字化工作前期檔案材料的完善、準確，符合數字化要求，為后續的數字化建設節省收集材料的時間。

應按照《人事檔案條例》相關要求制發檔案材料，干部個人和檔案收集部門要如實、規范填寫材料，材料形成部門做好檔案材料審核把關工作。材料形成部門應在材料形成30天內主動向干部檔案管理部門送交，確保檔案材料應歸盡歸，按時歸檔。檔案員要嚴把材料入口關，對收集來的材料認真進行篩查、鑒別，確保檔案材料真實可信。

3?干部人事檔案管理工作的創新策略

3.1創新干部人事檔案管理機制。根據干部人事檔案管理現狀，建立適應組織人事部門實際工作需要的檔案管理機制，使這項工作真正走向制度化、數字化、高效化。結合干部人事檔案工作的保密性特點，制定相應的管理規章制度;建立干部數字檔案的查閱審批制度，在查檔人員查閱相關人事檔案材料時，數字化管理平臺能夠即時監測查檔人員的具體行為，詳細的閱讀過程日志記錄，可以為數字檔案的使用提供必要的制度保障，在有效利用干部檔案的同時，保證信息數據的安全[3]。

3.2健全相關約束體系，促使人事管理工作規范化發展。針對目前人事檔案管理的不足，必須完善相應的約束機制，強化人事檔案管理機制和制度。通過形成專業化、可參考的管理體系，為了保證檔案內容的真實性、可靠性和檔案管理的嚴謹性，無論是審計工作還是檔案的使用，都要有相關的規章制度作為支撐。如完善干部檔案館、收集、鑒定檔案、移交核查、保管保管和職責管理，完善檔案制度，完善“查、借、轉、收、遞”等工作流程，確保公文的完整性，推進干部檔案進、出、管、得、規范有序，確保有章可循，有章可循。

3.3完善干部人事檔案的整理工作。干部人事檔案的整理，是指按照相應的規章制度，將收集到的文件、單位、個人識別、分類、整理編目、技術處理和裝訂，作為一個系統的、普通的專用檔案，并以此為基礎，不斷補充檔案內容的全過程。檔案資料的鑒定包括檔案資料是否辦理完畢，對象是否清楚、完整、完整，文字是否清楚，內容是否真實，填寫標準，程序是否齊全，是嚴格“過關”的重要步驟;完成后，分類、整理，步數作業時一定要注意文件號和頁碼的標注位置，位置應在右上角距右上角一厘米，右下角右一厘米，左下角一厘米，另外還應注意紙張的序號水平標注要求，如有標簽位置不規范，有可能影響檔案資料的后續掃描錄入工作;裝訂工作需要注意的是，文件資料應左、下對齊，在左裝訂沖頭，做到牢固、整齊、美觀，不掉頁、不掉頁、不壓字、不損壞文件，易讀，如果左邊空白不夠，要裝，不能按字。所有整理工作必須高標準、嚴要求，為干部人事檔案數字化節省時間。

3.4創新人事檔案管理方法。為了加強干部人事檔案管理的效率，必須創新人事檔案管理方法。首先，完善信息基礎設施，借助大數據等信息終端，將從前的人事檔案紙質化轉化成電子檔案，以光盤、U盤、電腦等電子數據載體，不僅便于保存，而且提高了工作效率效率。依托先進技術，以計算機數據為基礎，搭建智能化、現代化的管理模式，突出現代化管理的特點。其次，雖然現代化信息技術已經廣泛的應用到檔案管理的工作中，但其仍有巨大的發展潛力。人事檔案管理要充分發揮信息技術的特點，落實檔案管理工作的科學化、智能化、數字化。檔案管理人員要不斷提高信息技術應用的專業知識和技能，借鑒不同領域的寶貴經驗，效仿管理新模式和新模式工作經驗豐富，開闊視野，創新思維，促進干部人事檔案管理工作進入一個更高的層次。

結語：綜上所述，干部人事檔案數字化建設，能夠充分發揮干部人事檔案的作用，檔案能真實反映個人學習、工作中的具體信息，是單位了解個人的依據之一。同樣，干部人事檔案也是組織部門了解干部工作實績、思想作風、獎懲等情況的重要依據，對干部的選拔、考察和任用起著至關重要的作用。因此，在開展這項工作之前，要嚴謹、細致地加強前期準備工作的各環節中的細節，為干部人事檔案數字化建設的順利開展提供重要的基礎保障。

參考文獻：

[1]俞雅楠.新形勢下加強人事干部檔案管理工作的現狀及建議[J].經營管理者，2016（12）.

[2]高志新.加強機關干部人事檔案管理的重要意義[J].辦公室業務，2017（2）：154.

[3]韓寶豐.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].辦公室業務，2016（23）：52.